Office Management

vor 4 Monaten


Berlin, Deutschland BerlinWestLiving Vollzeit

**Willkommen bei BerlinWestLiving, einem Pionier im Bereich der Obdachlosenunterkünfte in Deutschland.**

Als Reaktion auf den anhaltenden Zustrom und die globalen Herausforderungen haben wir es uns zur Mission gemacht, wohnungslosen Menschen ein würdiges und integratives Zuhause zu bieten. Seit unserer Gründung im Jahr 2015 setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Familien aller Hintergründe, sexuellen Identitäten, Religionen und Altersgruppen eine sichere und komfortable Wohnmöglichkeit zu schaffen.

Unsere Einrichtungen bestehen aus vollausgestatteten Wohnungen sowie geplanten Wohngemeinschaften für Frauen und Männer. Jede Wohnmöglichkeit ist sorgfältig gestaltet und befindet sich in zentraler Lage, um den Bewohnern nicht nur ein Heim, sondern auch eine ideale Umgebung für den Neuanfang zu bieten. Wir legen großen Wert auf den Zusammenhalt und die Integration unserer Bewohner und arbeiten kontinuierlich daran, unsere Dienstleistungen und die Qualität der Unterkünfte zu verbessern.

**Aufgaben**:

- **Persönliche Assistenz**:

- Organisation und Koordination der Termine für den Geschäftsführer und Inhaber
- Übernahme privater Erledigungen und Besorgungen
- Management privater Angelegenheiten im Auftrag des Geschäftsführers
- **Finanzmanagement/Buchhaltung**:

- Erstellung und Überwachung von Rechnungen
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Vorbereitende Buchhaltung in analoger und digitaler Form
- **Amtliche Korrespondenz**:

- Führen der Korrespondenz mit Behörden nach Vorgabe
- Berlin weite Ämterbesuche
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
- **Mietermanagement**:

- Durchführung von Besuchen bei Mietern zur Sicherstellung der Zufriedenheit und Einhaltung der Mietverträge
- Abstimmung mit sozialen Trägern und Behörden
- Beratung und Unterstützung für Mieter
- Verwaltung und Dokumentation
- Förderung der Gemeinschaft innerhalb der Wohnanlagen
- **Operations/ Office Management**:

- Übernahme vielfältiger Aufgaben im Bereich der Büroorganisation, inklusive Post
- und Paketversand, Reinigung und Bewirtung der Mitarbeitenden
- Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
- Erstellung von Präsentationsunterlagen
- Erstellung von Videoanleitungen für Arbeitsprozesse
- Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings
- Überwachung und Wartung der Büroräumlichkeiten und Ausrüstung
- Koordination von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen im bestehenden Immobilienportfolio
- **Marketing und Öffentlichkeitsarbeit**:

- Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien
- Pflege der Social-Media-Kanäle und der Unternehmenswebsite
- Erstellung von Content und Überwachung der Online-Präsenz
- **Personalmanagement**:

- Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter
- Vorbereitung und Ausschreibung von Stellenbeschreibungen
- Durchführung von Bewerbungsgesprächen
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- **Compliance und Risikomanagement**:

- Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien
- Unterstützung bei der Identifizierung und Bewertung von Risiken
- Entwicklung von Risikominderungsstrategien
- **Weiterbildung und Wissensmanagement**:

- Organisation und Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen für das Team
- Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank für interne Prozesse und Richtlinien

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 16,00€ - 23,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 20-40 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke

Sonderzahlung:

- Provision

Bewerbungsfrage(n):

- Haben Sie eine abgeschlosssene Berufsausbildung im Büro-Management-Bereich

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)

Berufserfahrung:

- Bürotätigkeiten: 2 Jahre (Erforderlich)
- Microsoft Office: 2 Jahre (Erforderlich)
- Assistenz: 2 Jahre (Wünschenswert)

Sprache:

- Englisch (Wünschenswert)
- Deutsch (Erforderlich)

Lizenz/Zertifizierung:

- Führerschein Klasse B (Wünschenswert)
- Abschluss im Immobilienbereich (Wünschenswert)

Reisebereitschaft:

- 25 % (Wünschenswert)

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10711 Berlin

Bewerbungsfrist: 14.06.2024



  • Berlin, Deutschland Velero Management GmbH Vollzeit

    Wir sind Velero, ein wachsendes Unternehmen in der Immobilienbranche. Seit 2015 verwalten wir mit einem tollen Team von über 300 Mitarbeitenden erfolgreich rund 24.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten in verschiedenen Regionen Deutschlands. Verstärken Sie uns am Standort Berlin, ab sofort und in Vollzeit (40 Std./Wo) als: Project Management Officer – PMO...


  • Berlin, Deutschland LSW Architekten Ingenieure Leibenatus Wittayer Partnerschaft mbB Vollzeit

    Aufgaben Aufgaben im Bereich Office Management / Geschäftsleitungs - und Teamassistenz: - Telefonzentrale - Beschaffung - Ordnung und Ablage - Verwaltung Dienstleistungsverträge - Content Management Website - Management der Zeiterfassung - Unterstützung Controlling - Rechnungslegung - Projektakquise/Ausschreibungsverfahren - Unterstützung bei...


  • Berlin, Deutschland Covivio Office Holding Vollzeit

    Wir legen Grundsteine! Auch bei Karrieren! Covivio - eines der größten Immobilienunternehmen in Europa, 20 Jahre Wachstum und Leistung. Ob Büroimmobilien, Hotels oder Wohnungen: Covivio entdeckt Räume neu, verbindet Arbeiten, Reisen und Wohnen miteinander und entwickelt zeitgemäße Konzepte des Zusammenlebens. Als europäisches Unternehmen mit mehr als...


  • Berlin, Deutschland IMAGO Vollzeit

    IMAGO ist Deutschlands führender Anbieter visueller Inhalte für Medien, Marken & Sport mit Sitz in Berlin. Nationale & internationale Top-Kunden aus dem Medien - & Sportsektor nutzen für ihre redaktionellen & kommerziellen Beiträge das Bildmaterial von IMAGO. Wir suchen ab sofort einen engagierten Werkstudent im Office Management (m/w/d), der sich durch...

  • office Management

    vor 4 Monaten


    Berlin, Deutschland BerlinWestLiving Vollzeit

    **Stellenbeschreibung** **Willkommen bei BerlinWestLiving - Gemeinsam gestalten wir das Berlin der Zukunft.** Seit 2015 setzen wir uns als Pionier im Bereich der Obdachlosenunterkünfte dafür ein, nachhaltige und hochwertige Wohnräume zu schaffen. Unsere Mission ist es, in unseren firmeneigenen Immobilienprojekten wertvolle und nachhaltige...

  • office Management

    vor 4 Monaten


    Berlin, Deutschland BerlinWestLiving Vollzeit

    **Stellenbeschreibung** **Willkommen bei BerlinWestLiving - Gemeinsam gestalten wir das Berlin der Zukunft.** Seit 2015 setzen wir uns als Pionier im Bereich der Obdachlosenunterkünfte dafür ein, nachhaltige und hochwertige Wohnräume zu schaffen. Unsere Mission ist es, in unseren firmeneigenen Immobilienprojekten wertvolle und nachhaltige...


  • Berlin, Deutschland Wooga Students and Interns Vollzeit

    **We are proud to belong to the TOP 1% of all employers in Germany 2021, 2022 & 2023!**: **Our Story** At Wooga, we are very proud of the diverse, creative and friendly environment we have established and we believe you will enjoy working with some of the best people in the industry. Each of our Woogas plays an important role in our success as a company and...


  • Berlin, Deutschland suxeedo GmbH Vollzeit

    Du suchst nach einer spannenden Möglichkeit, Teil einer der führenden Content Marketing Agenturen in Deutschland zu werden? Bei suxeedo haben wir 10 Jahre Erfahrung in der Gewinnung von Reichweite auf digitalen Kanälen und sind stolz darauf, zahlreiche Top 100 Online Unternehmen sowie DAX Konzerne zu unseren Star-Kund:innen zu zählen. Wir suchen eine...


  • Berlin, Berlin, Deutschland basic downtown GmbH Vollzeit

    Willkommen bei basic downtown GmbH, einer einzigartigen Einrichtungsgeschäfte im Prenzlauer Berg.Wir suchen einen erfahrenen Koordinator für unser Office Management-Team. Du sollst uns helfen, unsere Herausforderungen zu meistern und neue Lösungen zu finden.Als Koordinator wirst du die Beteiligung an vielen spannenden betrieblichen Entwicklungsprozessen...


  • Berlin, Deutschland Conductor, Inc. Vollzeit

    Conductor ist die weltweit führende SEO-Plattform, die Unternehmen hilft, den organischen Traffic und das Umsatzwachstum zu beschleunigen. Die Technologie von Conductor hilft Marketern, leistungsstarke Marketing-Inhalte zu erstellen, um hochwertigen Traffic auf ihre Website zu bringen und ihre organische Leistung zu messen. Conductor ist ein motiviertes...


  • Berlin, Deutschland Conductor Vollzeit

    Conductor ist die weltweit führende SEO-Plattform, die Unternehmen hilft, den organischen Traffic und das Umsatzwachstum zu beschleunigen. Die Technologie von Conductor hilft Marketern, leistungsstarke Marketing-Inhalte zu erstellen, um hochwertigen Traffic auf ihre Website zu bringen und ihre organische Leistung zu messen. Conductor ist ein motiviertes...


  • Berlin, Berlin, Deutschland basic downtown GmbH Vollzeit

    Besuchen Sie uns im dynamischen Prenzlauer Berg, wo außergewöhnliche Einrichtungsgeschäfte das Gesicht der Straße prägen. Unsere Leidenschaft für hochwertiges Interior Design in fairen Preisen ist unser größtes Stärkendes. Neben unserer Werkstatt für Holzprodukte bieten wir eine breite Palette von Massivholztischen an.Unsere Herausforderungen...


  • Berlin, Deutschland MSA Safety Vollzeit

    Overview: We are a technology company that aims to help people return home safely from their worksites by building smart safety systems. We have a hyper focused safety culture that puts our customers and our employee safety first. As a company, we aim for stable and sustained business growth and this strategy has supported our growth. We hire carefully to...


  • Berlin-Mitte, Deutschland Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte GmbH Vollzeit

    Verstärkung für unser Office-Management-Team **Interessiert?**: Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit telefonisch unter +49 30 54 88 11 77 zur Verfügung. Verstärkung für unser Office-Management-Team Für unsere Physiotherapie-Praxis in Berlin-Mitte suchen wir eine Verstärkung...

  • office Management

    vor 4 Monaten


    Berlin, Deutschland BerlinWestLiving Vollzeit

    **Willkommen bei BerlinWestLiving, einem Pionier im Bereich der Obdachlosenunterkünfte in Deutschland.** Als Reaktion auf den anhaltenden Zustrom und die globalen Herausforderungen haben wir es uns zur Mission gemacht, wohnungslosen Menschen ein würdiges und integratives Zuhause zu bieten. Seit unserer Gründung im Jahr 2015 setzen wir uns...


  • Berlin-Friedrichshain, Deutschland LBD-Beratungsgesellschaft mbH Vollzeit

    Als Teil unseres Office-Management-Teams hast Du eine zentrale Funktion im Unternehmen. Du bist erste:r Ansprechpartner:in für die Geschäftsführung, Berater:innen sowie Kund:innen und Lieferant:innen. Dir obliegt die Verantwortung für die Planung und Organisation von Veranstaltungen. Reisebuchungen, Terminplanung sowie Vertriebsassistenz sind ebenfalls...


  • Berlin, Berlin, Deutschland ASS-MPU GmbH Vollzeit

    BeschreibungWir suchen eine Fachkraft für Verkehrspsychologie, die sich auf das Office-Management spezialisiert hat. Das Team der ASS-MPU GmbH besteht aus erfahrenen Psychologen, die verkehrspsychologische Beratungen durchführen.Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden ihren Führerschein wiedererlangen und langfristig behalten. Wir unterstützen vor allem...


  • Berlin, Deutschland Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte GmbH Vollzeit

    Für unsere Physiotherapie-Praxis in Berlin-Mitte suchen wir eine Verstärkung für unser Office-Management-Team. Als Office Manager(in) sind Sie das freundliche Aushängeschild und die organisatorische Zentrale der Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte. In dieser Funktion sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Office-Management und tragen...


  • Berlin, Deutschland Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte GmbH Vollzeit

    Für unsere Physiotherapie-Praxis in Berlin-Mitte suchen wir eine Verstärkung für unser Office-Management-Team. Als Office Manager(in) sind Sie das freundliche Aushängeschild und die organisatorische Zentrale der Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte. In dieser Funktion sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Office-Management und tragen...

  • Data Management Officer

    vor 3 Monaten


    Berlin, Deutschland Lloyds Bank GmbH Vollzeit

    **Become part of Lloyds Bank GmbH!**: **Your tasks**: - Work together with Change, Compliance and IT to manage data risk and change (DSOC) within agreed risk appetite - Define, monitor and report on data management risk and control indicators - Assist and coordinate the data quality issue management - Assist implementation of and maintenance of data domain...