Office Management/ Büroleitung

Vor 6 Tagen

Berlin, Deutschland MSA Safety Vollzeit

Overview:
We are a technology company that aims to help people return home safely from their worksites by building smart safety systems. We have a hyper focused safety culture that puts our customers and our employee safety first. As a company, we aim for stable and sustained business growth and this strategy has supported our growth. We hire carefully to ensure our growth strategy as well as culture fit and value each hire tremendously. We hugely value learning and continuous improvement and believe strongly in furthering the careers of all our employees. We recognize that our careers can take us in different directions, and we value retention by recognizing and even encouraging this diverse career growth. Being a global organization, we are well positioned to have varied opportunities within the organization to support growth in different directions. Our compensation and benefits packages are competitive.

MSA is an organization that respects boundaries, encourages people to unplug and recharge, and prioritizes the well-being of everyone on the team, all while sustaining reasonable growth and remaining committed to our meaningful mission.

**Responsibilities**:
**Maintain an orderly and well-organized office environment, including**:

- Performing all administrative tasks related to facility management and maintenance
- Coordinating and managing office space, move of employees and assets and space utilization
- Suggesting office improvements/ design/ branding and implement improvements
- Overseeing the maintenance and repair of office, including liaising with vendors, conducting safety inspections, and ensuring the office is compliant with health and safety regulations.
- Managing incoming/outgoing mail including scanning and ensuring the recipient has processed it within the specified deadline

**Vendor relations**:

- Assist in finding new suppliers by collaborating with Indirect sourcing manager, participating in meetings, negotiating terms, suggesting cost optimization office initiative
- Support vendor creation process for office suppliers
- Arranging works with suppliers and contractors, overseeing delivery and management of all outsourced contracts
- Verifying invoices and release payments of up to 1.000€

**Fleet management**:

- Administrate company cars in Germany, Austria and Switzerland
- Managing Fines/Mandates/Penalty/Parking tickets
- Managing and store all individual leasing contracts
- Carrying out of driving license checks for new hires and, if necessary, sticking the QR tag on the driving licenses
- Managing vehicles that are not returned to LeasePlan by employees but are parked in Berlin (or elsewhere) (e.g. due to termination or retirement).
- Approval of monthly costs for car leasing (Leaseplan/ALD) and fuel cards (DKV)
- Managing 3 poll-cars from Berlin (incl. 2 sales trucks)

**Events coordination**:

- Organizing office events and activities, such as team-building exercises, holiday parties, or company outings, to foster a positive work culture.

**Office communication**:

- Office Policies and Procedures: Develop and implement office policies and procedures, ensuring they are followed and updated as needed to enhance efficiency and compliance.
- Providing information to employees about office changes, upcoming events, upcoming trainings or workshops
- Conflict Resolution: Address and resolve conflicts or issues within the office environment, ensuring a harmonious and cooperative atmosphere.**Erhaltung eines geordneten und gut organisierten Arbeitsumfeldes, einschließlich**:

- Ausführung aller Verwaltungsaufgaben mit Bezug zum Gebäudemanagement und -wartung
- Allgemeine Betreuung der Büroräumlichkeiten, einschließlich Koordinationsaufgaben beim Umzug von Mitarbeitern und Ausstattung sowie Raumnutzung
- Vorschlagen und Umsetzen von Verbesserungen der Räumlichkeiten hinsichtlich des Designs und Brandings
- Beaufsichtigung von Wartungs
- und Reparaturarbeiten in Abstimmung mit den ausführenden Dienstleistern, Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen und Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits
- und Sicherheitsvorschriften
- Bearbeitung von Postein
- und -ausgang, einschließlich Scannen und Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung durch die Empfänger

**Lieferantenbeziehungen**:

- Unterstützung des Indirect Sourcing Managers bei der Suche neuer Anbieter, in Meetings, bei Vertragsverhandlungen sowie bei Vorschlägen zur Kostenoptimierung im Bürobereich
- Unterstützung im Prozess der Aufnahme neuer Anbieter für Büroausstattung und -material
- Zeitplanung von Arbeiten an Räumlichkeiten mit Anbietern sowie Aufsicht über Leistungserbringung im Rahmen ausgelagerter Serviceverträge
- Rechnungsprüfung und -freigabe von Zahlungen von bis zu 1000€

**Fuhrparkverwaltung**:

- Verwaltung der Firmenfahrzeuge in Deutschland, Österreich und der Schweiz
- Bearbeitung von Vorgängen bei der Beauftragung sowie bei Geldbußen und Verkehrsstrafen
- Verwaltung und

  • Teamleiter/in Office Management

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Rheinfrank & Holzfuss OHG Vollzeit

    Wir, die Rheinfrank & Holzfuss OHG, sind ein erfolgreiches kleines Unternehmen im Bereich Antikschmuck. Mit einem breiten Sortiment an hochwertigen Schmuckstücken von 1720 - 1990 und einem engagierten Team von Mitarbeitern haben wir uns in den letzten 20+Jahren einen Namen auf dem Markt gemacht. Schau doch mal unter www.antique-jewellery.de oder auf...

  • Teamleiter/in Office Management

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Rheinfrank & Holzfuss OHG Vollzeit

    Wir, die Rheinfrank & Holzfuss OHG, sind ein erfolgreiches kleines Unternehmen im Bereich Antikschmuck. Mit einem breiten Sortiment an hochwertigen Schmuckstücken von 1720 - 1990 und einem engagierten Team von Mitarbeitern haben wir uns in den letzten 20+Jahren einen Namen auf dem Markt gemacht. Schau doch mal unter www.antique-jewellery.de oder auf...

  • Stadtoberinspektor/-in in Der Büroleitung Des

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland Land Berlin Vollzeit

    Stellenausschreibung des Bezirksamtes Neukölln von Berlin. **Stadtoberinspektor/-in in der Büroleitung des Geschäftsbereiches V** **- Soziales und Gesundheit inkl. Jobcenter Neukölln (m/w/d)**: KENNZIFFER: 24_131_SB-SozGes BL Besoldungsgruppe: A10 (aktuelle Besoldungstabelle | ) Besetzbar ab sofort Bewerbungsfrist: 31.05.2024 Ihr Aufgabengebiet...

  • Büroleitung (W/m/d)

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland CURATA Care Holding Vollzeit

    **Büroleitung (w/m/d) in Berlin-Schöneberg**: **Büroleitung (w/m/d) - in Vollzeit**: - Die CURATA ist ein bundesweit tätiger privater Anbieter für Pflege und Seniorenwohnen. Gemäß unserem Unternehmensmotto „gemeinsam besser“ sichern wir die Lebensqualität von Pflegebedürftigen und von Menschen im hohen Alter - in der Kurzzeitpflege, der...

  • Office Management

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Eike Becker_Architekten Vollzeit

    YoungCapital ist ein Recruitingunternehmen, das Kandidaten (m/w/d) mit passenden Unternehmen verbindet. Darüber hinaus arbeiten wir auch mit externen Unternehmen zusammen, die ihre Stellenanzeigen bei uns veröffentlichen, aber selber recruitieren. Hierbei haben wir keinen Einfluss auf den Inhalt der Stellenanzeigen oder den...

  • Office Management

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Eike Becker_Architekten Vollzeit

    YoungCapital ist ein Recruitingunternehmen, das Kandidaten (m/w/d) mit passenden Unternehmen verbindet. Darüber hinaus arbeiten wir auch mit externen Unternehmen zusammen, die ihre Stellenanzeigen bei uns veröffentlichen, aber selber recruitieren. Hierbei haben wir keinen Einfluss auf den Inhalt der Stellenanzeigen oder den...

  • Kaufmännische Büroleitung

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland LaserAnimation Sollinger GmbH Vollzeit

    Wir stellen ein! **Kaufmännische Büroleitung (w/m/d)** Seit über 35 Jahren steht LaserAnimation Sollinger für höchste Präzision, Zuverlässigkeit und Qualität in der Showlasertechnik. Wir entwickeln und produzieren Lasersysteme und -steuerungen für unterschiedlichste Laser - und Multimedia-Anwendungen und legen dabei größten Wert auf die...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung / Office-Managerin (m/w/d)

    vor 3 Stunden

    Berlin, Berlin, Deutschland VPK-Bundesverband privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe Vollzeit

    Der Bundesverband privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe e.V. (VPK) ist die bundesweite Interessenvertretung kleiner und mittelgroßer privater Jugendhilfeeinrichtungen, die auf Grundlage des SGB VIII Leistungen in der Kinder- und Jugendhilfe erbringen. Entsprechend der politisch-föderalen Struktur ist der Verband in Mitgliedsverbände...

  • Assistenz Der Büroleitung

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Berlin First GmbH Vollzeit

    **Wir suchen eine Assistenz der Büroleitung für unser Büro am beliebten Bayerischen Platz!** **ÜBER UNS** Die Berlin First GmbH ist ein Eigentümer unabhängiges Unternehmen mit ihrem Hauptsitz am Bayerischen Platz in Berlin Schöneberg. Professionalität, Leidenschaft und Expertise zeichnen unsere Arbeitsweise aus. Unser Erfolg basiert auf unserer...

  • Assistenz Der Büroleitung

    vor 18 Stunden

    Berlin, Deutschland Berlin First GmbH Vollzeit

    **Wir suchen eine Assistenz der Büroleitung für unser Büro am beliebten Bayerischen Platz!** **ÜBER UNS** Die Berlin First GmbH ist ein Eigentümer unabhängiges Unternehmen mit ihrem Hauptsitz am Bayerischen Platz in Berlin Schöneberg. Professionalität, Leidenschaft und Expertise zeichnen unsere Arbeitsweise aus. Unser Erfolg basiert auf unserer...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit.Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung (Office Coordinator)

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit.Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...

  • Büroleitung / Persönliche Assistenz Der

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland az GmbH Personalkonzepte Vollzeit

    Unser Auftraggeber bietet seit 20 Jahren strategische Beratung, basierend auf fundierter Analyse, Expertise und Erfahrung in den Bereichen Politik, Regulierung und Kommunikation. Ein Team aus erfahrenen Experten berät nationale und internationale Unternehmen, Investoren, Start-ups und Institutionen im Umgang mit Medien und Politik. Für den Standort Berlin...

  • Sachbearbeitung in Der Büroleitung Des

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Land Berlin Vollzeit

    Stellenausschreibung des Bezirksamtes Neukölln von Berlin. **Sachbearbeitung in der Büroleitung des Geschäftsbereiches V -Soziales und Gesundheit inkl. Jobcenter Neukölln (m/w/d)**: 23_170_SB-SozGes-BL Entgeltgruppe: E9b TV-L Besetzbar ab sofort Bewerbungsfrist: 28.07.2023 Ihr Aufgabengebiet umfasst: **Sachbearbeitung für die Beschreibung der...

  • Mitarbeiter:in Im Office

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland KOOPERATIVE BERLIN Vollzeit

    **DIE KOOPERATIVE BERLIN** Die KOOPERATIVE BERLIN erzählt eure Geschichten! Wir entwickeln und produzieren Medien, kreieren Begegnungsformate und bieten strategische Beratung. Wir arbeiten im digitalen Lebensraum. Programm - und Formatentwicklung, neuartige Veranstaltungskonzepte sowie Innovationsmanagement und Organisationsentwicklung sind unsere...

  • Teamleiterin Sekretariat

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland USE - Union Sozialer Einrichtungen gGmbH Vollzeit

    Die USE Union Sozialer Einrichtungen gemeinnützige GmbH ist ein innovatives und zukunftsorientiertes Sozialunternehmen für die soziale und berufliche Rehabilitation mit derzeit rund 400 Mitarbeiter*innen. Mehr als 1.000 Menschen mit überwiegend psychischen Behinderungen finden bei uns Bildungs-, Arbeits- und Beschäftigungsmöglichkeiten in mehr als 30...