Office Management/ Büroleitung
vor 6 Monaten
Overview:
We are a technology company that aims to help people return home safely from their worksites by building smart safety systems. We have a hyper focused safety culture that puts our customers and our employee safety first. As a company, we aim for stable and sustained business growth and this strategy has supported our growth. We hire carefully to ensure our growth strategy as well as culture fit and value each hire tremendously. We hugely value learning and continuous improvement and believe strongly in furthering the careers of all our employees. We recognize that our careers can take us in different directions, and we value retention by recognizing and even encouraging this diverse career growth. Being a global organization, we are well positioned to have varied opportunities within the organization to support growth in different directions. Our compensation and benefits packages are competitive.
MSA is an organization that respects boundaries, encourages people to unplug and recharge, and prioritizes the well-being of everyone on the team, all while sustaining reasonable growth and remaining committed to our meaningful mission.
**Responsibilities**:
**Maintain an orderly and well-organized office environment, including**:
- Performing all administrative tasks related to facility management and maintenance
- Coordinating and managing office space, move of employees and assets and space utilization
- Suggesting office improvements/ design/ branding and implement improvements
- Overseeing the maintenance and repair of office, including liaising with vendors, conducting safety inspections, and ensuring the office is compliant with health and safety regulations.
- Managing incoming/outgoing mail including scanning and ensuring the recipient has processed it within the specified deadline
**Vendor relations**:
- Assist in finding new suppliers by collaborating with Indirect sourcing manager, participating in meetings, negotiating terms, suggesting cost optimization office initiative
- Support vendor creation process for office suppliers
- Arranging works with suppliers and contractors, overseeing delivery and management of all outsourced contracts
- Verifying invoices and release payments of up to 1.000€
**Fleet management**:
- Administrate company cars in Germany, Austria and Switzerland
- Managing Fines/Mandates/Penalty/Parking tickets
- Managing and store all individual leasing contracts
- Carrying out of driving license checks for new hires and, if necessary, sticking the QR tag on the driving licenses
- Managing vehicles that are not returned to LeasePlan by employees but are parked in Berlin (or elsewhere) (e.g. due to termination or retirement).
- Approval of monthly costs for car leasing (Leaseplan/ALD) and fuel cards (DKV)
- Managing 3 poll-cars from Berlin (incl. 2 sales trucks)
**Events coordination**:
- Organizing office events and activities, such as team-building exercises, holiday parties, or company outings, to foster a positive work culture.
**Office communication**:
- Office Policies and Procedures: Develop and implement office policies and procedures, ensuring they are followed and updated as needed to enhance efficiency and compliance.
- Providing information to employees about office changes, upcoming events, upcoming trainings or workshops
- Conflict Resolution: Address and resolve conflicts or issues within the office environment, ensuring a harmonious and cooperative atmosphere.**Erhaltung eines geordneten und gut organisierten Arbeitsumfeldes, einschließlich**:
- Ausführung aller Verwaltungsaufgaben mit Bezug zum Gebäudemanagement und -wartung
- Allgemeine Betreuung der Büroräumlichkeiten, einschließlich Koordinationsaufgaben beim Umzug von Mitarbeitern und Ausstattung sowie Raumnutzung
- Vorschlagen und Umsetzen von Verbesserungen der Räumlichkeiten hinsichtlich des Designs und Brandings
- Beaufsichtigung von Wartungs
- und Reparaturarbeiten in Abstimmung mit den ausführenden Dienstleistern, Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen und Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits
- und Sicherheitsvorschriften
- Bearbeitung von Postein
- und -ausgang, einschließlich Scannen und Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung durch die Empfänger
**Lieferantenbeziehungen**:
- Unterstützung des Indirect Sourcing Managers bei der Suche neuer Anbieter, in Meetings, bei Vertragsverhandlungen sowie bei Vorschlägen zur Kostenoptimierung im Bürobereich
- Unterstützung im Prozess der Aufnahme neuer Anbieter für Büroausstattung und -material
- Zeitplanung von Arbeiten an Räumlichkeiten mit Anbietern sowie Aufsicht über Leistungserbringung im Rahmen ausgelagerter Serviceverträge
- Rechnungsprüfung und -freigabe von Zahlungen von bis zu 1000€
**Fuhrparkverwaltung**:
- Verwaltung der Firmenfahrzeuge in Deutschland, Österreich und der Schweiz
- Bearbeitung von Vorgängen bei der Beauftragung sowie bei Geldbußen und Verkehrsstrafen
- Verwaltung und
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Büroleitung (Office Coordinator)
vor 1 Monat
Berlin, Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitJobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Büroleitung, die unsere Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet.AufgabenVerwaltung von Kalendern,...
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Kaufmännische Büroleitung
vor 5 Monaten
Berlin, Deutschland LaserAnimation Sollinger GmbH VollzeitWir stellen ein! **Kaufmännische Büroleitung (w/m/d)** Seit über 35 Jahren steht LaserAnimation Sollinger für höchste Präzision, Zuverlässigkeit und Qualität in der Showlasertechnik. Wir entwickeln und produzieren Lasersysteme und -steuerungen für unterschiedlichste Laser - und Multimedia-Anwendungen und legen dabei größten Wert auf die...
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Büroleitung (Office Coordinator)
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitDie ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...
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Büroleitung (Office Coordinator)
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitDie ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit. Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...
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Berlin, Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitBeschreibung der StelleWir suchen eine engagierte Büroleitung, die sich auf die Verwaltung und Organisation unserer Büroabläufe spezialisiert hat. Die Stelle ist Teil unseres Teams und wir bieten eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sinnvollen Umfeld an.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVerwalten von Kalendern, Reisearrangements,...
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Büroleitung
vor 4 Wochen
Berlin, Berlin, Deutschland Doopic GmbH VollzeitWir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Büroleitung bei Doopic GmbH. Als Office Manager/in bist du verantwortlich für die Organisation und den Betrieb unseres Büros am Kurfürstendamm in Berlin.AufgabenDeine Aufgaben umfassen die Organisation des Büros, die Verwaltung von Ressourcen und die Unterstützung der Geschäftsführung.Du bist für...
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Berlin, Berlin, Deutschland EXPERTS & TALENTS GmbH VollzeitBüroleitung TGA Ingenieurbüro: Ingenieur für GebäudetechnikWir suchen einen erfahrenen Ingenieur für Gebäudetechnik, der unsere Büroleitung TGA Ingenieurbüro leiten kann. Als Teil unseres Teams werden Sie an der Planung und Projektierung von nachhaltigen Gebäuden mitverantwortlich sein.Deine Aufgaben:Planung und Projektierung von Gebäuden mit...
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Berlin, Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitBeschreibung der StelleWir suchen eine Büroleitung, die sich auf die Verwaltung von Büroabläufen und die Koordination von Projekten spezialisiert hat. Die Stelle ist Teil unseres Teams, das sich für die Förderung interkultureller Projekte einsetzt.AufgabenVerwalten von Kalendern, Reisearrangements und TerminenVerwalten von Telefonanrufen und...
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Büroleitung (Office Coordinator)
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH VollzeitDie ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit.Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler...
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Büroleitung Sprachenschule
vor 3 Monaten
Berlin, Berlin, Deutschland Alpadia VollzeitStellenbeschreibungWir suchen für unser junges, dynamisches Büroteam eine/n Büroleitung Sprachenschule mit grossem Talent für Organisation und Freude am Kundenkontakt.Die Aufgaben dieser spannenden und abwechslungsreichen Stelle sind wie folgt:Umgang mit Kunden und DienstleisternUnterbringung – Verantwortung für das GastfamiliennetzwerkKontakt mit...
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Büroleitung Sprachenschule
vor 1 Monat
Berlin, Berlin, Deutschland Alpadia VollzeitStellenbeschreibungWir suchen für unser junges, dynamisches Büroteam eine/n Büroleitung Sprachenschule mit grossem Talent für Organisation und Freude am Kundenkontakt.Die Aufgaben dieser spannenden und abwechslungsreichen Stelle sind wie folgt:Umgang mit Kunden und DienstleisternUnterbringung – Verantwortung für das GastfamiliennetzwerkKontakt mit...
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Sachbearbeitung in Der Büroleitung Der
vor 3 Monaten
Berlin, Deutschland Land Berlin Vollzeit**BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN**: Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben...
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Assistenz Der Geschäftsleitung
vor 5 Monaten
Berlin-Friedrichshain, Deutschland Spiele-Palast GmbH VollzeitDie Spiele-Palast GmbH entwickelt erfolgreich Online-Kartenspiele für Browser und mobile Geräte. Wir bieten hunderttausenden aktiven Nutzern eine Plattform für den täglichen Austausch und das gemeinsame Kartenspiel. Dabei ist es unser Ziel, die beste Plattform für Kartenspiele aus aller Welt zu werden. Wir sind derzeit auf der Suche nach einer...
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Teamleiter in Sekretariat/ Office Management
vor 5 Monaten
Berlin-Wedding, Deutschland Union Sozialer Einrichtungen gemeinnützige GmbH VollzeitFür unser Sekretariat im Fachdienst suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine tatkräftige und flexible Leitung, die uns dabei unterstützt, das Team effektiv zu leiten und Abläufe zu optimieren. Teamleiter*in Sekretariat/ Office Management/ Büroleitung (m/w/d) in Berlin-Wedding Zeigen Sie Gesicht! Ihre Aussichten Das Fachdienst-Sekretariat ist...
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Sachbearbeitung im Bereich der Büroleitung Jugend
vor 3 Monaten
Berlin, Deutschland Rechnungshof von Berlin VollzeitStellenausschreibung des Bezirksamtes Neukölln von Berlin. Sachbearbeitung im Bereich der Büroleitung Jugend (m/w/d) KENNZIFFER: __SB-BL-Jug Entgeltgruppe: E9b TV-L ( |) Besetzbar ab sofort Bewerbungsfrist: Verlängert bis ..4 Ihr Aufgabengebiet umfasst: Die Tätigkeit als Sachbearbeitung in der Büroleitung erfordert und bietet einen...
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Büroleitung Sprachenschule
vor 4 Wochen
Berlin, Berlin, Deutschland Alpadia VollzeitStellenbeschreibungWir suchen eine/n Büroleitung Sprachenschule - Student Support Manager mit grossem Flair für Organisation und Freude am Kundenkontakt.Die Aufgaben dieser spannenden und abwechslungsreichen Stelle sind wie folgt:Umgang mit Kunden und DienstleisternUnterbringung – Verantwortung für das GastfamiliennetzwerkKontakt mit unserem Verkaufs-...
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Büroleitung Sprachenschule
vor 1 Monat
Berlin, Berlin, Deutschland Alpadia VollzeitJobbeschreibungWir suchen eine/n Büroleitung Sprachenschule - Student Support Manager mit grossem Flair für Organisation und Freude am Kundenkontakt.AufgabenUmgang mit Kunden und DienstleisternUnterbringung – Verantwortung für das GastfamiliennetzwerkKontakt mit unserem Verkaufs- und Buchungsteam sowie mit AgenturenJunior Camps: Unterstützung bei der...
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Büroleitung Beschäftigungs- Und Förderbereich
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland leben lernen gGmbH am EDKE Vollzeit**Büroleitung Beschäftigungs - und Förderbereich (m/w/d)**: **Hier bin ich Ich.**: Wie wir das meinen? Ganz einfach: bei leben lernen muss sich niemand verstellen. Das gilt für inzwischen über 100 Menschen mit kognitiven, körperlichen und psychosozialen Beeinträchtigungen genauso wie für unsere über 300 Mitarbeitenden, welche in verschiedenen...
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Berlin, Berlin, Deutschland Physiotherapie Marsch Berlin-Mitte GmbH VollzeitWir suchen eine motivierte Büroleitung für unsere Physiotherapie-Praxis in Berlin-Mitte. Als Office Managerin sind Sie das freundliche Aushängeschild und die organisatorische Zentrale unserer Praxis. Ihre Aufgaben umfassen die Koordination von Termine, die Verwaltung von Patientenakten und die Unterstützung unseres Teams bei der Reorganisation von...
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Büroleitung (W/m/d)
vor 5 Monaten
Berlin, Deutschland Hum-ID GmbH Vollzeit**Büroleitung (m/w/d)**: - Vollzeit/Teilzeit möglich - Starttermin: Ab sofort möglich_ Als **Assistenz der Geschäftsführung mit Büroleitungsaufgaben** gestalten Sie das Tagesgeschäft unseres Unternehmens aktiv mit. Sie unterstützen mit organisatorischem Knowhow und viel Übersicht die Geschäftsleitung in operativen Fragen und bilden Sie die...
