Office & Operations Assistant

vor 2 Monaten

Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

Wir erweitern derzeit unser internationales Team und suchen einen Office & Operations Assistant, der das Rückgrat unseres operativen Geschäfts bildet, administrative Prozesse effizient gestaltet und das Team bei der Umsetzung technischer Projekte unterstützt.

Aufgaben

ADMINISTRATIVE AUFGABEN & OFFICE ASSISTANCE

• Allgemeine Büroverwaltung: Verantwortung für das reibungslose Funktionieren des Büros, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial, der Überwachung von Büroausstattung und -technik sowie der Pflege der Arbeitsumgebung.
• Dokumentenverwaltung: Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, einschließlich der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und deren Weiterleitung an die Buchhaltung und das Steuerbüro. Digitalisierung von Dokumenten und Uploads in relevante Systeme.
• Rechnungsbearbeitung und Zahlungsmanagement: Bearbeitung aller eingehenden
Rechnungen (Überprüfung, Upload, Weiterleitung an das Steuerbüro) und Abgleich mit
Kontoauszügen. Tägliche Überprüfung von Banktransaktionen.
• Reiseplanung und -buchung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen für das Team, einschließlich der Verwaltung von Reiseabrechnungen und der damit verbundenen Kostenkontrolle.
• Postbearbeitung: Verwaltung des täglichen Posteingangs (physisch und elektronisch), Scannen und Weiterleiten von relevanten Dokumenten an die Buchhaltung.
• Büroorganisation und Einkauf: Organisation von Reparaturen und technischen Updates im Büro, Bestellung von Getränken und Büromaterial sowie Kosteneffizienz durch Preisvergleiche bei Dienstleistungen (z.B. Internet, Reinigung).
• Eventmanagement & Team-Building: Organisation von Teamevents und Incentives zur
Förderung des Teamgeists. Einkauf und Verteilung von Geburtstagsgeschenken,
Willkommensgeschenken und Onboarding-Boxen für neue Mitarbeiter

FINANZEN & HR-ASSISTENZ

• Lohn- und Gehaltsvorbereitung: Enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und
externen Anbietern zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen sowie Verwaltung von
Arbeitsverträgen, Terminationsprozessen und Änderungen.
• Unterstützung im HR-Bereich: Unterstützung des HR-Teams bei der Erstellung von
Stellenanzeigen, Verträgen und der Terminierung von Vorstellungsgesprächen.
• Onboarding & Offboarding: Verwaltung des gesamten Onboarding-Prozesses, von der Bestellung der Hardware über die Einrichtung von Zugängen bis hin zur Eingliederung neuer Mitarbeiter in das Team. Koordination des Offboarding-Prozesses bei Ausscheidungen von Mitarbeitern.
• Austausch mit dem Steuerberater & externen Anbietern: Ständiger Austausch mit Rechts und Steuerberatern zur Sicherstellung der Einhaltung aller Arbeitsrecht- und
Steuerregelungen. Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten in
Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

OPERATIVE UNTERSTÜTZUNG & TOOL-IMPLEMENTIERUNG

• Technische Affinität & Prozessoptimierung: Unterstützung bei der Implementierung und Verwaltung einer digitalen Tool-Landschaft (Trello, Airtable, Confluence etc.), um die Effizienz der administrativen und operativen Prozesse zu steigern. Sicherstellung, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und Schulungen bei Bedarf durchgeführt werden.
• Datenpflege & -überwachung: Pflege und Aktualisierung wichtiger Listen, einschließlich der Verwaltung von Hardware für Mitarbeiter, Passwörtern, Parkkarten, Lizenzen und Telefonen.
• Projektunterstützung: Mitarbeit an internen Projekten zur Prozessoptimierung und
Automatisierung von administrativen Abläufen. Unterstützung des Operations-Teams bei der Verwaltung technischer Systeme und der Entwicklung effizienter Workflows.
• Schnittstelle zu anderen Teams: Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um
sicherzustellen, dass operative und administrative Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
Unterstützung bei der Implementierung neuer Tools und Systeme, um die Arbeit im Team zu erleichtern.

Qualifikation

• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Operations
Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle. Erfahrung im Umgang mit HR- und Finanzprozessen ist von Vorteil.
• Organisationstalent: Ausgeprägtes Organisationsvermögen, um mehrere Projekte und
Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und termingerecht abzuschließen.
• Kommunikationsstärke: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, um effizient mit
internen Teams, externen Dienstleistern und Partnern zu interagieren.
• Technische Affinität: Erfahrung mit digitalen Tools (z.B. Trello, Airtable, Confluence) und die Fähigkeit, neue Tools schnell zu erlernen und Schulungen durchzuführen. Ein gutes Verständnis von Prozessoptimierung und Automatisierung ist wünschenswert.
• Detailorientierung: Sorgfältiges Arbeiten und ein Auge für Details, insbesondere bei der Verwaltung von Rechnungen, Dokumenten und Spesenabrechnungen.
• HR- und Finanzkenntnisse: Grundkenntnisse im Bereich der Personalverwaltung
(Onboarding, Vertragsmanagement) und in der Finanzbuchhaltung sind erforderlich.
• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Gesundheits- und Altersvorsorge: Attraktive Sozialleistungen zur Sicherstellung deiner gesundheitlichen und finanziellen Zukunft.
• Flexible Arbeitsmodelle: Möglichkeit, hybrid zu arbeiten, mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Teamevents und Weiterbildung: Regelmäßige Teamevents, Schulungen und
Weiterbildungsangebote, um deine Fähigkeiten stetig zu verbessern.
• Office-Extras: Kostenlose Snacks, Getränke, Kaffee & Tee für einen angenehmen
Arbeitsalltag.
• Karrieremöglichkeiten: Vielfältige Entwicklungschancen in einem wachsenden und
dynamischen Unternehmen.
• Work-Life-Balance: 29 Tage Jahresurlaub plus Feiertage.

Du arbeitest in einer wachsenden und spannenden Branche mit großen Marken und großartigen
Menschen. Wir pflegen eine offene Kommunikationskultur auf Augenhöhe, bieten kontinuierliche
Weiterbildung und organisieren regelmäßig großartige After-Work-Events. Wenn Du ein
Organisationstalent mit technischer Affinität bist und gerne in einem dynamischen und
technologiegetriebenen Umfeld arbeitest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung

  • Office & Operations Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Office & Operations Assistant, der unser internationales Team bei der Verwaltung administrativer Prozesse und der Unterstützung bei technischen Projekten unterstützt.AufgabenDer Office & Operations Assistant ist für die folgenden Aufgaben...

  • Office & Operations Assistant

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    We are currently expanding our international team and seeking an Office & Operations Assistant to serve as the backbone of our operational business, design administrative processes efficiently, and support the team in implementing technical projects. Tasks ADMINISTRATIVE DUTIES & OFFICE ASSISTANCE **\- General Office Administration**: Responsible for...

  • Office & Operations Assistant

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    We are currently expanding our international team and seeking an Office & Operations Assistant to serve as the backbone of our operational business, design administrative processes efficiently, and support the team in implementing technical projects. Tasks ADMINISTRATIVE DUTIES & OFFICE ASSISTANCE - General Office Administration: Responsible for managing...

  • Office & Operations Assistant

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    We are currently expanding our international team and seeking an Office & Operations Assistant to serve as the backbone of our operational business, design administrative processes efficiently, and support the team in implementing technical projects. Tasks ADMINISTRATIVE DUTIES & OFFICE ASSISTANCE - General Office Administration: Responsible for managing...

  • Office Operations Assistant

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    We are currently expanding our international team and seeking an Office & Operations Assistant to serve as the backbone of our operational business design administrative processes efficiently and support the team in implementing technical projects.TasksADMINISTRATIVE DUTIES & OFFICE ASSISTANCE General Office Administration: Responsible for managing office...

  • Office & Operations Assistant

    vor 2 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    Wir erweitern derzeit unser internationales Team und suchen einen Office & Operations Assistant, der das Rückgrat unseres operativen Geschäfts bildet, administrative Prozesse effizient gestaltet und das Team bei der Umsetzung technischer Projekte unterstützt.AufgabenADMINISTRATIVE AUFGABEN & OFFICE ASSISTANCE • Allgemeine Büroverwaltung: Verantwortung...

  • Office and Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland ELA International GmbH Vollzeit

    Job OverviewELA International GmbH is seeking an experienced Office and Administrative Assistant to join our team in Dusseldorf. The successful candidate will be responsible for managing all ongoing office operations, serving as the main point of contact for housekeeping, technical teams, external suppliers, and vendors. Key responsibilities include greeting...

  • Office Operations Coordinator

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    Job DescriptionWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office & Operations Assistant to join our team at Audiencly GmbH. As the backbone of our operational business, you will be responsible for designing administrative processes efficiently and supporting the team in implementing technical projects.Key ResponsibilitiesAdministrative Duties &...

  • Front-office Assistant in Einer Kanzlei

    vor 3 Monaten

    40212 Düsseldorf, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine berufliche Veränderung? Unique Professionals bietet Assistenzen, Fach - und Führungskräften im kaufmännischen Bereich viele Möglichkeiten einer direkten Festanstellung bei renommierten Unternehmen. Als einer der erfolgreichen Spezialisten in Europa bringen wir Mensch und Arbeit passgenau zusammen. Unique Professionals ist der...

  • International Operations Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Indie Campers Vollzeit

    The RoleWe are seeking a motivated and detail-oriented individual to join our team as an International Operations Intern at our Depot in Mönchengladbach - Düsseldorf. As a key member of our operations team, you will be responsible for providing exceptional customer service to our guests, ensuring a seamless experience from check-in to check-out.Key...

  • International Operations Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Indie campers Vollzeit

    About Indie CampersWe are a leading campervan marketplace, dedicated to making road trips accessible to everyone. Our digital approach and customer-centric orientation have enabled us to develop a strong booking experience and offer high-quality road trips at affordable prices.With over one million nights rented through our platform, we have welcomed more...

  • International Operations Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Indie Campers Vollzeit

    The RoleWe are seeking a university student or recent graduate to join our team as an International Operations Intern in our Depot in Mönchengladbach - Düsseldorf.As an International Operations Intern, you will represent our brand in person, providing our guests with world-class customer service when they start and finish road trips of a lifetime.Key...

  • Apprentice Office Management Assistant

    Vor 2 Tagen

    Düsseldorf, Deutschland Boston Consulting Group Vollzeit

    Who We AreOur strategy? To be anything but typical strategy consultants! Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. Over 60 years ago, BCG shook up the world of strategy consulting. Now, it has grown to become one of the world leaders in the field. How do we manage to stay ahead of the pack? The answer is simple: by reinventing ourselves every...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland CoCoNet Computer-Communication Networks GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine(n) Office Assistant (m/w/d) in Vollzeit am Standort in Düsseldorf. **Deine Aufgaben - Das wartet fachlich auf Dich** - Koordinierung von Terminen für die Geschäftsführung und weitere Mitarbeiter - Bearbeitung von Reisebuchungen für verschiedene Mitarbeitergruppen - Bearbeitung der Reisekosten -...

  • Office Assistant M/w/d

    vor 2 Monaten

    40237 Düsseldorf, Deutschland Synology GmbH Vollzeit

    **Office Assistant** m/w/d**: **Du überzeugst durch dein ausgeprägte Organisations - und Kommunikationsstärke? Darüber hinaus hast du Spaß an der Arbeit im Team und bringst neben hohem Engagement und Professionalität auch ein Auge fürs Detail mit? Du verstehst dich als Allrounder und scheust dich nicht davor auch mal mit anzupacken. Dann freuen wir...

  • Management Assistant

    vor 4 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland Boston Consulting Group Vollzeit

    Who We AreOur strategy? To be anything but typical strategy consultants! Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. Over 60 years ago, BCG shook up the world of strategy consulting. Now, it has grown to become one of the world leaders in the field. How do we manage to stay ahead of the pack? The answer is simple: by reinventing ourselves every...

  • Investment Operations Specialist

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland HSBC Global Asset Management (Deutschland) GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen für unsere Deutsche Asset Management Einheit in Düsseldorf einen Investment Operations Specialist (m/w/d) befristet für 12 Monate. Als Mitglied des Middle Office Oversight Teams erwarten Sie die folgenden Aufgaben:Unterstützung des Teams bei der Durchführung von Kontrollen im Rahmen der OversightFund Set-Up, KVG & Custody...

  • Store Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland ZARA HOME Vollzeit

    Role OverviewWe are seeking a Sales Assistant to join our ZARA HOME team in Düsseldorf. As a Sales Assistant, you will be responsible for providing excellent customer service, maintaining a high level of product knowledge, and contributing to a positive store environment.Key ResponsibilitiesAssist customers in finding the perfect items and ensure a positive...

  • Assistant to Cio

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland GEA Group Vollzeit

    **Assistant to CIO (f/m/d)**: GEA is one of the largest suppliers for the food and beverage processing industry and a wide range of other process industries. Approximately 18,000 employees in more than 60 countries contribute significantly to GEA’s success - come and join them! We offer interesting and challenging tasks, a positive working environment in...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    40237 Düsseldorf, Deutschland Synology GmbH Vollzeit

    **Office Assistant (m/w/d)**: **Du überzeugst durch dein ausgeprägte Organisations - und Kommunikations-stärke? Darüber hinaus hast du Spaß an der Arbeit im Team und bringst neben hohem Engagement und Professionalität auch ein Auge fürs Detail mit? Du verstehst dich als Allrounder und scheust dich nicht davor auch mal mit anzupacken. Dann freuen wir...