Office & Operations Assistant

vor 3 Monaten

Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

We are currently expanding our international team and seeking an Office & Operations Assistant to serve as the backbone of our operational business, design administrative processes efficiently, and support the team in implementing technical projects.
Tasks
ADMINISTRATIVE DUTIES & OFFICE ASSISTANCE
**\- General Office Administration**: Responsible for managing office supplies, monitoring office equipment and technology, and maintaining the work environment.
**\- Document Management**: Handling and archiving documents, including processing incoming invoices and forwarding them to the accounting and tax office. Digitizing documents and uploading them to relevant systems.
**\- Invoice Processing and Payment Management**: Processing all incoming invoices, reviewing, uploading, and forwarding them to the tax office for payment. Reconciling invoices with bank statements and verifying daily bank transactions.
**\- Travel Planning and Booking**: Organizing and booking business trips for the team, managing travel accounting, and controlling associated costs.
**\- Mail Processing**: Managing daily incoming mail (physical and electronic), scanning and forwarding relevant documents to accounting.
**\- Office Organization and Purchasing**: Organizing office repairs and technical updates, ordering office supplies, and ensuring cost efficiency through price comparisons for services like internet and cleaning.
**\- Event Management & Team Building**: Organizing team events and incentives to promote team spirit. Purchasing and distributing birthday gifts, welcome gifts, and onboarding boxes for new employees.
FINANCES & HR ASSISTANCE
**\- Wage and Salary Preparation**: Working closely with tax advisors and external providers to prepare payrolls, administer employment contracts, handle termination processes, and manage changes.
**\- HR Support**: Assisting the HR team in creating job advertisements, contracts, and scheduling interviews.
**\- Onboarding & Offboarding**: Managing the entire onboarding process, from ordering hardware to integrating new employees into the team. Coordinating the offboarding process when employees leave.
**\- Exchange with the Tax Advisor & External Providers**: Maintaining constant communication with legal and tax advisors to ensure compliance with labor law and tax regulations. Managing contracts and legal documents in collaboration with external service providers.
OPERATIONAL SUPPORT & TOOL IMPLEMENTATION
**\- Technical Affinity & Process Optimization**: Supporting the implementation and management of digital tools (Trello, Airtable, Confluence, etc.) to increase administrative and operational efficiency. Ensuring smooth system operation and providing training when required.
**\- Data Maintenance & Monitoring**: Maintaining and updating critical lists, including managing employee hardware, passwords, parking passes, licenses, and phones.
**\- Project Support**: Collaborating on internal projects for process optimization and automation of administrative processes. Assisting the operations team in managing technical systems and developing efficient workflows.
**\- Interface with Other Teams**: Working closely with other departments to ensure seamless operational and administrative processes. Supporting the implementation of new tools and systems to facilitate team work.
**Requirements**:

- At least 3 years of professional experience in office management, operations management, or a similar administrative role. Experience in handling HR and financial processes is an advantage.
- Strong organizational skills to manage multiple projects, prioritize tasks, and meet deadlines.
- Excellent communication skills for interacting with internal teams, external service providers, and partners.
- Experience with digital tools such as Trello, Airtable, and Confluence, and the ability to quickly learn new tools. Understanding of process optimization and automation is desirable.
- Attention to detail, especially when managing invoices, documents, and expense reports.
- Basic knowledge of human resources management (onboarding, contract management) and financial accounting.
- Fluent spoken and written German and English skills.

**Benefits**:

- Health and retirement benefits: We offer attractive social benefits to secure your health and financial future.
- Flexible working arrangements: You have the option to work in a hybrid model with flexible working hours.
- Team events and training: We organize regular team events and training courses to help you continually improve your skills.
- Office perks: Enjoy free snacks, drinks, coffee, and tea for a pleasant everyday work experience.
- Career opportunities: We provide diverse development opportunities in a growing and dynamic company.
- Work-life balance: You'll have 29 days of annual leave plus public holidays.

  • Front-office Assistant in Einer Kanzlei

    vor 4 Monaten

    40212 Düsseldorf, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine berufliche Veränderung? Unique Professionals bietet Assistenzen, Fach - und Führungskräften im kaufmännischen Bereich viele Möglichkeiten einer direkten Festanstellung bei renommierten Unternehmen. Als einer der erfolgreichen Spezialisten in Europa bringen wir Mensch und Arbeit passgenau zusammen. Unique Professionals ist der...

  • Office Assistant

    vor 4 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland CoCoNet Computer-Communication Networks GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine(n) Office Assistant (m/w/d) in Vollzeit am Standort in Düsseldorf. **Deine Aufgaben - Das wartet fachlich auf Dich** - Koordinierung von Terminen für die Geschäftsführung und weitere Mitarbeiter - Bearbeitung von Reisebuchungen für verschiedene Mitarbeitergruppen - Bearbeitung der Reisekosten -...

  • Sales Operations Coordinator

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Deutschland emploio® Vollzeit

    **Sales Operations Coordinator / Assistant (m/w/d) - Dein Einstieg in die Welt des Vertriebs!** **Standort**:Düsseldorf **Art**:Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent oder duales Studium Du willst den perfekten Einstieg in den Vertrieb und suchst eine Rolle, bei der Du die Grundlagen des Sales lernst und gleichzeitig Dein Potenzial entfalten kannst? Du liebst...

  • Office Assistant M/w/d

    vor 3 Monaten

    40237 Düsseldorf, Deutschland Synology GmbH Vollzeit

    **Office Assistant** m/w/d**: **Du überzeugst durch dein ausgeprägte Organisations - und Kommunikationsstärke? Darüber hinaus hast du Spaß an der Arbeit im Team und bringst neben hohem Engagement und Professionalität auch ein Auge fürs Detail mit? Du verstehst dich als Allrounder und scheust dich nicht davor auch mal mit anzupacken. Dann freuen wir...

  • Commercial Operations Officer

    vor 3 Wochen

    Düsseldorf, Deutschland Fluxys TENP GmbH Vollzeit

    Fluxys ist eine internationale Energieinfrastrukturgruppe, die in den Bereichen Gastransport und -speicherung sowie LNG-Terminals tätig ist. Die deutschen Tochtergesellschaften Fluxys Deutschland GmbH und Fluxys TENP GmbH sind als Fernleitungsnetzbetreiber an vier Gastransportsystemen beteiligt und tragen maßgeblich zur Versorgungssicherheit in Deutschland...

  • Assistant to Cio

    vor 3 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland GEA Group Vollzeit

    **Assistant to CIO (f/m/d)**: GEA is one of the largest suppliers for the food and beverage processing industry and a wide range of other process industries. Approximately 18,000 employees in more than 60 countries contribute significantly to GEA’s success - come and join them! We offer interesting and challenging tasks, a positive working environment in...

  • Büroassistenz | Office Assistant

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Cumming Germany GmbH Vollzeit

    Bist du ein Organisationstalent und suchst nach einer spannenden Gelegenheit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten? Dann könnte die Position als Büroassistenz / Office Assistant (m/w/d) bei Cumming Germany GmbH genau das Richtige für dich sein! In unserer Niederlassung in Düsseldorf bieten wir dir die Chance, Teil eines führenden unabhängigen...

  • Büroassistenz | Office Assistant

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Cumming Germany GmbH Vollzeit

    Bist du ein Organisationstalent und suchst nach einer spannenden Gelegenheit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten? Dann könnte die Position als Büroassistenz / Office Assistant (m/w/d) bei Cumming Germany GmbH genau das Richtige für dich sein! In unserer Niederlassung in Düsseldorf bieten wir dir die Chance, Teil eines führenden unabhängigen...

  • Büroassistenz Office Assistant

    vor 1 Monat

    40212 Düsseldorf, Deutschland Cumming Germany GmbH Vollzeit

    Bist du ein Organisationstalent und suchst nach einer spannenden Gelegenheit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten? Dann könnte die Position als Büroassistenz / Office Assistant (m/w/d) bei Cumming Germany GmbH genau das Richtige für dich sein! In unserer Niederlassung in Düsseldorf bieten wir dir die Chance, Teil eines führenden unabhängigen...

  • E-Commerce Assistant

    Vor 3 Tagen

    Düsseldorf, Deutschland HONOR Vollzeit

    ABOUT US:Established in 2013, HONOR is a leading global provider of smart devices. We are committed to becoming a global iconic tech brand and enabling a smart life across all scenarios and all channels, for all people. With a strategic focus on innovation, quality and service, HONOR is dedicated to developing technology that empowers people around the globe...

  • Store Operations Specialist

    Vor 4 Tagen

    Düsseldorf, Deutschland Coolblue Vollzeit

    Als Store Operations Specialist (m/w/d) bist du die Schnittstelle zwischen unseren Stores und dem Office und kümmerst du dich um alle operativen Prozesse der Coolblue-Filialen in Deutschland, um sie jeden Tag ein bisschen besser zu machen.Wie werde ich Store Operations Specialist bei Coolblue? Als Store Operations Specialist (m/w/d) bist du die...

  • Store Operations Specialist

    vor 3 Wochen

    Düsseldorf, Deutschland Coolblue Vollzeit

    Als Store Operations Specialist (m/w/d) bist du die Schnittstelle zwischen unseren Stores und dem Office und kümmerst du dich um alle operativen Prozesse der Coolblue-Filialen in Deutschland, um sie jeden Tag ein bisschen besser zu machen. **Wie werde ich Store Operations Specialist bei Coolblue?** Als Store Operations Specialist (m/w/d) bist du die...

  • Personal Assistant

    vor 3 Monaten

    Düsseldorf, Deutschland Tudor Management & Projektentwicklung GmbH Vollzeit

    **Personal Assistant** Die Firma Tudor Management und Projektentwicklung hat sich in den letzten Jahren breit international aufgestellt, vor allem in Ländern wie Kroatien, Malta und Dubai. Als Teil unseres Teams trägst du dazu bei, innovative und zugleich nachhaltige Projekte zu realisieren. Unsere Schwerpunkte sind Projektentwicklung, Betreiben von...

  • Sales Assistant

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Deutschland Max Mara Fashion Group Vollzeit

    Would you like to join our MARINA RINALDI Store as Sales Assistant?The Sales Assistant is responsible for sharing the methodology and DNA of the company to clients in order to drive sales, grow the base and sustain the brand.You’ll be in charge of:Welcome and help customers, providing an excellent in-store experience at all times.Demonstrate brand and...

  • Sales Assistant

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Deutschland Max Mara Fashion Group Vollzeit

    Would you like to join our MAX&Co. Store as Sales Assistant?The Sales Assistant is responsible for sharing the methodology and DNA of the company to clients in order to drive sales, grow the base and sustain the brand.You’ll be in charge of:Welcome and help customers, providing an excellent in-store experience at all times.Demonstrate brand and product...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Düsseldorf, Deutschland capitalheads Vollzeit

    Standort: Düsseldorf Gehalt: Auf Anfrage Branche: Medizintechnik Start: Nächstmöglicher Zeitpunkt Capitalheads ist ein Tochterunternehmen der Personal - und Managementberatung Kienbaum. Als Teil der Kienbaum Gruppe sind wir darauf spezialisiert, Fach - und Führungskräfte mit Hidden Champions, kommunalen Unternehmen und Mittelständlern...

  • Office Management

    vor 2 Monaten

    40215 Düsseldorf, Deutschland Otto Wilde Grillers GmbH Vollzeit

    **Wilde enough?**: Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest gerne mit Herzblut und bist serviceorientiert? Du hast Lust mit uns das Team zu motivieren? Zudem steckst Du andere Menschen gerne mit Deinem Veränderungswillen an und würdest am liebsten überall mitgestalten und für reibungslose Abläufe sorgen? Dann suchen wir dich als **Office...

  • Fachberater Strategie

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Research & Consulting (Deutschland) GmbH Vollzeit

    Beratung bei strategischen HerausforderungenAls Fachberater in der Abteilung Strategie und Operations werden Sie Teil eines international agierenden Beratungsunternehmens. Die Research & Consulting Group (RCG) bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten im Bereich Strategie und Business Transformation zu entwickeln.Aufgaben und...

  • Operations Manager

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    Audiencly is a leading influencer marketing agency based in Düsseldorf. We connect brands and creators to deliver successful campaigns. Our ongoing growth is built on efficient processes, clear structures, and a forward-looking tool landscape. To strengthen our operations, we are seeking an Operations Manager who will serve as the backbone of our...

  • Operations Manager

    vor 1 Monat

    Düsseldorf, Deutschland Audiencly GmbH Vollzeit

    Audiencly is a leading influencer marketing agency based in Düsseldorf. We connect brands and creators to deliver successful campaigns. Our ongoing growth is built on efficient processes, clear structures, and a forward-looking tool landscape. To strengthen our operations, we are seeking an Operations Manager who will serve as the backbone of our...