Assistenz/vorzimmer (M/w/d) Einer Beigeordneten

vor 3 Wochen


Duesseldorf, Deutschland Stadt Mülheim an der Ruhr Vollzeit

Im Bereich des Dezernates für Gesundheit, Soziales, Arbeit und Kultur der Stadt Mülheim an der Ruhr ist eine unbefristete Teilzeitstelle (19,5 Stunden wöchentlich) als

**Assistenz/Vorzimmer (m/w/d) der Beigeordneten**:
**(Entgeltgruppe 9b TVöD, mindestens 21.401;
- € bis 30.108;
- € im Jahr, je nach einschlägiger Berufserfahrung)**

**im täglichen Zeitkorridor ab 12:30 Uhr **zu besetzen.

Die Assistenzfunktion soll in Form des Jobsplittings besetzt werden. Dabei ist der Vormittag bereits grundsätzlich sichergestellt. Nun suchen wir eine verantwortungsbewusste Person, die montags bis freitags generell in der Zeit von 12:30 Uhr bis 16:25 Uhr den reibungslosen Arbeitsablauf im Vorzimmer kooperativ fortführt. So kann eine Übergabe sichergestellt werden. Sie teilen sich Aufgaben, Verantwortungsbereiche und einen gemeinsamen Arbeitsplatz im Historischen Rathaus der Stadt Mülheim an der Ruhr. Die unbefristete Position ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und umfasst ein wöchentliches Stundendeputat von 19,50 Stunden.

**Wir bieten Ihnen**:

- eine interessante, anspruchsvolle und selbständige Tätigkeit,
- einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz am Standort Mülheim mit Tarifbindung sowie eine jährliche Sonderzahlung,
- betriebliche Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung,
- flexible Arbeitszeit und 30 Tage Urlaub im Jahr, umfangreiche Fortbildungs

**Das sind Ihre Aufgaben**:

- Assistenz der Beigeordneten, insbesondere
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Geschäftspartner*innen (intern/extern)
- Terminmanagement einschließlich Vorbereitung (u.a. Bewirtschaftung, Beschaffung von Präsenten und Einholung von terminrelevanten Informationen)
- Fristenmanagement/-controlling
- Aufbereiten von Unterlagen
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen
- Ablagemanagement
- Post
- und E-Mailbearbeitung (Verteilung, Sortierung nach Priorität, Fertigstellung der ausgehenden Post)
- Fertigung von Schriftstücken, einschließlich E-Mail-Korrespondenz
- Betreuung interner und externer Besucher*innen
- Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen
- Erledigung fachgerechter Auskünfte
- Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Referat und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern)
- Büroverwaltung für das Referat
- Krank
- und Gesundmeldungen
- Verwaltung des Programms Zespaisy
- Verwaltung des Büromaterials, Nachbestellungen
- Jährliche Inventur
- Haushalts
- und Budgetangelegenheiten des Referates in Zusammenarbeit mit dem Referat II/ Stabsstelle Zentrales Controlling
- Verwaltung des Referats-Budgets
- Aufbereitung der Etatunterlagen
- Rechnungsbearbeitung / Rechnungsstellung
- Controlling (Prognose)
- Jahresabschlussarbeiten

ADV-Koordination für das Referat

**Das bringen Sie mit**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs II (VL II) **oder**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (VL I) mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz möglichst in der öffentlichen Verwaltung **oder**:

- eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Dialogmarketing oder Büromanagement, mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz möglichst in der öffentlichen Verwaltung
- Diskretion
- Loyalität
- Serviceorientierung
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Gewissenhaftigkeit
- Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit Zeitliche Flexibilität in Anlehnung an den Geschäftsalltag der Dezernentin, um im Einzelfall bis 18 Uhr vor Ort zu sein oder in Vertretungssituationen auch temporär den Vormittag abdecken zu können. Eine Vertretungsregelung mit dem Vorzimmer des Dezernates IV besteht daneben.

Sofern die tarifvertraglich geforderte Qualifikation zur Eingruppierung in Stellen des gehobenen Dienstes fehlt, wird die Bereitschaft zur Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II vorausgesetzt. In der Übergangszeit erfolgt eine Zulagengewährung.
- Für fachliche Fragen steht Ihnen Frau Dr. Grobe unter der Tel.Nr.: (0208) 455-9951 zur Verfügung.**Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige **Online-Bewerbung **über Interamt, Stellen-ID 1113797 bis spätestens zum 16.04.2024.**

Bei im Ausland erworbenen Schul

Hinweis:
**Die Stelle wird zeitgleich intern ausgeschrieben. Die externe Ausschreibung steht unter dem Vorbehalt, dass die Stelle intern nicht besetzt werden kann.
Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach 6 Monaten datengeschützt vernichtet.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr fördert aktiv die Gleichstellung von Mann und Frau im Beruf. Wir wünschen uns, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt unserer Re



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    **Assistenz der Bauleitung (w/m/d) **gesucht**: - Für unseren Kunden, ein modernes Mittelständige Unternehmen aus der Immobilienbranche mit Sitz in Köln, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Assistenz der Bauleitung (w/m/d) **. Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung...


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    **Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d) **gesucht**: - Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus dem Ingenieurswesen mit Sitz in Köln, zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d) **. Der Einstieg erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, dabei erhalten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Robert...


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