Sekretär/-in / Assistenz Des Beigeordneten (M/w/d)

vor 3 Wochen


Duesseldorf, Deutschland Stadt Münster Vollzeit

Job trifft Lebensqualität. In Münster. Münster wächst. Immer mehr Menschen wollen hier studieren, arbeiten, wohnen, leben. Rund 320.000 Menschen sind heute hier zu Hause. Ein Wachstum, das wir mitgestalten. Als einer der größten Arbeitgeberinnen vor Ort kommt der Stadt Münster eine Schlüsselrolle zu. Unser Ziel: Münsters hohe Lebensqualität zu erhalten und zu verbessern. Wir laden Sie ein, daran mitzuarbeiten

Wir suchen für das Vorzimmer des Dezernates III "Planung, Bau und Wirtschaft" zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet eine/n

Sekretär/-in / Assistenz des Beigeordneten (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-064/23

Das Dezernat III umfasst neben den technischen Ämtern der Stadtplanung, Vermessung und Kataster, Bauordnung sowie Mobilität und Tiefbau auch Münster Marketing. Zudem sind ihm organisatorisch die Stabsstellen Planungs
- und Baukoordination, Konversionsmanagement/KonvOY GmbH und Smart City Münster zugeordnet. Insgesamt nehmen derzeit ca. 1.000 Mitarbeitende die vielfältigen Aufgaben des Dezernates wahr.

Die Tätigkeiten umfassen die klassischen Aufgaben eines Sekretariates:

- Unterstützung des Beigeordneten in der täglichen Arbeit in einem vielseitigen Arbeitsbereich
- Eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe und Optimierung der Büroprozesse
- Koordination der Kommunikation, Vorbearbeitung der Post
- und E-Mail-Eingänge
- Erstellung von Textdokumenten; Erledigung der Routine-Korrespondenz
- Terminkoordinierung sowie Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Presseterminen und Veranstaltungen einschließlich Gästeempfang und Bewirtung
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen für den Beigeordneten

Darüber hinaus gehören folgende besondere Tätigkeiten zur Stelle:

- Zuarbeit für den Beigeordneten und Bearbeitung von Rechercheaufträgen in Abstimmung mit der Referentin oder dem Referenten
- Betreuung und Bearbeitung von Vorlagen im Ratsinformationssystem Session
- Controlling Bearbeitungsstand Ratsanträge und Anregungen nach - 24 Gemeindeordnung NRW

**Wir erwarten von Ihnen**:

- Eine mindestens einjährige Berufserfahrung in Tätigkeiten als Sekretär/-in bzw. Assistenz, welche anhand von Arbeitszeugnissen nachzuweisen ist.
- Eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit überwiegend kaufmännischem oder verwaltungs
- bzw. bürotechnischem Schwerpunkt ist wünschenswert.

**Ihr Arbeitsstil ist geprägt von**:

- Hoher Kommunikationskompetenz, die sich insbesondere durch sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
- Souveräner und kompetenter Aufgabenerledigung, welche sich durch Sorgfalt und Eigenständigkeit hervorhebt.
- Guten organisatorischen und koordinierenden Fähigkeiten

**Ihre Persönlichkeit zeichnet sich darüber hinaus aus durch**:

- Ein freundliches und souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung und Politik sowie im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern
- Einsatzbereitschaft, ergänzt um Team-, Konflikt
- und Kritikfähigkeit
- Freude bei der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte
- Belastbarkeit in Stresssituationen bzw. bei Arbeit unter Zeitdruck
- Ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion

Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) bewertet. Die Eingruppierung erfolgt entsprechend Ihrer persönlichen Voraussetzungen anhand der einschlägigen tarifrechtlichen Bestimmungen.

Nähere Informationen zur Stelle und den Einstellungskonditionen erhalten Sie im Rahmen der digitalen Stellenpräsentation (per Microsoft Teams) am Donnerstag, den 30.03.2023 um 16.30 Uhr. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Teilnehmen können Sie am genannten Termin über folgenden Link:
Die Stadt Münster fördert in vielfältiger Hinsicht aktiv die Gleichstellung der Mitarbeitenden. Wir begrüßen daher Bewerbungen ausdrücklich unabhängig von Behinderung, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.

Die Stelle ist teilbar.
Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Jennifer Schulte vom Personal
- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 10 55, E-Mail: Schulte(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen gerne Frau Judith Stienhans, Büroleiterin für das Dezernat III (Tel. 0251/4 92 - 70 72, E-Mail: Stienhans(at)stadt-muenster.de), zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 09.04.2023.



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