Assistenz/vorzimmer (M/w/d) Der Dezernentin Des

vor 3 Wochen


Duesseldorf, Deutschland Stadt Mülheim an der Ruhr Vollzeit

Im Bereich des Dezernates „Recht, öffentliche Sicherheit und Ordnung, Personal, Organisation und Digitales“ der Stadt Mülheim an der Ruhr ist eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden wöchentlich) als

**Assistenz/Vorzimmer (m/w/d) der Dezernentin des Dezernates III**:
**(Entgeltgruppe 9b TVöD, mindestens 38.171;
- € bis 54.678;
- € im Jahr, je nach einschlägiger Berufserfahrung)**

zu besetzen.

**Wir bieten Ihnen**:

- eine interessante, anspruchsvolle und selbstständige Tätigkeit,
- einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz am Standort Mülheim mit Tarifbindung sowie eine jährliche Sonderzahlung,
- betriebliche Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung,
- flexible Arbeitszeit und 30 Tage Urlaub im Jahr,
- umfangreiche Fortbildungs
- und Weiterbildungsmöglichkeiten,

**Das sind Ihre Aufgaben**:

- Assistenz der Beigeordneten, insbesondere
- schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Geschäftspartner*innen
- Terminmanagement einschließlich Vorbereitung (u.a. Bewirtschaftung, Beschaffung von Präsenten und Einholung von terminrelevanten Informationen)
- Fristenmanagement/-controlling
- Aufbereiten von Unterlagen
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen
- Post
- und E-Mailbearbeitung (Verteilung, Sortierung nach Priorität, Fertigstellung der ausgehenden Post)
- Betreuung von Besucher*innen
- Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen
- Büroverwaltung für das Referat
- Krank
- und Gesundmeldungen
- Verwaltung des Programms Zespaisy
- Verwaltung des Büromaterials, Nachbestellungen
- jährliche Inventur
- Haushalts
- und Budgetangelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem Referat II/ Stabsstelle Zentrales Controlling
- Steuerung
- und Kontrollfunktion bei der Aufstellung und Verwaltung des Budgets
- Abstimmung der Haushaltsanmeldung
- Aufbereitung der Etatunterlagen
- Aktivitäten zum Haushaltssicherungskonzept
- Rechnungsbearbeitung/Rechnungsstellung
- Controlling (Prognose)
- Jahresabschlussarbeiten
- ADV-Koordination für das Referat

**Das bringen Sie mit**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs II (VL II) **oder **Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (VL I) mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz möglichst in der öffentlichen Verwaltung **oder **eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Dialogmarketing oder Büromanagement, mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz möglichst in der öffentlichen Verwaltung
- Diskretion
- Loyalität
- Serviceorientierung, Empathie
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Gewissenhaftigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Zeitliche Flexibilität in Anlehnung an den Geschäftsalltag der Dezernentin
- Verbindliches Auftreten
- Gute Organisationsfähigkeit

Hinweis:
Sofern die tarifvertraglich geforderte Qualifikation zur Eingruppierung in Stellen des gehobenen Dienstes fehlt, wird die Bereitschaft zur Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II vorausgesetzt. In der Übergangszeit erfolgt eine Zulagengewährung.
- Für fachliche Fragen steht Ihnen Frau Lehmann unter der Tel.Nr.: (0208) 455-9933 zur Verfügung.**Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige **Online-Bewerbung **über Interamt, Stellen-ID 929285 bis spätestens zum 19.03.2023.**

Bei im Ausland erworbenen Schul

Hinweis:
Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach 6 Monaten datengeschützt vernichtet.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr fördert aktiv die Gleichstellung von Mann und Frau im Beruf. Wir wünschen uns, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt unserer Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund Behinderte Menschen sind willkommen.

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