Eine Sachbearbeitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung 4 - Schule (EG 8 TV-L)

ÜBER UNS
Der Regierungsbezirk Düsseldorf ist mit rund 5,2 Millionen Einwohnern bei einer Fläche von
5.300 km² der dichtest besiedelte und einwohnerstärkste in Deutschland. In diesem besonderen Umfeld nimmt die Bezirksregierung Düsseldorf seit über 200 Jahren als staatliche Mittelbehörde und allgemeine Vertretung der Landesregierung im Bezirk Aufgaben fast aller Landesministerien wahr.
Die Abteilung 4 ist die Schulabteilung der Bezirksregierung Düsseldorf. Hier liegen die Aufgaben u.a. in den Bereichen der Personalverwaltung der Lehrkräfte, sämtlicher schulrechtlicher Angelegenheiten, der Fachaufsicht über alle Schulen, der Lehreraus
- und -fortbildung sowie der Qualitätsanalyse. Die Stelleninhaberin/den Stelleninhaber erwartet ein äußerst vielseitiger und abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem kleinen, hochmotivierten Team. Er bietet inhaltliche Berührungspunkte zu den vielfältigen Fachthemen der Schulverwaltung, Einblicke in Querschnittsthemen des Hauses, sowie Kontakte mit verschiedenen Ressorts der Landesregierung.

IHRE ZUKÜNFTIGEN AUFGABEN
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Entgegennahme von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Vermittlung von Anrufern an die zuständigen Stellen in der Abteilung
- Terminmanagement für die Abteilungsleitung
- Erledigung von Korrespondenz und Abfragen für die Abteilungsleitung; dies schließt die Erstellung von Schreiben nach Diktat ein
- Vor
- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung
- Verwaltung der digitalen und analogen Posteingänge
- Dokumentenablage in digitaler und analoger Form
- Führen der Wiedervorlagen einschl. Fristencontrolling
- Informationsbeschaffung, Erstellung von Übersichten, statistischen Auswertungen, Bündelung von Abfragen in der Abteilung u.ä.

IHR PROFIL

Das sollten Sie auf fachlicher Ebene mitbringen
- abgeschlossene Berufsausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung, z.B. Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder kaufmännische Ausbildung
- gute Kenntnisse/sichere Anwendung der gängigen Bürosoftware (MS-Office Produkte) wird vorausgesetzt
- Berufserfahrung im Bereich der Vorzimmertätigkeit oder als Assistenz einer Geschäftsführung ist von Vorteil.
- Kenntnisse im Umgang mit einem Dokumentenmanagementsystem sind wünschenswert.

Das macht Ihre Persönlichkeit aus

Sie sind ein Teamplayer, der sich auszeichnet durch
- Kooperationskompetenz (Team
- und Konfliktfähigkeit)
- service
- und kundenorientierte Verhalten
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt
- sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- ein hohes Maß an Selbständigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
- strukturierte Arbeitsweise
- schnelle Auffassungsgabe
- freundliches und sicheres Auftreten
- besondere Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
- gepflegtes Äußeres

WIR BIETEN IHNEN
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven
- eine moderne, ergonomische Ausstattung der Büro-Arbeitsplätze
- Work-life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle, u. a. eine großzügige Gleitzeitregelung und unterschiedliche Modelle zum mobilen Arbeiten mit entsprechender Ausstattung
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch
- Kita mit U3-Betreuung
- für den Notfall: Eltern-Kind-Büros
- Kinderferienbetreuung u. v. m.
- Umfangreiches, breitgefächertes Weiterbildungsangebot zur Weiterentwicklung der fachlichen und persönlichen Kompetenzen
- vielfältige Angebote und Veranstaltungen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- verbilligtes Firmenticket (Teilnahme am Großkundenabonnement des VRR)
- betriebliche Zusatzversorgung

KONDITIONEN
Die Stelle ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stufenzuordnung erfolgt je nach spezifischer Berufserfahrung.
Die vielfältigen Aufgabenbereiche der Bezirksregierung Düsseldorf bieten für das weitere Berufsleben auch unterschiedliche Verwendungsmöglichkeiten und die Chance zur weiteren beruflichen und persönlichen Entwicklung.

WAS UNS NOCH WICHTIG IST:
Die Bezirksregierung Düsseldorf tritt für ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld ein, das Talente auf Grund ihrer Leistungen schätzt - unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft.
Wir haben deshalb die

Wir verfolgen offensiv das Ziel zur beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Als moderne Landesbehörde setzen wir auf qua