Team Assistant
vor 2 Wochen
**Roles & Responsibilities**:
- Manage all departmental financial project related tracking, reconciliation, reporting and processing in SAP and related tools
- Preparing and generating of purchase requisitions (BANF) in SAP, tracking, process monitoring and updates
- Supporting month-end, quarterly and year-end close financial processes and reporting
- Posting goods receipts/service performances and monitoring of project milestones plus adapting finance planning to actual project status
- Invoices review and processing, dealing with vendors
- Support of preparation and review of cost planning and phasing; Compilation and reporting of accruals in cooperation with the Project Managers
- Administrative contract management incl. creation of RFP's, contribution to vendor selection and administration. Contract management
- Back-up for other team assistants (e.g., during holiday periods)
- Independently managing calendars as well as scheduling and confirming internal and external appointments including ordering catering and booking of meeting rooms
- Support team coordination for e.g., team meetings, external and internal events, etc., - e.g., planning, vendors onboarding, budget compliance and execution of events in collaboration with team members/project managers
- General assistance in office communication, couriers, IT-requests, etc.
- Correspondence with international partners and affiliates
- Supporting new colleagues in settling down (e.g., organizational set-up with access to tools, etc.)
- Ensures compliance with applicable company procedures/processes for all mentioned activities
- Coordination of internal knowledge management, such as content sharing via existing tools and management of internal educational sessions
**Education & Professional Experience**:
- Business Management Education such as certified business expert (kaufmännischer Fachwirt / Industriekaufmann/frau), certified business economist (Betriebswirt), or equivalent.
- Experience of at least 2 years in business management functions in mid-sized companies, authorities or associations; experience in the Pharmaceutical industry, especially Oncology, is a plus
- Experience in operational and financial/accounting processes, administrative/organizational procedures and project management
- Experience to work in cross-functional and cross-cultural teams
- Accountability and ability to work independently
- Analytical and problem-solving mindset with hands-on proactive approach
- Strong communication and interpersonal skills as well as collaborative team player
- Very good English skills (fluent knowledge of the spoken and written word)
- Great attention to detail and focus on flawless execution
- Proactive and capable to manage multiple tasks in parallel and/or under pressure
**Why work with us?**:
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitWEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor für Immobilien. Im Asset - und Fondsmanagement geleitet von der Zielsetzung, ausschließlich nachhaltige Projekte mit positivem Impact umzusetzen - maßgeschneidert entlang der gesamten Wertschöpfungskette einer Immobilie. Wir bei der **PLU Top Assistant** halten das für eine...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDirekte Vermittlung in Festanstellung, Vollzeit, unbefristet Möchten Sie einen Beitrag zu einer nachhaltigen Zielsetzung leisten - dem Impact durch ökonomische und ökologische Performance - und durch Ihr Organisationstalent dem WEALTHCORE Team und Management den Rücken freihalten? WEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor...
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Assistenz Der Geschäftsführung
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDie VTR Service GmbH sucht eine dynamische Personal Assistant, langfristig und auf Augenhöhe. Da der Geschäftsführer mehrere Rollen einnimmt, z.B. als Interim CEO bzw. CRO (Chief Restructuring Officer) für namenhafte Unternehmen, und gleichzeitig Geschäftsführer und strategischer Kopf der VTR ist, profitiert auch seine Assistenz von vielseitigen...
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Assistenz Der Geschäftsführung
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitHybrid, remote mit Reisetätigkeit, Vollzeit, unbefristet JOIN US INTO THE FUTURE! **Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? **Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland Joss Search Vollzeit**Team Assistant (M/F/d)**: **Global Financial Services Firm**: **Munich**: We are working with a global financial services firm to find them a superstar Team Assistant supporting the finance team at their brand new offices in Munich. This role is working alongside two other EAs and giving them support with a wide range of administrative duties and projects...
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Executive Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDirektvermittlung, Vollzeit Unsere Kunden gehören zu den renommiertesten Unternehmen im Bereich Unternehmensberatung, Vermögensverwaltung und Executive Search. Auch innovative Branchen wie Tech-Startups oder IT sind vertreten. PLU HIRE a Top Assistant übernimmt den spezialisierten Such - und Auswahlprozess für Schlüssel-Assistenz-Positionen auf Top...
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Assistant to Managing Partner
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDie DICP baut mit seinem rund 40-köpfigen Team starke Beziehungen sowohl zu ambitionierten Managementteams als auch zu Investoren auf und ist begründet auf einem hochkarätigen und ausgedehnten Netzwerk in der gesamten DACH-Region tätig. Dr. Rüdiger Schmid-Kühnhöfer wünscht sich eine loyale und nachhaltige Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit seiner...
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Assistant to Managing Partner
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitFeste Anstellung, Vollzeit, unbefristet Werde du als rechte Hand des Managing Partners & Co-Founders eine wichtige Schnittstelle in diesem vielseitigen und anspruchsvollen Netzwerk! Die Deutsche Invest Capital Partners GmbH, kurz DICP, ist eine Alternative-Investment-Plattform mit über €4 Mrd. Assets under Management und investiert in Unternehmen, in...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland Joss Search VollzeitTeam AssistantPrivate Equity firmMunich Are you looking for a company with a true sense of self that values the people and is keen to develop you? This is it! My client is an established private equity firm in central Munich that is looking for a Team Assistant/Junior executive assistant to join the current EA/Office Manager in an all-new role supporting the...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland Neatleaf VollzeitAs a Team Assistant at Neatleaf, you are an indispensable pillar of our team by taking on a wide range of administrative and organizational tasks to ensure the smooth operation of daily business. Your responsibilities include handling general administrative tasks such as invoice management, data entry, conducting research, as well as ordering office supplies...
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Executive Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit**Haben Sie Lust auf eine neue Herausforderung, die Folgendes mit sich bringt**: - Sie halten Ihrem Vorgesetzten den Rücken frei und leisten dabei einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg und weiteren Wachstum - Sie lernen interessante Persönlichkeiten kennen und agieren in einem dynamischen Umfeld - Sie entwickeln sich fachlich und persönlich...
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Team Assistant
vor 1 Tag
Munich, Deutschland CELUS VollzeitYour responsibilities We are seeking a dynamic Team Assistant (F/M/D) with previous experience in office administration to be the first point of contact for our Munich office. You will play a crucial role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities and in this way contribute to the efficient running of our business. If you are an organized,...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland Neatleaf VollzeitAs a Team Assistant at Neatleaf, you are an indispensable pillar of our team by taking on a wide range of administrative and organizational tasks to ensure the smooth operation of daily business. Your responsibilities include handling general administrative tasks such as invoice management, data entry, conducting research, as well as ordering office supplies...
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Team Assistant
vor 4 Wochen
Munich, Deutschland Trixter VollzeitLocation München Employment Type Permanent Schedule Full-time Years of experience 1-2 **Your tasks**: - Responsible for doing regular administrative duties in the office. - Welcomes visitors, clients, and new employees. - Answer the phone, take messages, or refer calls to appropriate staff members. - Collect and distribute parcels and other mail. -...
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Team Assistant
vor 1 Tag
Munich, Deutschland CELUS Vollzeit**Your responsibilities**: We are seeking a dynamic **Team Assistant (F/M/D)** with previous experience in office administration to be the first point of contact for our Munich office. You will play a crucial role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities and in this way contribute to the efficient running of our business. If you are an...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland Joss Search Vollzeit**Team Assistant (M/F/d)**: **Investment Firm**: **Munich**: **The company**: My client is a successful new business having been established for a couple of years and currently have 6 people in the team with a view to expand significantly by the end of 2023. They are also moving into a brand new office in the next couple of months in central Munich. The...
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Team Assistant
vor 1 Monat
Munich, Deutschland VoltStorage GmbH VollzeitHi! Ich bin Jakob, einer der drei Gründer von VoltStorage GmbH, einem Münchner Start-Up mit über 70 Mitarbeitenden. 2016 habe ich gemeinsam mit Michael und Felix VoltStorage gegründet. Unsere Vision war und ist es Erneuerbare Energien rund um die Uhr verfügbar zu machen, um eine grüne, nachhaltige und faire Zukunft zu ermöglichen. Als Experte für...
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Team Assistant
vor 4 Wochen
Munich, Deutschland Ebenbuild Vollzeit**Your mission**: We are looking for** **a reliable, independent, team-oriented, supportive and likeable person who will successfully master challenging tasks together with us. Your drive will make a big difference and strengthen the team as a whole by - Efficiently managing personnel and company data, - Preparing and managing employment and other...
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Team Assistant Admin
Vor 2 Tagen
Munich, Deutschland Puresurfcamps GmbH Vollzeit***Unbefristete Festanstellung***Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir ab sofort (M/W/D) "Team-Assistant in der Abteilung Admin"Komm in unser Team & entfalte dein volles Entwicklungspotenzial! Wir arbeiten mit flachen Hierarchien &freuen uns auf deinen Input, deine Liebe zu Zahlen & Genauigkeit & geben dir Raum, dich voll einzubringen.Dein...
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Team Assistant
Vor 6 Tagen
Munich, Deutschland Giesecke+Devrient Vollzeit**When it comes to digital, physical or electronic payments, the whole world trusts Giesecke+Devrient. Now you too can discover your passion for the world of payment systems. Giesecke+Devrient is a globally active high-tech company headquartered in Munich, Germany. As a trusted partner of central banks and the entire currency industry, we increase security...