Executive and Team Assistant

vor 6 Monaten

Ulm, Deutschland NVision Imaging Technologies GmbH Vollzeit

**Company Overview**:
NVision is a quantum biotech startup based in Ulm, Germany, with Tier 1 investors from Silicon Valley, Europe, and Israel. We are just leaving stealth mode, moving from local R&D to global commercialization and expansion.

We offer a dynamic international working environment, with immense room for growth, that encourages personal initiative and open communication.

As an Executive and Team Assistant (m/w/d) at NVision, you will be an integral part of our Business Services Team, contributing to the overall success of our organization by ensuring efficient operations and seamless support for our Senior Managers and, on occasion, the Business Services team.

Tasks
- Manage and maintain the calendars of several Senior Managers, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
- Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries.
- Prepare and edit documents, presentations, and reports as needed.
- Maintain and update customer databases, sales records, and business service-related files.
- Manage expense reports, ensuring accurate and timely submission.
- Provide administrative support to the Business Services Team as needed.
- Collaborate with team members to facilitate efficient workflow and communication.
- Organize and coordinate team meetings, external visits, conferences, and special events.
- Assistance as needed with the company's mail and parcel dispatch operations.
- Support in inventory management of office supplies and consumables.
- Facilitating communication with suppliers, as well as handling sub-tasks within the procurement process.
- Assist in the coordination and execution of special projects and initiatives.

**Requirements**:

- Education in a relevant field. Bachelor's degree in business administration, communications, or a related field preferred.
- Minimum 3 years of professional experience as an Executive or Team Assistant
- Proficiency in using office software, including Google Workspace, Microsoft Office Suite and calendar management tools.
- Excellent written and verbal communication abilities in both German and English languages.
- You have great attention to detail and accuracy, as well as special attention to meeting deadlines.
- You are trustworthy and reliable in handling sensitive, confidential information.
- You have good project management skills and are able to set priorities and manage multiple tasks at the same time.
- Proactive and able to work independently with mínimal supervision.
- Ability to adapt to changing priorities and manage multiple tasks efficiently.

**Benefits**:

- Competitive compensation
- Onsite working with home-office opportunities
- Ample opportunity for personal initiatives, openness to new ideas and room for considerable personal impact
- Impactful product promoting better understanding and treatment of disease
- International team, from over 15 different nationalities
- Enjoyable work atmosphere with an open-door and open communications mentality
- Indefinite employment contract
- 30 vacation days

  • Executive Assistant

    vor 22 Stunden

    Ulm, Deutschland people-s-place GmbH Vollzeit

    Tasks - Working closely with the Management Team to keep them well informed of upcoming commitments and following up appropriately - Managing the calendar for day-to-day meetings, calls, and movements - Arranging travel plans, itineraries, and agendas and compiling documents for related meetings - Facilitating all expense management and providing high-level...

  • Vorstandsreferent:in / Executive Assistant des Finanzvorstands (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Ulm, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    Noerpel-Gruppe – mit einem Jahresumsatz von über 640 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. Als Familienunternehmen mit über hundertjähriger Tradition wissen wir, dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Unsere Erfolgsbasis bilden unsere rund 3.400 Mitarbeitenden, die...

  • Vorstandsreferent:in / Executive Assistant Des

    vor 3 Monaten

    Ulm, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    Noerpel-Gruppe - mit einem Jahresumsatz von über 640 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. Als Familienunternehmen mit über hundertjähriger Tradition wissen wir, dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Unsere Erfolgsbasis bilden unsere rund 3400 Mitarbeitenden, sie...

  • Executive Assistant Am Standort Ulm

    vor 6 Monaten

    Ulm, Deutschland SCHÖNES LEBEN Gruppe B.V. & Co. KG Vollzeit

    Wir suchen Sie am Standort unserer Zentrale in Ulm zum nächstmöglichen Zeitpunkt als **Executive Assistant m/w/d** **Wertschätzung ist für Sie**: - **Sicherheit**: Gemeinsam arbeiten mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag und einer Vergütung, die zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt. Sichern Sie sich zusätzlich unseren Zuschuss zu Ihrer betrieblichen...

  • Leiter Finanzen und IT

    vor 2 Wochen

    Ulm, Baden-Württemberg, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    Vorstandsreferent:in / Executive AssistantWe are looking for an experienced Executive Assistant to join our dynamic team at Noerpel SE. As a key member of the management team, you will play a crucial role in coordinating cross-functional projects and ensuring seamless communication between departments.**Job Responsibilities:**- Coordinate cross-functional...

  • Vorstandsreferent:in / Executive Assistant Des CEO

    vor 7 Monaten

    Ulm, Deutschland Noerpel SE & Co. KG Vollzeit

    Noerpel-Gruppe - mit einem Jahresumsatz von über 600 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. Als Familienunternehmen mit über hundertjähriger Tradition wissen wir, dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Unsere Erfolgsbasis bilden unsere rund 3000 Mitarbeitenden, sie...

  • Team Assistant Eurofighter Radar

    vor 1 Monat

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT Sensors GmbH Full time / Part time: The position can be filled in full or part time. Summary We are looking for a “Team Assistant Eurofighter Radar (f/m/d)” for the “Eurofighter Radar” department at the Ulm site as soon as possible. The Eurofighter combat aircraft is the most complex defense project in Europe. Multinational...

  • Team Assistant in The Radar Systems Engineering Department

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT Sensors GmbH Full time / Part time: The position can be filled in full or part time. Summary We are looking for a “Team Assistant in Radar Systems Engineering (f/m/d)” for the “Radar Systems Engineering” department at the Ulm site as soon as possible. The Radar Systems Engineering department is responsible for the development...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Ulm, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    p> Noerpel-Gruppe – mit einem Jahresumsatz von über 640 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. p> Werden auch Sie Teil unseres starken Teams und steigen Sie ab sofort am Standort Ulm ein als Vorstandsreferent:in / Executive Assistant des Finanzvorstands (m/w/d) Ihre...

  • Vorstandsreferent:in / Executive Assistant des Finanzvorstands (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Ulm, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    Noerpel-Gruppe - mit einem Jahresumsatz von über 640 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. Als Familienunternehmen mit über hundertjähriger Tradition wissen wir, dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Unsere Erfolgsbasis bilden unsere rund 3.400 Mitarbeitenden, die...

  • Area Sales Executive

    vor 7 Monaten

    Ulm, Deutschland Western Union Vollzeit

    **Area Sales Executive (Account Management) - Ulm, Germany & Augsburg, Germany** Does playing a role in business growth sound exciting to you? Would you like to work for a global company in Money Transfer that believes when money moves, better things can happen? Are you interested in joining a globally diverse organization where our unique contributions are...

  • Werkstudent in Executive Assistant to Management

    vor 4 Monaten

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT Sensors GmbH Summary Für unser Management suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n "Werkstudent*in im Bereich HA (w/m/d)" am Standort Ulm. Your Tasks- Einblick in den Arbeitsalltag unseres Unternehmens aus Sicht des Top-Managements- Unterstützung bei der Organisation von Meetings, internen und externen Workshops- Event - und...

  • Noerpel SE | Vorstandsreferent:in

    vor 1 Monat

    ulm, Deutschland Noerpel SE Vollzeit

    Noerpel-Gruppe - mit einem Jahresumsatz von über 640 Millionen Euro sind wir einer der führenden Logistikdienstleister in Süddeutschland und Export-Spitzenreiter in Europa. Als Familienunternehmen mit über hundertjähriger Tradition wissen wir, dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Unsere Erfolgsbasis bilden unsere rund 3.400 Mitarbeitenden, die...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Ulm, Deutschland smapOne AG Vollzeit

    **Wir suchen ab sofort einen Executive Assitant **(w/m/d) zur unbefristeten Festanstellung in Ulm.** Du möchtest daran teilhaben, das nächste große Ding mitzugestalten? Du möchtest Einblicke in den Alltag auf C-Level Ebene gewinnen und bei den Aufgaben tatkräftig unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig! **Was bieten wir?**: - ** New Work...

  • Copy of Inside Sales Executive

    vor 7 Monaten

    Ulm, Deutschland Max ASP GmbH Vollzeit

    **Inside Sales Executive**: Inside Sales Executive for the North American market The current vacancy is for an Inside Sales role for the North American market. The role involves both hunting and farming inside sales campaigns. This means that our client wishes to expand on existing business (farming) and grow new business in new markets (hunting). - Over...

  • Inside Sales Executive

    vor 6 Monaten

    Ulm, Deutschland Max ASP GmbH Vollzeit

    **Lets give you an idea of this Inside Sales Executive Position at Max ASP GmbH**: You are an integral member of our Inside Sales team: 6 people, covering countries in Europe, Middle East & Africa and North America. As an **Inside Sales Executive** (f/m) you are responsible for a range of core sales activities of our client in the **Italian Market**. Your...

  • Administrative & Organisational Assistant (F/m/d)

    vor 23 Stunden

    Ulm, Deutschland Oxford Instruments Plc Vollzeit

    To support our growth, we are looking for a motivated colleague to join our multinational and interdisciplinary sales team in Ulm, Germany. Administrative & Organisational Assistant (f/m/d) **Your Tasks**: You **Your Ta Your Tasks**: Independent and autonomous organisation of the front desk Hospitality of visitors Administrative tasks (e.g. ordering...

  • Executive Assistant CEO

    vor 7 Monaten

    Ulm, Deutschland Wilken Software Group Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: - ** Organisation und Koordination**:Du bist verantwortlich für die präzise Planung von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung sowie die effiziente Koordination des Executive Boards - ** Kommunikation und Social Media**:Als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, auch über berufliche...

  • Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT AG Full time / Part time: The position can be filled in full or part time. Summary We are looking for a trustworthy and experienced assistant for the Head of the Services & Training Division at the Ulm site as soon as possible. The HENSOLDT Services and Training Division plays a key role in ensuring that our customers can operate our...

  • Intern UX Validation and Design

    vor 6 Monaten

    Ulm, Deutschland Cerence Vollzeit

    A Moving Experience. - You will plan and execute user tests for multimodal speech systems - You carry out quantitative & qualitative test result analysis - You document review results, e.g. by creating video summaries or Power Point presentations - Research and analyze related scientific literature - Support the preparation of UX-related workshops and...