Executive Assistant

Seit 1999 nimmt DHL Consulting in einem der internationalsten Unternehmen - der DHL Group - eine zentrale Rolle ein. Wir unterstützen sämtliche Geschäftseinheiten und globalen Funktionen der DHL Group mit Managementconsulting Services und arbeiten dabei eng mit dem Top-Management des Konzerns zusammen. Unsere Mitarbeitenden sind unser wichtigster Erfolgsfaktor. Unser Team setzt auf Vielfalt, Zusammenarbeit und herausragende Leistung, um unser Kundenversprechen in die Tat umzusetzen. Über 140 Berater:innen arbeiten in unseren drei Büros in Deutschland, Singapur und den USA an spannenden internationalen Projekten. Unsere Projekte decken eine große Bandbreite an Beratungsthemen ab, angefangen von Strategie und Finanzen über IT und HR bis hin zu operativen und weiteren Funktionen. Im Head Office von DHL Consulting in Bonn sind rund 110 Kolleg:innen aus 30 verschiedenen Ländern tätig.

Dein Team:

Du liebst es, zu organisieren, für einen ordentlichen und reibungslosen Ablauf zu sorgen und anderen den Rücken freizuhalten? Dann bist Du bei uns genau richtig. Als Mitglied des A-Teams hast Du immer alle Fäden in der Hand: ob es die Koordination des Onboarding- und Offboarding-Prozesses für alle Mitarbeitenden, das Bestell- und Trainingsmanagement oder die Organisation von Meetings, Events und Projekten ist. Kurzum: Du trägst maßgeblich dazu bei, dass alle organisatorischen und administrativen Abläufe bei uns laufen und bist zudem maßgeblich für das Office-Management verantwortlich.

Sichere unseren gemeinsamen Erfolg und mach mit uns den Unterschied: als Executive Assistant and Office Manager (m/w/d).

Die Position ist in Bonn angesiedelt und sollte möglichst in Vollzeit (40 Stunden/Woche) besetzt werden.

• Selbständige Durchführung von Aufgaben im Bereich Verwaltung und Organisation (z.B. Terminmanagement, Verwaltung des Alumni-Verzeichnisses, Aktualisierung der internen Wissensplattform, Wartung von Büroausstattung)
• Organisation und Koordination von alltäglichen Büroangelegenheiten
• Koordination des Onboarding- und Offboarding-Prozesses für alle Mitarbeitenden in Bonn (z.B. Organisation von IT-Ausstattung, Zugriffsrechten und anderen administrativen Prozessen)
• Verwaltung aller Softwarelizenzen einschließlich Benutzeranfragen
• Bestell- und Trainingsmanagement
• Koordination von Meetings, Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen, vor Ort in Bonn und international
• Planung und Koordination von Terminen der Partner sowie Reisemanagement
• Entwicklung von Ideen, z.B. zur weiteren Automatisierung von administrativen Prozessen (z. B. Verteilerlisten, Self-Service-Tools)

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• 3+ Jahre Erfahrung im Assistenzbereich oder in einer ähnlichen Rolle in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Freude und Affinität zu Datenmanagement
• Fortgeschrittene Kenntnisse und Erfahrung in MS Office (Excel und PowerPoint)
• Sympathischer Teamplayer:in mit Engagement, proaktivem Mindset und Lust an täglich neuen Herausforderungen
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise, z. B. Prioritäten setzen
• Sehr gute Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

• Bei DHL Consulting fördern wir ein angenehmes und inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich alle Mitarbeitenden wohlfühlen und sie selbst sein können. Wir legen großen Wert auf eine positive und angenehme Atmosphäre, die Zusammenarbeit und Teamwork fördert.
• Wir wissen, wie wertvoll unterschiedliche Ideen und Einblicke sind. Wir ermutigen unser Team zu kritischem Denken und dazu, Bestehendes zu hinterfragen und innovative Lösungen einzubringen, die messbar positive Auswirkungen auf das Geschäft unserer Kunden haben.
• Wir bieten ein unterstützendes Umfeld, das unsere Mitarbeitenden dazu ermutigt, Risiken einzugehen, neue Ideen auszuloten und aus ihren Erfahrungen zu lernen. Wir setzen auf kontinuierliches Lernen und persönliche Entwicklung und bieten unseren Mitarbeitenden verschiedene Möglichkeiten, um ihr Wachstum und ihre Karriereentwicklung voranzutreiben.
• Das Wachstum und die Entwicklung unserer Mitarbeitenden haben für uns höchste Priorität. Durch umfassende Schulungsprogramme, Workshops und E-Learning-Ressourcen geben wir unseren Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge und Kenntnisse an die Hand, um ihre beruflichen Kompetenzen und ihr Fachwissen auszubauen.
• Wir bieten ein flexibles Arbeitsplatzmodell, das Arbeit im Büro und im Homeoffice kombiniert. Mitarbeitende können so von den Vorteilen beider Umgebungen, einer besseren Work-Life-Balance und einer größeren Flexibilität profitieren.
• Unsere Büroräume sind modern und bieten ein komfortables Arbeitsumfeld. Uns liegt daran, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die Kreativität, Produktivität und Kooperation fördert.
• Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket, das verschiedene Leistungen umfasst, um das Wohlbefinden und die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden zu gewährleisten.
• Wir wissen, wie wichtig eine bequeme Anfahrt zur Arbeit ist. Je nach Wunsch bieten wir Optionen wie ein Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel, einen Parkplatz gegen eine monatliche Gebühr oder auch Fahrradleasing.
• Als Teil der DHL Group haben alle Beschäftigten von DHL Consulting Zugang zu Arbeitgeberleistungen wie einer betrieblichen Altersversorgung und der Kinderbetreuung in unternehmenseigenen Kindertagesstätten zur Unterstützung berufstätiger Eltern.
• Unser Angebot an wöchentlichen Aktivitäten, das auch Sportarten wie Fußball und Volleyball sowie Fitnesskurse wie Pilates umfasst, bietet allen Mitarbeitenden die Möglichkeit, von der Arbeit abzuschalten, aktiv zu bleiben und den Kontakt zu Kolleg:innen zu pflegen.

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