Executive Assistant

vor 3 Wochen

Berlin, Berlin, Deutschland KAYA Vollzeit
ABOUT US

KAYA is an environmental organisation started in 2023 by purpose-driven professionals with different cultural backgrounds and with several years of experience in nature conservation, clean energy, rural development, real estate, and e-commerce. KAYA's vision is to mitigate climate change by working with nature. In doing so, it also aspires to support the impacted communities and societies in accessing new livelihoods and becoming more resilient. KAYA's mission is to develop multi-year landscape-scale conservation and restoration projects in terrestrial ecosystems. It will bring the developed projects upon maturity to the market for payments for their ecosystem services.

YOUR MISSION

The Executive Coordinator will be responsible for providing administrative support to the CEO and in certain cases the team. You will provide advice, recommendations, and support in daily operations. The Executive Coordinator will work in close cooperation with leadership, staff, clients, vendors, and other business relations. You will manage diverse tasks, analyse situations, evaluate alternatives, and implement solutions to improve effectiveness in organisational processes.

As Office Manager with a love for bringing people together, you are tasked to create a welcoming environment for everyone coming to our workspace. You are the point of information and are trusted to point in the right direction for every inquiry or request. This role will require the ability to work in a busy environment while attending to details, and to juggle different tasks with a hands-on attitude.

YOUR RESPONSIBILITIES

Executive Coordinator:
  • Support CEO with general executive tasks.
  • Manage CEO appointments and the executive schedule including creation of presentations, meeting agendas and meeting minutes.
  • Manage and review the flow of information, collaboration processes and communication between all departments and where necessary subsidiaries.
  • Support overall travel arrangements.
  • Own organisational meetings like our Bi-Weekly, i.e., build agenda and ensure readiness of departments & presentations.
Office Manager:
  • Management and upkeep of the workspace.
  • Design and implement office policies by establishing guidelines and procedures.
  • Manage and report office administration budget and ensure timely payment of all office related expenses – all in close cooperation with our finance department.
  • Management of the complete office inventory.
  • Manage contract and price negotiations and liaise with office vendors and service providers such as facility managers, cleaning company, insurance agencies.
  • Handle insurances and security issues related to the company operations such as office insurances, data security and workspace security.
  • Implement and administer a data management system, both physical and digital, to ensure easy access and retrieval of documents.
  • Assist with onboarding new employees by providing all necessary equipment and familiarising them with our office space and policies.
  • Support with organising and managing organisational events.
YOUR PROFILE
  • 2-3 years related experience with the possibility to see examples of work done.
  • Experience coordinating administrative processes and providing support to executive management.
  • Strong written and verbal communication skills in English, German and/or Portuguese is a plus.
  • Advanced Microsoft Office skills and experience creating engaging presentations.
  • Experience managing budgets and a basic understanding of corporate finance.
  • Rational and strategic thinking with problem-solving capabilities.
  • Ability to complete complex tasks quickly with little to no guidance.
  • Ability to deal with a variety of stakeholders.
WHAT WE OFFER
  • Offer of a job with purpose.
  • Opportunity to work for the planet and people.
  • Opportunity to learn about climate change mitigation and adaptation from first-hand experience.
  • Global exposure through international colleagues and intercontinental work.
  • Possibility to become part of an organisation in its developmental phase.
  • Chance to experience life in Berlin.
Please send us your latest CV (in English please) along with a summary on why you would like to work at KAYA. Potential start date is as early as or later. Please note, that along the interviewing process we may wish to contact former employers for reference of your work. In case of any questions to aid your application process, please write to Sandra Wulff at

We at KAYA stand for equal opportunities and recruit based on capability and performance. We welcome everyone - who shares our passion and cares about contributing to our vision - to hand in your application.

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive AssistantBerlin, Germany | Full time | Hybrid – Office & RemoteROLE:As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. Provide administrative assistance Manage high confidential matters Assist with filmset management / project managementREQUIREMENTS for this PositionExcellent organizational...

  • Assistant to Managing Director

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Flix Vollzeit

    Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann werde Teil unserer Vision als Assistant to Managing Director (m/w/d) für FlixTrain. Unser modernes Büro ist zentral in Berlin Friedrichshain gelegen. Deine Aufgaben - Du kannst...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland promiseQ Vollzeit

    Über promiseQpromiseQ, ein Pionier in der Video-Intelligenz und im Bedrohungsmanagement, sucht eine zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Rolle unterstützen Sie direkt die beiden Gründer (CEO und CTO) und tragen wesentlich zur Effizienz unserer Führungsprozesse bei.Ihre RolleAls Assistenz der Geschäftsführung sind Sie die zentrale...

  • Management Assistenz

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Flix Vollzeit

    Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann werde Teil unserer Vision als Management Assistenz(m/w/d) für FlixTrain. Unser modernes Büro ist zentral in Berlin Friedrichshain gelegen. Deine Aufgaben - Du kannst etwas...

  • Teamassistenz (m/w/d)

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Flix Vollzeit

    Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann werde Teil unserer Vision als Teamassistenz (m/w/d) für FlixTrain. Unser modernes Büro ist zentral in Berlin Friedrichshain gelegen. Deine Aufgaben - Du kannst etwas...

  • Founders Associate für KI Startup(m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland voize GmbH Vollzeit

    EinleitungRevolutioniere bei voize die Pflege mit unserer künstlichen Intelligenz (KI) für Dokumentation und starte bei uns als Founders Associate durchMit unserer App können Pflegekräfte die tägliche Dokumentation einfach am Smartphone einsprechen und unsere KI erstellt automatisch die richtigen Einträge. voize entlastet bereits hunderte...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!)Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Top Remote Talent Vollzeit

    **_This position requires work in the office, Washington DC_**_._** **Responsibilities**: - Managing a C-level Executive’s calendar, scheduling appointments, meetings, and events; - Coordinating travel arrangements, including booking flights, hotels, and rental cars, and creating detailed itineraries; - Performing administrative tasks, such as drafting...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Kathrin Wood Office Solutions GmbH Vollzeit

    EXECUTIVE ASSISTANT IN GLOBALER PERSONALBERATUNGAufbau einer neuen NiederlassungUnser Klient ist ein führendes Unternehmen im Bereich Executive Search, der Führungsberatung und Kulturgestaltung von Unternehmen auf der ganzen Welt in den Bereichen Talent und Führung. Als Pionier der Branche bietet das Unternehmen seit 1953 erstklassige Dienstleistungen an...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive Assistant 📍 Berlin, Germany | 🕐 Full time | Hybrid – Office & Remote 👤 ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland GROPYUS Technologies GmbH Vollzeit

    **About the Role** We're looking for a highly motivated **Executive Assistant **in Austria or Germany to work with our Executive Board (CEO, CTO, CAO and CFO). You team up with our Executive Assistant to ensure our Executive Board works efficiently. Your tasks include: - Calendar management - Meetings (external meetings, Executive and Supervisory Board...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Dance Masterclass Vollzeit

    Location: Berlin, Germany Type of Work: Mostly remote (in Berlin), full time. Dance Masterclass is an online streaming platform dedicated to the art of dance - the “Netflix” of the dance world. We provide curated classes & programs for dancers and dance teachers. Driven by our passion, we are committed to creating classes that offer the best learning...

  • Executive Assistant Des Gründers Und Der

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit

    **Über uns**: Burgermeister ist eine etablierte und schnell wachsende Fast-Food-Kette, die 2006 von einem leidenschaftlichen Team von Gründern ins Leben gerufen wurde. Wir sind darauf fokussiert, köstliche, qualitativ hochwertige Burger anzubieten und unsere Kunden mit außergewöhnlichem Kundenservice zu begeistern. Unser Streben nach Exzellenz hat uns...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland az GmbH Personalkonzepte Vollzeit

    **Über unseren Mandanten**: Als Personalberatung suchen wir Sie als **Executive Assistant (m/w/d) mit** **Projektmanagement-Aufgaben** in direkter und unbefristeter Festanstellung bei unserem Mandanten, einem weltweit tätigen und renommierten Beratungsunternehmen in Berlin-Mitte. Dort arbeiten Sie mit einem der Top-Berater*innen im Team und übernehmen...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland sennder Vollzeit

    sennder is Europe’s leading digital freight forwarder. In a traditional industry, we are moving fast to digitize and automate all road logistics processes. We are a growing team looking for an Executive Assistant for the Co-founders to help us on our journey to revolutionize road freight logistics. You would join our Office of the CEO in the Berlin...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland sennder Vollzeit

    sennder is Europe’s leading digital freight forwarder. In a traditional industry, we are moving fast to digitize and automate all road logistics processes. We are a growing team looking for an Executive Assistant for the Co-founders to help us on our journey to revolutionize road freight logistics. You would join our Office of the CEO in the Berlin...

  • Executive Assistant, Mechatronics

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland Amazon Development Center Germany GmbH - C92 Vollzeit

    High school or equivalent diploma - 2+ years of experience providing support to senior leadership or 1+ years Amazon experience - Experience with Executive Level Calendar Management - Experience with Microsoft Outlook, Excel, and Word The Worldwide Amazon Stores organization is looking for an Executive Assistant who wants to work in a fast-paced, exciting,...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland u-institut GmbH & Co.KG Vollzeit

    **Im u-institut suchen wir eine*n Executive Assistant für unsere Geschäftsführer*innen Sylvia Hustedt und Christoph Backes.** (Vollzeit, Berlin, ab sofort) **Wir suchen dich** Wir bemühen uns, ein diskriminierungssensibler, inklusiver Raum zu sein und ein diverseres Team zu werden. Dafür arbeiten wir seit 2020 in einem kontinuierlichen, extern...

  • Executive / Team Assistant - Berlin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Evmos Vollzeit

    Unsere Mission ist es, die Grundlage für die Zukunft zu legen: Wir entwickeln und liefern die notwendigen Werkzeuge, um Cross-Chain-Anwendungen zu ermöglichen und Entwickler von den heutigen "siloed blockchains" zu befreien. Mit unserem Engagement wollen wir eine Welt schaffen, in der Millionen von Web3-Nutzern einfach regulären Nutzern gleichgestellt...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland DANCE MASTERCLASS | DMC Education GmbH Vollzeit

    _**--> Application ONLY accepted through the LINK (copy & paste)**:_ **LOCATION**: Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote **ROLE: As the Executive Assistant**, you will be the operational backbone of daily operations of _Dance Masterclass._ - Provide administrative assistance - Manage high confidential matters - Assist with filmset...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland Steinbeis University – Schools of Next Practices GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant (m/w/d)** Die Steinbeis University sucht am Standort Berlin **ab sofort** einen verantwortungsbewussten und sympathischen **Executive Assistant (m/w/d)** in Vollzeit (40h/Woche). Als rechte Hand der Geschäftsleitung unterstützt Du diese gezielt und effizient bei **operativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben**, wie...

  • Executive Assistant Des Gründers Und Der

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit

    Burgermeister ist eine etablierte und schnell wachsende Fast-Food-Kette, die 2006 von einem leidenschaftlichen Team von Gründern ins Leben gerufen wurde. Wir sind darauf fokussiert, köstliche, qualitativ hochwertige Burger anzubieten und unsere Kunden mit außergewöhnlichem Kundenservice zu begeistern. Unser Streben nach Exzellenz hat uns eine treue...

  • Junior Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland AVIV Group Vollzeit

    Job Description Tasks We are looking for a highly talented Junior Executive Assistant to support and manage our executive team in Berlin. We are looking for someone who thrives in a fast-paced environment. Serve as the primary point of contact with external stakeholders, including clients, partners, and vendors Expense management Arranging and...