Executive Assistant

vor 3 Wochen

Berlin, Deutschland Kathrin Wood Office Solutions GmbH Vollzeit

EXECUTIVE ASSISTANT IN GLOBALER PERSONALBERATUNG

Aufbau einer neuen Niederlassung


Unser Klient ist ein führendes Unternehmen im Bereich Executive Search, der Führungsberatung und Kulturgestaltung von Unternehmen auf der ganzen Welt in den Bereichen Talent und Führung. Als Pionier der Branche bietet das Unternehmen seit 1953 erstklassige Dienstleistungen an und hat durch seine Beziehungen zu Unternehmen in aller Welt starke Führungsteams aufgebaut.


Im Mai 2024 wird eine neue Niederlassung in Berlin eröffnet und mit ihr ein Gründungsteam von Berater, Researcher und zukünftiger Executive Assistant etabliert. Wir suchen eine engagierte Unterstützung, die mit Freude und Pioniergeist das neue Büro mit aufbaut, einen neuen und erfahrenen Berater bei der Mandatsbetreuung unterstützt und die administrativen und organisatorischen Prozesse steuert.


BENEFITS


  • Room for growth - fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
  • You make a difference Als Assistenz der ersten Stunde spielst du hier eine maßgebliche Rolle, der Respekt und Wertschätzung entgegengebracht wird.
  • Ein Job am Puls der Zeit, der Dir Einblicke in Wirtschaft und Management-Strukturen bietet.
  • Ein diverses und inklusives Umfeld mit offenen Türen, ein wertschätzender Manager und eine Aufgabe mit Gestaltungsspielraum.
  • Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur.
  • Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes Büro im Herzen der City und flexible Home-Office-Möglichkeiten.


AUFGABENSCHWERPUNKTE


  • Du unterstützt als Executive Assistant deinen Berater in einer 1:1 Betreuungssituation und bist damit eingebunden und verantwortlich für die organisatorische und administrative Betreuung parallel laufender Suchmandate, zu deren Erfolg Du maßgeblich beiträgst.
  • Du bist eine verlässliche Schnittstelle zu den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, Research, Klient:innen und Kolleg:innen und Berater:innen der verschiedenen Suchmandate.
  • Du übernimmst die Korrespondenz mit Klient:innen und Kandidat:innen in deutscher und englischer Sprache.
  • Dokumente zur Projektdokumentation bereitest Du vor, überarbeitest sie in Absprache mit deinem Berater und finalisierst sie vor dem Versand.
  • Komplexe Reise- und Terminplanungen (inkl. Abrechnung) koordinierst Du sowohl für deinen Berater, als auch für Klient:innen und Kandidat:innen.
  • Du bist verantwortlich für die Dokumentation der laufenden Projekte in der firmeneigenen Datenbank.
  • Durch die enge Zusammenarbeit mit deinem Berater und den Research entwickelst Du Kompetenz und Branchenkenntnisse in konkreten Industrien und Organisationsstrukturen.
  • Intern kannst Du Dich einbringen in verschiedene organisatorische Bereiche von Event Management über Best Practice Sharing bis hin zu Business Development Aktivitäten.


PROFIL


  • Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein Studium sowie mehrere Jahre relevante Erfahrungen in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene in einem dynamischen und internationalen Umfeld geben Dir eine Grundsicherheit.
  • Du bist ein Profi in der Kommunikation mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht. Dich zeichnen interkulturelle Kommunikationsfähigkeit, verhandlungssicheres Deutsch und Englisch und ein hohes Maß an Flexibilität aus.
  • Du vereinst gleichermaßen die Liebe zum Detail und den Blick fürs große Ganze, bist offen, Neues zu lernen und das Gelernte mit anderen zu teilen.
  • Du hast die Fähigkeit, bei umfangreichem Arbeitspensum zügig, strukturiert, selbstständig und flexibel Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden.
  • Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Klient:innen und Kandidat:innen, Loyalität und Diskretion sind für Dich eine Selbstverständlichkeit.
  • Du hast ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizierst gewandt und stilsicher in deutscher und englischer Sprache.
  • Neben einem sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket bringst Du Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools mit.


WISSENSWERT


Assistenz Plus - dieser Job erfordert Schnelligkeit, Flexibilität, Erfahrung, Genauigkeit und eine Portion Pioniergeist. Das ist ganz schön viel auf einmal und macht gleichzeitig unglaublich viel Spaß Ein Job für all diejenigen, die Abwechslung lieben, organisations- und kommunikationsstark sind, unternehmerisch denken und schon immer hinter die Kulissen der Personalvermittlung auf oberster Führungsebene werfen wollten.

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!)Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive AssistantBerlin, Germany | Full time | Hybrid – Office & RemoteROLE:As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. Provide administrative assistance Manage high confidential matters Assist with filmset management / project managementREQUIREMENTS for this PositionExcellent organizational...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Top Remote Talent Vollzeit

    **_This position requires work in the office, Washington DC_**_._** **Responsibilities**: - Managing a C-level Executive’s calendar, scheduling appointments, meetings, and events; - Coordinating travel arrangements, including booking flights, hotels, and rental cars, and creating detailed itineraries; - Performing administrative tasks, such as drafting...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive Assistant 📍 Berlin, Germany | 🕐 Full time | Hybrid – Office & Remote 👤 ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland GROPYUS Technologies GmbH Vollzeit

    **About the Role** We're looking for a highly motivated **Executive Assistant **in Austria or Germany to work with our Executive Board (CEO, CTO, CAO and CFO). You team up with our Executive Assistant to ensure our Executive Board works efficiently. Your tasks include: - Calendar management - Meetings (external meetings, Executive and Supervisory Board...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Dance Masterclass Vollzeit

    Location: Berlin, Germany Type of Work: Mostly remote (in Berlin), full time. Dance Masterclass is an online streaming platform dedicated to the art of dance - the “Netflix” of the dance world. We provide curated classes & programs for dancers and dance teachers. Driven by our passion, we are committed to creating classes that offer the best learning...

  • Executive Assistant Des Gründers Und Der

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit

    **Über uns**: Burgermeister ist eine etablierte und schnell wachsende Fast-Food-Kette, die 2006 von einem leidenschaftlichen Team von Gründern ins Leben gerufen wurde. Wir sind darauf fokussiert, köstliche, qualitativ hochwertige Burger anzubieten und unsere Kunden mit außergewöhnlichem Kundenservice zu begeistern. Unser Streben nach Exzellenz hat uns...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland az GmbH Personalkonzepte Vollzeit

    **Über unseren Mandanten**: Als Personalberatung suchen wir Sie als **Executive Assistant (m/w/d) mit** **Projektmanagement-Aufgaben** in direkter und unbefristeter Festanstellung bei unserem Mandanten, einem weltweit tätigen und renommierten Beratungsunternehmen in Berlin-Mitte. Dort arbeiten Sie mit einem der Top-Berater*innen im Team und übernehmen...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Deutschland sennder Vollzeit

    sennder is Europe’s leading digital freight forwarder. In a traditional industry, we are moving fast to digitize and automate all road logistics processes. We are a growing team looking for an Executive Assistant for the Co-founders to help us on our journey to revolutionize road freight logistics. You would join our Office of the CEO in the Berlin...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland sennder Vollzeit

    sennder is Europe’s leading digital freight forwarder. In a traditional industry, we are moving fast to digitize and automate all road logistics processes. We are a growing team looking for an Executive Assistant for the Co-founders to help us on our journey to revolutionize road freight logistics. You would join our Office of the CEO in the Berlin...

  • Executive Assistant, Mechatronics

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland Amazon Development Center Germany GmbH - C92 Vollzeit

    High school or equivalent diploma - 2+ years of experience providing support to senior leadership or 1+ years Amazon experience - Experience with Executive Level Calendar Management - Experience with Microsoft Outlook, Excel, and Word The Worldwide Amazon Stores organization is looking for an Executive Assistant who wants to work in a fast-paced, exciting,...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland u-institut GmbH & Co.KG Vollzeit

    **Im u-institut suchen wir eine*n Executive Assistant für unsere Geschäftsführer*innen Sylvia Hustedt und Christoph Backes.** (Vollzeit, Berlin, ab sofort) **Wir suchen dich** Wir bemühen uns, ein diskriminierungssensibler, inklusiver Raum zu sein und ein diverseres Team zu werden. Dafür arbeiten wir seit 2020 in einem kontinuierlichen, extern...

  • Executive / Team Assistant - Berlin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Evmos Vollzeit

    Unsere Mission ist es, die Grundlage für die Zukunft zu legen: Wir entwickeln und liefern die notwendigen Werkzeuge, um Cross-Chain-Anwendungen zu ermöglichen und Entwickler von den heutigen "siloed blockchains" zu befreien. Mit unserem Engagement wollen wir eine Welt schaffen, in der Millionen von Web3-Nutzern einfach regulären Nutzern gleichgestellt...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland DANCE MASTERCLASS | DMC Education GmbH Vollzeit

    _**--> Application ONLY accepted through the LINK (copy & paste)**:_ **LOCATION**: Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote **ROLE: As the Executive Assistant**, you will be the operational backbone of daily operations of _Dance Masterclass._ - Provide administrative assistance - Manage high confidential matters - Assist with filmset...

  • Executive Assistant Des Gründers Und Der

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit

    Burgermeister ist eine etablierte und schnell wachsende Fast-Food-Kette, die 2006 von einem leidenschaftlichen Team von Gründern ins Leben gerufen wurde. Wir sind darauf fokussiert, köstliche, qualitativ hochwertige Burger anzubieten und unsere Kunden mit außergewöhnlichem Kundenservice zu begeistern. Unser Streben nach Exzellenz hat uns eine treue...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Steinbeis University – Schools of Next Practices GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant (m/w/d)** Die Steinbeis University sucht am Standort Berlin **ab sofort** einen verantwortungsbewussten und sympathischen **Executive Assistant (m/w/d)** in Vollzeit (40h/Woche). Als rechte Hand der Geschäftsleitung unterstützt Du diese gezielt und effizient bei **operativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben**, wie...

  • Junior Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland AVIV Group Vollzeit

    Job Description Tasks We are looking for a highly talented Junior Executive Assistant to support and manage our executive team in Berlin. We are looking for someone who thrives in a fast-paced environment. Serve as the primary point of contact with external stakeholders, including clients, partners, and vendors Expense management Arranging and...