Executive Board Assistant

vor 1 Monat

Hamburg, Deutschland collect AI Vollzeit

**Job description**:
We are seeking a highly skilled and organized individual to join our team as an **Executive Board Assistant (all genders)** for our SaaS (Software-as-a-Service) software company. As the Executive Board Assistant, you will provide comprehensive administrative and operational support to the executive board members. Your role will be pivotal in ensuring the smooth functioning of the board and facilitating effective decision-making processes.

**Your tasks**:
1. Administrative Support:

- Manage the executive board members' calendars, schedule appointments, and coordinate meetings.
- Prepare and distribute agendas, meeting materials, and presentations for board meetings.
- Take accurate meeting minutes and maintain records of board discussions and decisions.
- Organize travel arrangements and accommodations for board members as required.
- Handle incoming communications, prioritize messages, and respond to inquiries on behalf of the board.

2. Board Meeting Coordination:

- Coordinate and arrange logistics for board meetings, including venue selection, catering, and audio-visual setup.
- Liaise with internal stakeholders to gather reports, presentations, and other relevant materials for board meetings.
- Ensure board meeting materials are distributed in a timely manner and maintain confidentiality of sensitive information.

3. Communication and Relationship Management:

- Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders seeking to communicate with the executive board members.
- Manage and maintain strong professional relationships with board members, executives, and key stakeholders.
- Collaborate with other departments to facilitate cross-functional communication and alignment with board initiatives.

4. Project Coordination:

- Assist the executive board members in managing strategic initiatives and special projects.
- Conduct research, prepare reports, and gather information to support decision-making processes.
- Monitor project timelines and deliverables, ensuring that key milestones are met.

5. Document Management:

- Maintain a comprehensive and up-to-date repository of board-related documents, including bylaws, policies, and governance materials.
- Ensure timely distribution of board materials and maintain version control for updates and revisions.

**Your qualification and experience**:

- Bachelor's degree in business administration, management, or a related field is preferred.
- Proven experience (3-5 years) as an executive assistant or board liaison in a fast-paced corporate environment.
- Excellent organizational skills with a keen eye for detail and the ability to prioritize multiple tasks effectively.
- Exceptional verbal and written communication skills, including the ability to draft professional correspondence and meeting minutes.
- Proficiency in using productivity tools such as Microsoft Office Suite, Google Workspace, and project management software.
- Strong interpersonal skills with the ability to interact confidently and professionally with senior executives and board members.
- Discretion and ability to handle sensitive and confidential information with utmost integrity.
- Demonstrated ability to work independently, exercise good judgment, and take initiative when needed.
- Flexibility to adapt to changing priorities and work under tight deadlines.

**Does that sound just like you?**:
As an Executive Board Assistant at our SaaS software company, you will play a crucial role in supporting the executive board members and ensuring the efficient operation of the board. If you are a highly organized, detail-oriented professional with excellent communication and administrative skills, we encourage you to apply.
Join our dynamic team and contribute to the success of our SaaS software company

**About us**:
We are a Hamburg-based FinTech company that empowers enterprise customers with a software platform for digitising end-customer invoices and dunning processes.

Based on artificial intelligence, we combine digital communication channels with a variety of payment methods. Our mission is to use smart technology to make the previously analogue payment processes for customers and companies intelligent and convenient.

With our comprehensive software-as-a-service (SaaS) solution, we optimise the customer journey of customers of banks, e-commerce and mobility companies, energy providers, insurers and telecommunications providers, among others, with industry-specific, innovative features.

CollectAI was founded in 2016 in the innovation incubator of Otto Group Digital Solutions. Today, we are part of Aareal Bank AG, one of the leading international providers of smart financing solutions, banking and software products as well as digital services in the real estate sector.

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Hamburg, Deutschland Boston Consulting Group Vollzeit

    **WHAT YOU'LL DO**: You solve problems before anyone even knows they exist! As a dynamic, motivated Executive Assistant, you'll support our MDPs and Directors largely independently. You'll organize and take charge of Partners' appointments while effectively and proactively prioritizing on their behalf in relevant situations. You'll identify the right...

  • Executive Assistant to The Managing Board

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Nordmann, Rassmann GmbH Vollzeit

    Vollzeit- Standort: - Nordmann, Rassmann GmbH- Kajen 220459 Hamburg- DeutschlandNordmann ist mit über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eines der führenden internationalen Unternehmen in der Chemiedistribution. Menschlichkeit, Offenheit und eine respekt - und vertrauensvolle Zusammenarbeit sind gelebte Werte unserer Unternehmenskultur. Zur...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Deutschland Joss Search Vollzeit

    Executive Assistant - 50% remote work!!International Consultancy firmHamburg, GermanyTHE FIRMMy client is an international consultancy firm with offices globally. They are seeking an Executive Assistant to join their busy office in Hamburg. This is a permanent role and work experience in an international professional services or Technology firm is extremely...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Hamburg, Deutschland Northrop Grumman Sperry Marine Vollzeit

    **Role Overview**: *** Sperry Marine specialise in safe, efficient and reliable Navigation Solutions for the commercial and international defence maritime industry. Our success is built on numerous strengths, including technical expertise, global reach, dedicated employees, our approach to sustainability and drive to innovate. Our ambitious growth plans...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Galaxus Vollzeit

    **Executive Assistant**: - Hamburg - 20% - 40% - Management - Deutsch Die Digitec Galaxus AG ist der grösste Onlinehändler der Schweiz. Auf unseren Plattformen digitec.ch (Konsumelektronik) und galaxus.ch (“fast alles für fast jede*n”) kaufen ca. zwei Drittel aller Schweizer Haushalte regelmässig ein. Seit 2018 sind wir auch in Deutschland mit...

  • Executive Assistant für die Geschäftsführung

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland TWEED | Stylogy GmbH Vollzeit

    TWEED | Stylogy GmbH sucht eine/n engagierte/n und motivierte/n Executive Assistant für die Geschäftsführung. Wenn Du eine Leidenschaft für klassische Herrenmode hast und in einem dynamischen Team arbeiten möchtest, könnte diese Position ideal für Dich sein.AufgabenbereichIn der Rolle als Executive Assistant wirst Du eine zentrale Funktion in unserem...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Hamburg, Deutschland KRÜSS GmbH Vollzeit

    KRÜSS ist Weltmarktführer im Bereich Ober­flächen­analytik. Das 1796 gegründete Familien­unter­nehmen ent­wickelt und ver­treibt inno­vative High­tech-Lösungen zum Messen von Ober­flächen­spannung. Mit Haupt­sitz in Ham­burg und Nieder­las­sungen in den USA, China, Groß­britannien und Frank­reich sowie einem global agie­renden...

  • Executive Assistant für die Geschäftsführung

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Unternehmen: DIS AGPosition: Executive Assistant für die GeschäftsführungStellenbeschreibung:Wir suchen einen engagierten Executive Assistant (m/w/d), der eine gewissenhafte und loyale Arbeitsweise mitbringt. In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung und tragen zur effizienten Organisation des Unternehmens bei. Ein offenes Miteinander und...

  • Executive Assistant für die Geschäftsführung

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Unternehmen: DIS AGPosition: Executive Assistant für die GeschäftsführungStellenbeschreibung: Wenn Sie eine sorgfältige Arbeitsweise, Loyalität und Engagement mitbringen, sind Sie hier genau richtig. Wir suchen einen Executive Assistant für die Geschäftsführung (m/w/d) für einen unserer renommierten Kunden. Der Fokus liegt auf Solidarität, offener...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Mission Bildungschance Vollzeit

    **Mission Bildungschance: Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) gesucht!** Du bringst Erfahrung im Empfang und in der Betreuung verschiedenster Kunden mit und suchst eine neue berufliche Herausforderung? Dann bist du bei uns genau richtig! **Deine Aufgaben**: Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in...

  • Executive Assistant CEO

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland PNE AG Vollzeit

    Du willst etwas Sinnvolles für die Zukunft machen? Das tun wir jeden Tag. Als erfolgreiches, internationales und börsennotiertes Unternehmen im SDAX und TecDAX haben wir eine klare Vision: Klima und Umwelt schützen und die Energiewende verantwortungsvoll mitgestalten. Bei uns erwartet dich ein ebenso sicherer wie spannender Job im Bereich der erneuerbaren...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Fude + Serrahn Milchprodukte GmbH & Co Vollzeit

    Fude + Serrahn Milchprodukte GmbH & Co ist ein dynamisches und zukunftsorientiertes Unternehmen, das international im Bereich der Milchverarbeitung tätig ist. Unsere Produktionsstätten sind auf die Herstellung einer Vielzahl von Milchprodukten spezialisiert, darunter Käse, Butter, Joghurt, Ayran, Milchpulver und H-Milch, die sowohl für die Industrie als...

  • Executive Assistant Teamleader

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Mabanaft GmbH & Co. KG Vollzeit

    Fuelling tomorrow - das ist unsere Mission. Die Mobilität der Zukunft braucht innovative Lösungen. Die Energiewelt der Zukunft braucht Möglichmacherinnen und Möglichmacher. Die Zukunft der Energiewelt braucht: dich. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten! Für unser Officemanagement - Team in der Hamburger HafenCity suchen wir...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Careerteam Vollzeit

    Wir sind CTG Consulting: Unser Fokus als Personalberatungs-Gruppe liegt auf der Direktvermittlung von Fach - und Führungskräften in der digitalen Welt. Wir sind 2011 durch einen Hamburger Company Builder entstanden - eine Gründungsgeschichte, die noch heute unsere Unternehmens-DNA prägt: Wir sind stolz auf unsere kooperative Kultur, lernende Organisation...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland suena Vollzeit

    Are you enthusiastic about running the wheels to ensure the processes are smooth? Do you feel like taking care of the details is your cup of tea? Do you want to contribute to the development of effective software solutions to the energy transition? Join us at suena as **Executive** Assistant (F/M/X) in our Hamburg office (hybrid mode)** and support us in...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Lionstep Vollzeit

    Für unseren Kunden **Gossler, Gobert & Wolters** suchen wir per sofort**:Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d) **. **Job-Zusammenfassung** Du bist bereit für den nächsten Karriereschritt in einem großen Unternehmen der Versicherungswelt? Dir sind eine wertschätzende Unternehmenskultur wichtig, in der Du und Deine individuellen Stärken...

  • Executive Assistant to Management

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland HBC GmbH Vollzeit

    Join our team and actively shape the future with us asExecutive Assistant to Management (m/f/d)in full-time at our headquarters.About Us:We are a dynamically growing corporate group that has emerged from the merger of owner-managed insurance brokers and currently employs around 250 staff nationwide. Together, we develop innovative solutions for our business...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland Radisson Hotel Group Vollzeit

    Do you like keeping up appearances? Can you keep up the pace and run our show? As the standard bearer are you passionate about having pillows plumped to perfection, mirrors gleaming and the team sparkling? Can you keep up the pace and run our show? Then why not come and join us at the Radisson Hotel Group to Make Every Moment Matter! where our guests can...

  • Executive Assistant der Geschäftsführung

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Asklepios Klinik Altona Vollzeit

    Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) Asklepios Klinik Altona Hamburg Vollzeit ASKLEPIOS Als einer der führenden privaten Klinikbetreiber in Deutschland sehen wir uns als Partner unserer Patient:innen und Mitarbeitenden. Wir verbinden, was zusammengehört: Nähe und Innovation, Teamarbeit und Wertschätzung, Menschen und Fortschritt. ...

  • Finance Assistant

    vor 3 Monaten

    Hamburg, Deutschland HOLT EXECUTIVE Vollzeit

    Hamburg, Germany - Competitive - Permanent - V-32695 Holt Executive has partnered with a leading satellite & radio provider, offering secure global voice & data services. They also provide integrated IT & engineering solutions across maritime, enterprise, defence & government sectors. Our client is seeking a detail-orientated **Finance Assistant** to join...