Executive Assistant

vor 6 Monaten

Karlsruhe, Deutschland Recruitment Room Vollzeit

**Company mission**:
As an innovator, we have been combining established standards with new technology trends in our cloud, hardware and VM solutions for over 18 years. We see it as our task to help companies of all sizes to work together and make their communication as simple as possible.

**Core Values**:

- Working together is at the center of what we do
- We value respectful interaction at eye level
- Hierarchical thinking = out of place
- Everyone is on a first-name basis - including the management

**Requirements**:
Business fluent internal and external communication and organizational skills

Ability to work under pressure and a high degree of flexibility with regard to working hours and tasks

Understanding of key business figures

Experience in dealing with preparatory accounting (travel expenses, checking invoices, preliminary account assignment, etc.)

Hands-on mentality and methodological competence

Independent, structured and responsible way of working

Service-orientated and confident appearance with good manners, loyalty and trustworthiness

Completed studies in business or communication science

Sound knowledge of German and a good command of English (written and spoken)

**Tasks & Responsibilities**:
Supporting the management in all administrative, operational and strategic tasks

Planning and coordination of appointments and (virtual) meetings including agenda and, if necessary, taking minutes

Preparation and follow-up of meetings and follow-up of resolutions

Operational tasks such as correspondence, project controlling, travel management and travel expense accounting

Creation and preparation of reports and presentations in German and English

Regular research and preparation of analyses/reports/presentations

Obtaining offers and preparing decision papers (e.g. rental agreements, consultancy agreements, service contracts, etc....)

Internal and external correspondence for the management (by telephone and in writing) and management of service providers

Participation in strategic projects

**Core Benefits**:
1) Health initiatives and pension plans.

2) Up to 2 weeks of work from the EU abroad annually.

3) Corporate benefits program with various discounts.

4) Free company parking.

5) Personal development opportunities

6) Regular company events

7) Startup Vibe

**Hiring Process**:
1) Video interview with HR, possibly also directly with the specialist department: Get to know the company personally and present the company to pick up applicants

2) Second interview (costs are covered): In-house with familiarisation day (also for remote positions) (3-6 hours depending on the position): You get to know the team and the office.

3) Offer/ Decision

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland STP Group Vollzeit

    Du bist eine proaktive und aufgeschlossene Persönlichkeit mit einer Leidenschaft für Organisation und strukturiertes Arbeiten? Du behältst stets den Überblick und jonglierst mühelos mehrere Aufgaben gleichzeitig? Du möchtest Dein Organisationstalent als Executive Assistant (w/m/d) in einem innovativen Umfeld einsetzen? **Dann bewirb Dich...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland estos GmbH Vollzeit

    Wen suchen wir? Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll - oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland PTV Planung Transport Verkehr Vollzeit

    **Executive Assistant (M/F/d)**: **About PTV Logistics**: **Your responsibilities**: - You serve as the primary point of contact and right hand to the CEO, providing high-level administrative, managerial and strategic support. - You manage the CEO's meetings, and coordinate appointments, ensuring effective time management and prioritization of tasks. - You...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland INERATEC GmbH Vollzeit

    **Kurzbeschreibung**: Bringe dein Organisationstalent und deine Kommunikationsfähigkeit ein und trage dazu bei, dass alle Rädchen ineinandergreifen. sort: 190#HR# **Deine Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung beim Tagesgeschäft - Übernahme der Terminvereinbarung und -verfolgung, sowie die Organisation und Koordination von Besprechungen...

  • Executive Management Assistant

    vor 4 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Interfer Edelstahl Handelsges. mbH Vollzeit

    14.03.2024 **Karrierelevel**:Fachkraft **Abteilung**:Geschäftsführung **Beschäftigungsverhältnis**:Vollzeit Um unseren ambitionierten Weg weiterhin erfolgreich zu beschreiten, suchen wir eine engagierte und zukunftsorientierte Persönlichkeit als **Executive Management Assistant (a)** der Geschäftsführung in Vollzeit in unserem Head Office in...

  • Executive Assistant/ Assistenz Der

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland stp.one Vollzeit

    **Kurzbeschreibung**: Du bist eine proaktive und aufgeschlossene Persönlichkeit mit einer Leidenschaft für Organisation und strukturiertes Arbeiten? Du behältst stets den Überblick und jonglierst mühelos mehrere Aufgaben gleichzeitig? Du möchtest dein Organisationstalent als Assistenz unseres CTOs und COOs in einem innovativen Umfeld einsetzen? **Dann...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Starface GmbH Vollzeit

    Wen suchen wir? Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll- oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Starface GmbH Vollzeit

    Wen suchen wir? Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll- oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen...

  • Management Assistant

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland INTERFER Edelstahl Handelsgesellschaft Vollzeit

    **Über das Unternehmen** Als Europas größter Importeur an Stabstahl liegt unser Augenmerk seit über 35 Jahren auf der Zufriedenheit unserer Kunden, Qualität und dem stetigen Wunsch auf Fortschritt. Bei INTERFER erwartet dich mehr als ein spannendes Arbeitsumfeld in der Stahlbranche. Fachliches Knowhow, ergebnisorientiertes Arbeiten und ein offenes...

  • Versicherungsmakler/kaufmann Für Die

    vor 6 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland WBD Immo GmbH Vollzeit

    **Kleiner Fisch oder großer Hai?** **Du entscheidest dich für letzteres.** Wer Arbeit mit Menschen mag, wird dieses Tätigkeitsfeld lieben. Hier bekommst du die Gelegenheit, täglich mit bestehenden und neuen Kunden in Kontakt zu treten, diese zu qualifizieren und individuell zu beraten. Das bedeutet für dich, dass du dich auf ein abwechslungsreiches und...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland IONOS SE Vollzeit

    Aufgabenbereich Strategische und operative Unterstützung des Vorstands in allen Belangen und präsentationen, auswertungen und statistiken auf Managementebene. Enge Zusammenarbeit sowie proaktive Unterstützung des Vorstands und anderen unternehmensbereichen zur Umsetzung von Ideen und maßnahmen und koordination und Optimierung von abläufen zur...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland BRIGHT Consulting GmbH Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: **Für unseren Kunden in der Automobilbranche suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).** Verstärke unser Team und übernehme im Kundenprojekt folgende Aufgaben: - Du unterstützt bei unserem Kunden die Geschäftsführung in administrativen und operativen Themen - Du hilfst Strukturen und Prozesse aufzubauen und erkennst...