Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Hamburg, Deutschland Wärtsilä Vollzeit

**Administrative Assistant**:
Wärtsilä is a world leader in marine technology and leading the industry's transformation towards a decarbonised and sustainable future. With the world’s widest portfolio and service network, we - Wärtsilians - deliver efficient, safe and sustainable integrated products and solutions to enhance the business of our customers. The opportunities presented through digitalisation and new technologies are offering a new era of shipping. Did you know that shipping is the world’s most efficient mode of transportation and that approximately 90% of world trade is carried by sea?

We want to change the course towards an interconnected and cleaner maritime future and are constantly on the lookout for future-oriented talent to join our team and to work towards enabling sustainable societies through innovation in technology and services - together. Are you ready to jump onboard?

We are looking for an experienced and support-oriented full-time

**Administrative Assistant (m/w/d)**

for the reception, switchboard, and office support to join our Office Support team as soon as possible.

The preferred location for the position is in Hamburg, Germany.

**What you will be doing**

In this role, you serve as a first point of contact for both internal & external stakeholders. You are responsible for fostering a welcoming environment and providing efficient support to local employees and the Entity Support Manager, also in collaboration with the Facility Management team, both of which are part of the Entity Support team. The support includes a range of ad-hoc and regular organisational and administrative tasks related to the entity. In this position you are reporting to the Entity Support Manager.

**As Administrative Assistant your work will focus on these responsibilities**:

- Visitor and Access Management: You will provide professional visitor reception with smooth check-in and check-out.
- Switchboard Operation: You will operate the telephone switchboard, ensuring all calls are answered and directed appropriately.
- General Office Support: You will handle external and internal inquiries and provide general office support and basic technical support with a variety of ad-hoc and assigned tasks.
- Event organisation: You will assist in organising and conducting events, trainings and meetings.
- Supply Management: You will take the necessary actions to procure, distribute, and manage office supplies, office equipment, and promotional materials.
- Credit Card Management: You will be the local Administrator managing the Corporate credit cards for local employees.
- Document Creation and Management: You will create, maintain and organise correspondence and written documents, spreadsheets, and presentations and records.
- Special Projects: You will handle additional appropriate tasks and special projects as capacity allows.

**Mandatory requirements for this role are**:

- Accomplished commercial education or equivalent
- Experience in office administration in an international environment
- Fluent very good skills in German and good skills in English, both written and spoken
- Basic technical understanding
- Driven to create a great stakeholder relation through producing high quality work
- Excellent interpersonal and communication skills
- Excellent administrative skills
- Organisation, time management and coordination
- Absolute discretion and confidentiality
- Service minded and customer oriented
- Demonstrate passion with can-do mentality

**Why you and us?**

We at Wärtsilä believe in empowerment, ownership and taking responsibility of our work. We support each other’s growth and co-creation is the true basis of our innovation. We have courage to see opportunities and take initiative.

We are authentic and honest, and we strongly believe in that by being your own true self you can accomplish so much more. We don’t always get it right the first time, and if mistakes are made, we make sure to learn and grow from them. We want everyone to voice their opinions freely. That is why we have built an environment that empowers you and everyone around you, and where you can feel safe and cared for. Are you eager to be part of this ambition?

We have an amazing team and we are excited about our work and the impact it has on building sustainable societies. We are looking to find a colleague with this shared passion for smart technologies and a sustainable future.

**Contact & next steps**

Welcome to join us in shaping the decarbonisation of marine and energy

At Wärtsilä we value, respect and embrace all our differences, and are committed to diversity, inclusion and equal employment opportunities; everyone can be their true self and succeed based on their job-relevant merits and abilities.

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland American Bureau of Shipping (ABS) Vollzeit

    Administrative Assistant duties and responsibilities include providing administrative support to ensure the efficient operation of the office. Supports managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication. Administrative assistants are responsible for confidential and time-sensitive material. Familiar with a variety of...

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Deutschland Flagship Management Vollzeit

    **Administrative Assistant** Our client is a leading global maritime services company and they are looking for an administrative assistant for a fixed-term contract until May 2026. The position is an immediate start so would suit someone who is currently available. **What You Will Do**: - Utilizes various systems for tasks such as accounts receivable...

  • Administrative Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Deutschland Derichebourg Multiservices Vollzeit

    **Détail du poste** **The Administrative Assistant will be offering support to Ylipson by Derichebourg GmbH Project Leaders on all administrative tasks and processing outgoing and ingoing communication**: - Support Airbus IT topics - Partner Activity Leader: Process AVD Problems - Lean PLM Deployment: new Airbus Tools - Administration - Planning of...

  • Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Deutschland SICON Hospitality GmbH Vollzeit

    NICE TO CATCH YOU! Wir, die SICON Hospitality, sehen uns mehr als nur Dein Arbeitgeber. Wir sind ein Teil Deiner Lebens-Journey: Arbeiten, wofür Dein Herz schlägt! Du bringst nicht nur Arbeitszeit, sondern Lebenszeit mit. Bei uns zählt der Mensch mit seinen Fähigkeiten. Bei uns zählt Corporate Happiness: Glückliche Mitarbeiter machen glückliche...

  • Student Assistant Office Management

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland JvM NEXT ALSTER Vollzeit

    Jung von Matt sucht deutschsprachige:n Student Assistant Office Management (m/w/d). Als ideale:r JvM-Student Assistant Office Management (m/w/d) unterstützt du die Agentur mit Weitblick, Organisationstalent und hast Spaß an administrativen Aufgaben. Zudem bringst du Koordinationsstärke und eine gute Kommunikationskompetenz mit. Außerdem bist du fit in...

  • Administrative Assistant Marine

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland COLUMBIA Cruise Services Ltd. Vollzeit

    COLUMBIA Cruise Services GmbH & Co. KG (CCS), affiliated to the COLUMBIA Group, is a Hamburg-based company founded in 2014. The Cypriot predecessor, the “COLUMBIA Cruise Group” looks back on a history of 30 years within the maritime leisure industry. Due to our continuous fleet expansion, we are looking for the right individual to strengthen and...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Galaxus Vollzeit

    **Executive Assistant**: - Hamburg - 20% - 40% - Management - Deutsch Die Digitec Galaxus AG ist der grösste Onlinehändler der Schweiz. Auf unseren Plattformen digitec.ch (Konsumelektronik) und galaxus.ch (“fast alles für fast jede*n”) kaufen ca. zwei Drittel aller Schweizer Haushalte regelmässig ein. Seit 2018 sind wir auch in Deutschland mit...

  • Team Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Dock 22 GmbH Vollzeit

    **Team Assistant (gn)** Standort: Hamburg Anstellungsart(en): Vollzeit Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche **Dock 22 - Smart Engineering** Als Ingenieurdienstleister stehen wir für erstklassige Lösungen in Engineeringprojekten - in allen technischen Branchen und auf allen Prozessebenen. Bundesweit bringen wir Menschen und Unternehmen zusammen. **Nutzen...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland Helm Vollzeit

    **Location**: Hamburg**Geschäftsbereich**: Service Units**Beschäftigungsart**: unbefristet**Ansprechperson für diese Position**: Sabrina Kracke- Entdecken Sie HELM als besonderes Familienunternehmen und als attraktiven Arbeitgeber. Unser Ziel ist es, durch ständigen Austausch und Vernetzung im globalen Teamwork unseren Kunden zukunftsorientierte...

  • Team Assistant

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland Joss Search Vollzeit

    **Team Assistant**: **Hamburg**: **Global Investment Firm**: **THE ROLE & FIRM**: A fantastic opportunity to work for one of the leading international investment firms with an incredibly strong reputation. They are currently recruiting for a dedicated and service-oriented Team Assistant who will be supporting a team of 1-4 Investment Professionals. Your role...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Mission Bildungschance Vollzeit

    **Mission Bildungschance: Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) gesucht!** Du bringst Erfahrung im Empfang und in der Betreuung verschiedenster Kunden mit und suchst eine neue berufliche Herausforderung? Dann bist du bei uns genau richtig! **Deine Aufgaben**: Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Mabanaft GmbH & Co. KG Vollzeit

    Fuelling tomorrow - das ist unsere Vision. Die Mobilität der Zukunft braucht innovative Lösungen. Die Mobilität der Zukunft braucht Möglichmacher. Die Zukunft der Mobilität braucht: dich. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten! Für unser Office Management in unserer Unternehmenszentrale in der Hamburger HafenCity suchen wir...

  • Vessel Registration

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Deutschland IRI International Registries GmbH Vollzeit

    Wir von IRI International Registries GmbH sind stolz darauf, seit 1948 administrative und technische Unterstützung für das Maritime- und Corporate-Register der Republik der Marshallinseln zu bieten. Als weltweit erfahrenster privater Anbieter von Schiffs- und Firmenregistern betreiben wir 28 Büros in wichtigen Schifffahrts- und Finanzzentren auf der...

  • Excecutive Assistant Coo

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland JeGa Consulting GmbH Vollzeit

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Kunden in Hamburg eine **Excecutive Assistant (m/w/d) to the COO**: **IHR PROFIL**: - Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder mit Koordinationsaufgaben - Einwandfreie...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Heinemann Vollzeit

    For Hamburg Headquarters we are recruiting an**Executive Assistant (M/F/d)** Your new job includes - You will support Inken Callsen in her role as Chief Commercial Officer (CCO) with responsibility for Purchasing, Global Supply Chain and Commercial Effectiveness. You will be a key contact for the business units as well as internal and external interfaces....

  • Senior Management Assistant CEO

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland JeGa Consulting GmbH Vollzeit

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Kunden in Hamburg eine **Senior Management Assistant (m/w/d) to the CEO**: **IHR PROFIL**: - Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder mit Koordinationsaufgaben - Einwandfreie...

  • Procurement Secretary/assistant

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland SimpleXX GmbH Vollzeit

    Starten Sie als Procurement Secretary/Assistant mit uns in eine gemeinsame und erfolgreiche Zukunft. Als jahrzehntelanger Spezialist und Personallieferant für die Luft - und Raumfahrt Branche sowie in Partnerschaft mit AIRBUS Aerostructures sucht die SimpleXX GmbH für den Standort Finkenwerder einen Procurement Secretary/Assistant zum nächsten möglichen...

  • Student Assistant Marketing

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland Universal McCann Vollzeit

    **Wir sind UM!** **Student Assistant Marketing - Fokus Digital Consulting & Planning (all gender)** Festanstellung, Vollzeit, Standort Hamburg **Unsere Mission** Unsere Mitarbeitenden nutzen jeden Tag, um für unsere Kunden kreative Medialösungen zu entwickeln, die Marken den entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dabei hilft uns die Neugierde...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland webconia GmbH Vollzeit

    Stell Dir vor Du arbeitest in einem Büro im Herzen von Hamburg. Der Blick aus dem Büro bietet Dir die Aussicht auf den Gänsemarkt und das bunte Treiben unten. Du bist ein Teil der webconia Familie, die aus lebensfrohen, gut gelaunten und hilfsbereiten Menschen besteht, die sich freuen mit Dir zusammen etwas zu erreichen. Du arbeitest zusammen mit Deiner...

  • Procurement Secretary/assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland STRATO Personal GmbH Vollzeit

    For our renowned customer Airbus Aerostructures we are looking for a "Procurement Secretary/Assistant (d/f/m)" (M/F/d) in temporary employment as soon as possible. **Your tasks**: - Manage agenda and mail: prioritizing, collecting information for decision making for the manager and administrative tasks for manager/team - Organize/plan meetings and align...