Office Manager

vor 7 Monaten

Berlin, Deutschland Optimizely Vollzeit

At Optimizely, we're on a mission to help people unlock their digital potential. We do that by reinventing how marketing and product teams work to create and optimize digital experiences across all channels. With Optimizely One, our industry-first operating system for marketers, we offer teams flexibility and choice to build their stack their way with our fully SaaS, fully decoupled, and highly composable solution.
We are proud to help more than 10,000 businesses, including H&M, PayPal, Zoom, and Toyota, enrich their customer lifetime value, increase revenue and grow their brands. Our innovation and excellence have earned us numerous recognitions as a leader by industry analysts such as Gartner, Forrester, and IDC, reinforcing our role as a trailblazer in MarTech. 

At our core, we believe work is about more than just numbers -- it's about the people. Our culture is dynamic and constantly evolving, shaped by every employee, their actions and their stories. With over 1500 Optimizers spread across 12 global locations, our diverse team embodies the "One Optimizely" spirit, emphasizing collaboration and continuous improvement, while fostering a culture where every voice is heard and valued. 

Join us and become part of a company that's empowering people to unlock their digital potential 

Introduction

As the Office Manager for our Berlin workspace, you'll be the go-to person for keeping things running smoothly. Reporting to Real Estate & Workplace Operations, you'll play a pivotal role in ensuring the seamless operation of our office, provide top-notch administrative support, and contribute to the success of our vibrant team.

Your role covers various tasks like making sure guests feel welcome, managing office operations (including snacks), and organizing internal and external events. You'll also handle basic tech support. This job needs strong organizational skills, teamwork, and transparency, giving you exposure to all levels of our organization.

Looking for someone with senior skills, confident in negotiations, extremely reliable, available Mon-Fri, able to make quick decisions, and independently reach conclusions in research. If you thrive in a fast-paced environment and want to contribute to improving the employee experience at Optimizely, we'd love to have you on our team

Location and Working Hours:

This is a full-time on-site position (Mon-Fri, 09:00 - 18:00 CET) and our office location is: Wallstraße 59, 10179 Berlin, Germany.

Job Responsibilities

As the Office Manager you will:  

Welcome visitors warmly, embodying the friendly face of Optimizely Ensure daily office cleanliness and organization, including tech in conference rooms Be the go-to person for all workplace matters Take the lead on Employee Health and Safety, participating in Emergency Action Planning Liaise with building management, superintendents, and security Manage office and kitchen supplies, including ordering and stocking Coordinate office maintenance tasks, update the REWO OPEX Portfolio, and handle shipping & receiving Assist with event coordination and maintain physical security access badges Provide basic IT support, including password resets, hardware troubleshooting, and video conferencing assistance

Knowledge and Experience

Preferably, you have experience in office management and basic tech skills Fluent in German (C1) and at least proficient in English (B1) We seek individuals who are organized, customer-focused, reliable, and self-motivated Ability to work independently and as part of a team with a professional and mature approach Comfortable setting up and optimizing workflows, embracing technology, and eager to learn Strong organizational and communication skills with attention to detail Exceptional interpersonal skills: confidence in negotiations, positive attitude, friendly, and professional Quick and confident in decision-making under stress, responsible with good time management Passionate about learning new skills and taking on challenges

Competencies

Delivering High Quality WorkPrioritizing and Organizing WorkServing CustomersTesting and TroubleshootingCommunicating EffectivelyDisplaying Technical ExpertiseDisplaying Confidence and ComposureManaging ResourcesTroubleshooting: network, service outage, web apps, logsUsing Computers and Technology

Optimizely is committed to a diverse and inclusive workplace. Optimizely is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, national origin, gender, gender identity, sexual orientation, protected veteran status, disability, age, or other legally protected status. 

  • Office Manager

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    Berlin, Deutschland HV Capital Manager GmbH Vollzeit

    Als Office Manager bist du das Herzstück unsers Büros in Berlin. Du bringst deinen organisatorischen Spirit ins Team und sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag für deine Kollegen:innen reibungslos abläuft. Egal, ob es um Termin- und Reiseplanung, Eventorganisation oder den Empfang von Gästen geht – du behältst stets den Überblick und bringst eine...

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    Berlin, Deutschland Randstad Deutschland Vollzeit

    Das sollten Sie sich mal genauer ansehen: Im Auftrag unseres Kunden suchen wir einen motivierten Office Manager am Standort Berlin. Könnte passen, sagen Sie? Dann schnell bewerben! Und wir meinen „schnell” – einfach nur mit Namen, E-Mail-Adresse und Lebenslauf. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen und besprechen alles Weitere. Wir schließen niemanden...

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    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Talon.One GmbH Vollzeit

    ABOUT THE ROLE: As the Office Manager at Talon.One, you'll be responsible for keeping things running smoothly in our Berlin office. This role reports to the Workplace and Community Manager and ensures a seamless office experience and operations in our office. You will have a key role in making guests, employees and candidates feel welcome in the office. You...

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    vor 2 Wochen

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    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Dall'Armi GmbH & Co. KG Vollzeit

    Bist du bereit, unser kleines, aber leidenschaftliches Team bei Dall'Armi GmbH & Co. KG in Berlin zu unterstützen? Wir sind ein dynamisches Unternehmen mit einer großen Liebe für Kaffee. Als Office Manager spielst du eine entscheidende Rolle bei der Organisation unseres Büros und der Unterstützung unseres Teams, das sich auf die Kunst der Wartung und...

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    vor 3 Monaten

    Berlin, Deutschland Lufthansa Innovation Hub GmbH Vollzeit

    Job summary Job summary: As our Office Manager, you will oversee all areas of office administration, ensuring an engaging and productive work environment. Reporting to the Director of People and Organization and based in our beautiful Berlin office, your role includes welcoming guests, managing office logistics (including supplies and snacks), and...

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    vor 3 Monaten

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