Executive Assistant

Stellenbeschreibung

Als Executive Assistant & Office Services Manager für die DACH-Region sind Sie die treibende Kraft hinter einem reibungslosen Büroalltag in Düsseldorf. Ihre Aufgaben gehen weit über die Koordination hinaus – Sie organisieren interne und externe Meetings, Workshops und Kongresse, einschließlich der Kommunikation mit unseren geschätzten Health Care Professionals (HCPs).

Sie arbeiten eng mit dem General Manager zusammen und verwalten Terminkalender und Reisepläne mit Präzision. Diese Position erfordert jemanden, der gerne selbstständig arbeitet, mit verschiedenen Interessengruppen umgehen kann und die Energie eines schnelllebigen Umfelds genießt.

Wenn Sie anpassungsfähig sind, sich von wechselnden Prioritäten nicht aus der Ruhe bringen lassen und bereit sind, ein hohes Arbeitspensum souverän zu bewältigen, dann sind Sie genau der/die Richtige für uns. Möchten Sie mehr erfahren? Dann lesen Sie weiter im nächsten Abschnitt

Wir suchen eine positive, sympathische und aufgeschlossene Persönlichkeit für unser Team in Düsseldorf.

Ihre Aufgaben

• Vertragsmanagement: Verantwortung für Büromietverträge, Vereinbarungen mit medizinischen Fachkräften (HCP) sowie weitere geschäftskritische Verträge.
• Fuhrparkmanagement: Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs und einer kosteneffizienten Verwaltung des Firmenwagen-Pools.
• Trainingskoordination: Organisation und Unterstützung von Schulungen für externe Kunden in enger Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams.
• Event- und Workshop-Management: Planung, Durchführung und Betreuung interner Workshops, Schulungen und lokaler Veranstaltungen sowie Unterstützung bei der Logistik für Kongresse.
• Assistenz der Geschäftsleitung: Agendaplanung, Reisekoordination und organisatorische Unterstützung.
• Compliance-Verantwortung: Übernahme der Rolle des Compliance-Beauftragten für die deutsche Niederlassung in enger Abstimmung mit europäischen Kollegen.
• Kommunikationsschnittstelle: Hauptansprechpartner für die Interaktion mit medizinischen Fachkräften.
• Office Management: Leitung der Rezeption und Verwaltungstätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs.
• Arbeitsumfeld: Gewährleistung einer professionellen und repräsentativen Büroumgebung.
• Projektarbeit: Steuerung von Sonderprojekten und Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Bedarf.

Ihre Qualifikation

• Nachweisbare Expertise: Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Technikaffin: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Teams, Outlook) für reibungslose Abläufe.
• Kommunikationsstark: Hervorragende schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ausgezeichnete zwischenmenschliche Kompetenzen.
• Organisationstalent: Geübtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu meistern, ohne den Überblick zu verlieren.
• Detailorientiert: Hohe Genauigkeit und Präzision bei allem, was Sie tun.
• Sprachkompetenz: Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Vertrauenswürdig: Integrität und Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
• Branchenerfahrung: Kenntnisse in Healthcare, Pharma oder Life Sciences sind ein Pluspunkt.
• Führungspotenzial: Erste Erfahrung in der Mitarbeiterführung ist wünschenswert.
• Innovativ und lösungsorientiert: Offen für neue Ideen und bereit, sich weiterzuentwickeln.
• Reisebereitschaft: Gelegentliche Dienstreisen zu internen Meetings.

Ihnen gefällt diese vielfältige Aufgabe in einem internationalen Umfeld? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Art der Stelle: Vollzeit

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Erfolgsbeteiligung
• Firmenevents
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Kostenlose Massagen
• Mitarbeiter-Rabatt
• Zusätzliche Urlaubstage

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 40227 Düsseldorf