Geschäftsstelle Und Büroleitung Im Referat Ii A

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 130.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.

**Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie**
ist dafür verantwortlich, dass alle Berlinerinnen und Berliner gute Bildungsmöglichkeiten haben - von der frühkindlichen Bildung in der Kita bis zu einem guten Schulabschluss für eine Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium. Sie schafft den Rahmen, dass sich junge Menschen und Familien in dieser Stadt wohlfühlen können und gewährleistet Förderung und Unterstützung in allen Lebenslagen. Insgesamt sind rund 50.000 Beschäftigte an den Berliner Schulen tätig. Hiervon sind in den Fachabteilungen des ministeriellen Teils der Senatsverwaltung rund 2 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für grundsätzliche und operative Aufgaben zuständig.

Zur Verstärkung ihres Teams sucht das Referat II A der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ab sofort eine Dienstkraft für das Aufgabengebiet
**Geschäftsstelle und Büroleitung im Referat II A (m/w/d)**
**Kennziffer 46/24**:
**unbefristet,**
**Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: A 9S / E 9a als Amtsinspektor/in bzw. Tarifbeschäftigte/r**
**Besetzbar in Teilzeit, Vollzeit.**
**Bei Vollzeitbeschäftigung beträgt die Wochenarbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).***:
**Ihr Arbeitsgebiet umfasst**:
**Geschäftsstelle „Verhandlungen des Landes Berlin mit den Spitzenverbänden der freien Wohlfahrtpflege über Rahmenvereinbarungen zur Leistungserbringung und Finanzierung von Leistungen von Trägern der freien Jugendhilfe (Schulrahmenvereinbarung, freie Schulrahmenvereinbarung, RV SchulPfleHi, RV BuT, RV Sprachförderung)“**
- Schnittstelle und Ansprechperson für interne sowie externe Ansprechpersonen
- Verwaltungsaufgaben im Kontext der Rahmenvereinbarungsverhandlungen (wie z.B. Terminplanung, E-Mail-Überwachung und Priorisierung, etc.)
- Erstellung von Positionspapieren im Auftrag der Referatsleitung
- Vor
- und Nachbereitung der Rahmenvereinbarungsverhandlungen
- Protokollführung in den Rahmenvereinbarungsverhandlungen und Abstimmung des Protokolls mit der Senatsverwaltung für Finanzen
- Erstellung von Rahmenvereinbarungsunterlagen für die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege und die Senatsverwaltung für Finanzen
- Steuerung der Kommunikation mit den Spitzenverbänden der freien Wohlfahrtspflege und der Senatsverwaltung für Finanzen

**Mittelbewirtschaftung für II A**
- Mittelüberwachung und Aufbereitung von Statistiken zu Ausgaben und Einnahmen im Rahmen der Haushaltswirtschaft
- Aufbereitung von Übersichten und Entscheidungsvorlagen im Rahmen der Haushaltsbewirtschaftung des Referats II A
- eigenständige Bearbeitung von Zahlungsvorgängen, insbesondere SOLL-IST Controlling einschließlich Aktenführung von Rechnungen und Zuwendungsbescheiden
- Koordination der im Rahmen der Haushaltswirtschaft im Referat erforderlichen Zahlungsströme

**Verwaltungsaufgaben im Bereich II A**
- Vor
- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen für die Referatsleitung
- Erstellen von Verfügungen sowie deren Aktenführung
- Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs der Referatsleitung und des Referats sowie des internen Postaustauschs, führen des Postbuches
- Terminvereinbarungen und Terminkoordination für die Referatsleitung
- Erledigung des Schriftverkehrs und der Korrespondenz im Namen der Referatsleitung nach Stichwörtern als entscheidungsreife Vorlage, insbesondere von schriftlichen Vorlagen, Positionspapieren und Erstellung und Ausfertigung von Texten und Briefen
- Erstellen von Statistiken und Präsentationen
- Ad-hoc Aufgaben zur Unterstützung der Referatsleitung bei büroorganisatorischen tagesaktuellen Aufgaben

**Büroleitung für das Referat II A**
- Statistische Erfassung von Abwesenheiten im System IPV (wie Urlaub, Krankheit usw.) sowie der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden des Referats II A
- Pflege des Beschäftigtenverzeichnisses für das Referat II A in FAMOS
- büroorganisatorische Aufgaben wie das Zusammenführen von Aufträgen und Informationen für das Referat II A

**Sie bringen mit**:

- **Für Beamtinnen und Beamte**: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes.
- **Für Tarifbeschäftigte**: abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildung (wie z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Steuer-, Sozialversicherungs
- oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Verwaltungslehrgang I) oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen durch eine mindestens 3-jährige Tätigkeit im Bereich Büro