Executive Assistant

**Wir sind **

als Teil der SCHWARZER Unternehmensgruppe auf Immobilien spezialisiert und betreuen sowohl eigene als auch fremde Immobilienbestände. Als mittelständisches Familienunternehmen mit ca. 4.000 Einheiten und mehr als 25 Mitarbeitern legen wir Wert auf Qualität in der Ausführung unserer Leistungen sowie auf einen wertschätzenden und offenen Umgang mit unseren Mitarbeitern und Kunden. Unsere Mitarbeiter sind uns wichtig Unser Ziel ist die langfristige hochwertige Weiterentwicklung unserer Immobilien und unserer Verwaltungsgesellschaft.

Als **Executive Assistant (m/w/d) bei der SCHWARZER Unternehmensgruppe** arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung und Ihren Kolleginnen im Bereich der Assistenz der Geschäftsführung zusammen. Sie setzen die richtigen Prioritäten und behalten stets den Überblick über die anfallenden Aufgaben, die Sie, auch wenn es einmal heiß hergeht, zuverlässig abarbeiten.

**Ihre Aufgaben **
- Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei und unterstützen diese in allen organisatorischen und administrativen Belangen,
- Sie übernehmen die Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen,
- Sie organisieren und strukturieren Büroabläufe,
- Sie führen vertrauliche geschäftliche Korrespondenz mit Rechtsanwälten, Behörden, Steuerberatern, Firmen,
- Sie führen Recherchen und Analysen zur Vorbereitung von Entscheidungen durch,
- Sie führen und vertreten den Empfangsbereich,
- Sie organisieren Firmenevents,
- Sie übernehmen die persönliche Assistenz für den Unternehmer Nicolai Schwarzer, z. B. Termine, Reisen, Stiftung, Steuerformulare Ausland, Fahrer,
- Sie arbeiten eng mit dem Bereich HR zusammen und übernehmen dafür die Vertretung,
- Sie unterstützen das Rechnungswesen, prüfen Rechnungen und nehmen Zahlungen über WinData und Kontenaktualisierungen vor,
- Sie pflegen unsere Akquise-Datenbank,
- Sie schreiben Kaufangebote und bereiten Unterlagen für Auktionen vor,
- Sie zeichnen für den internen Datenschutz verantwortlich.

**Wir wünschen uns** ein neues Teammitglied (m/w/d), das
- hohe Ansprüche an die eigene Leistung stellt, zuverlässig ist und über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität verfügt,
- idealerweise einen betriebswirtschaftlichen Studiengang absolviert hat und auf eine mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung zurückblicken kann,
- ein Team Player ist und eine offene und klare Kommunikation schätzt,
- die gängigen MS Office Anwendungen beherrscht,
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Englischkenntnisse hat,
- eine nette, kontaktfreudige Art hat und über Humor verfügt,
- diskret und verschwiegen ist.

**Wir bieten Ihnen **
- einen abwechslungsreichen und interessanten Job,
- eine leistungsgerechte Vergütung,
- eine familiäre und wertschätzende Atmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien,
- flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit,
- die Mitarbeit in einem gemischten Team mit einem hohen Zusammenhalt,
- eine strukturierte Einarbeitung und dabei die uneingeschränkte Unterstützung des gesamten Teams,
- Zugang zu unserem Vorteilsportal für Mitarbeiter mit attraktiven Angeboten aus verschiedenen Lebensbereichen, z. B. Technik, Mode, Reisen, Wohnen usw.,
- die Unterstützung bei der berufsbezogenen Weiterbildung,
- Rabatte in über 20 Hotels der Travdo Hotel & Resorts-Gruppe,
- Teamevents und Firmenveranstaltungen,
- kostenlose Getränke (Kaffee, Wasser) und frisches Obst.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 3.500,00€ - 4.500,00€ pro Monat

Leistungen:

- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Gleitzeit
- Kostenlose Getränke

Arbeitsort: Vor Ort