Administrative Assistant

vor 3 Wochen

Stuttgart, Deutschland Esri Vollzeit

Does being part of a passionate and committed team not only gives you pleasure but also motivate you to go the extra mile? Operating with structure and a sense of responsibility, you achieve efficiency in your daily work; which then gives you room for creativity and time for the further development opportunities. Do you see projects not as a challenge, but as an opportunity to make an active contribution to the company and your team? Are versatility and quality exactly what you want for your next position? Here is your chance to join our team

As a fundamental part of our team, you will bring your experience in office management and assistance to actively support and relieve the team. You will be the organizational interface to central departments like Purchasing and IT; supporting Accounting and Human Resources.

The ideal candidate will portray reliability, organizational talent, motivation, and service orientation. These attributes will help you develop your own area and put a smile on the team’s and our visitors’ faces.

Tasks
  • Day-to-day operations to make our office a great place to work through taking care of the office condition, supplies and equipment
  • Act as a first point of contact for visitors and take care of our hospitality management
  • Assist and support the whole team in daily business (for example, with travel planning)
  • Serve as liaison with administrative staff in Esri headquarters in Redlands, California and provide reports and information as needed
  • Manage relationships with local vendors, service providers, landlord, and facilities
  • Provide orientation to new staff members
  • Partner with Human Resources to support employer administration efforts and maintain office policies as necessary
  • Actively engage in data privacy management
Requirements
  • Proven office management, administrative, or assistant experience
  • Effective time management and ability to multi-task and follow-up on multiple projects
  • Excellent verbal and written communication skills in German and English
  • Strong computer skills including usage of spreadsheet applications, word processing programs, and e-mail systems
  • Strict attention to detail including the ability to maintain a high level of accuracy in preparing and reviewing accounting information
  • Flexible working hours, yet required presence 5 days/week

Recommended Qualifications

  • Bachelor's degree or equivalent commercial education
  • Knowledge of human resources policies and procedures
  • At least two years of experience working in a similar position, ideally in a multinational company
Benefits
  • High profile team that is driven by the pursuit of excellent results
  • Active ambition to become a technology leader in 3D reconstruction technology
  • Passionate and supportive working culture with a strong emphasis on cross-collaboration
  • Strong focus on company culture: appreciative, compassionate communication, enabling, and embracing diversity
  • Well-appointed office environment and equipment in the center of Stuttgart

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Herrmann + Laux GmbH Personaldienstleistungen Vollzeit

    Administrative Assistant (m/w/d) **Administrative Assistant in Zweibrücken**: Im Auftrag unseres Kunden, einem **namhaften Unternehmen **auf dem **John Deere Gelände** in Zweibrücken, suchen wir ab sofort einen** Administrative Assistant **in **Vollzeit in der Tagschicht** **Diese Aufgaben erwarten Sie**: - Vorbereiten/Nachbereiten von...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Proclinical Staffing Vollzeit

    Für einen Kunden im LifeScience Bereich suchen wir aktuell einen Administrative Assistant (m/w/d) Was erwartet Sie? - Administrative Unterstützung der Vorstandsassistenz - Koordination von internen und externen Terminen - Organisation von Geschäftsreisen sowie Vor - und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen - Telefonbetreuung und...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Esri Vollzeit

    Does being part of a passionate and committed team not only gives you pleasure but also motivate you to go the extra mile? Operating with structure and a sense of responsibility, you achieve efficiency in your daily work; which then gives you room for creativity and time for the further development opportunities. Do you see projects not as a challenge, but...

  • Administrative Assistant

    Vor 6 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Esri Vollzeit

    Does being part of a passionate and committed team not only gives you pleasure but also motivate you to go the extra mile? Operating with structure and a sense of responsibility, you achieve efficiency in your daily work; which then gives you room for creativity and time for the further development opportunities. Do you see projects not as a challenge, but...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Max Planck Institute for Intelligent Systems Vollzeit

    ELLIS (European Laboratory for Learning and Intelligent Systems) is a pan-European initiative that aims to secure Europe’s sovereignty and leadership in AI research and innovation. ELLIS focuses on fundamental science, technical innovation and societal impact, building upon machine learning as the driver for modern AI. The Max Planck Institute for...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Deutschland 宁波舜宇光电信息有限公司 Vollzeit

    ResponsibilitiesSmall office administration management including trip claim, meeting schedule management, HR related, etc.Communication with customer, agent, vendor, accountant, government (German/English required)Communication with HQ company (Chinese/English required)Translation among Germany, Chinese & EnglishQualifications2-year administration or PM or...

  • Lead Recreation Assistant

    Vor 4 Tagen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Army Installation Management Command Vollzeit

    As a Lead Recreation Assistant, works under the administrative and technical supervision of the Recreation Specialist (Program Manager). Serves as shift manager during absence of Recreation Specialist (Program Manager). Tasks or projects are performed with a minimum of supervision, and incumbent independently performs regular and recurring work. Assigns work...

  • Team Assistant

    Vor 6 Tagen

    Stuttgart, Deutschland AIF Capital GmbH Vollzeit

    **Ihre Aufgaben**: Als Team Assistant in unserer AIF Corporate Services GmbH sind Sie **erster Ansprechpartner** für unsere **Mitarbeiter**, **Dienstleister** und **Geschäftspartner**. Sie sorgen im **Office** für **Struktur und Ordnung **und übernehmen hier alle administrativen Aufgaben, wie z. B. das Führen der allgemeinen **Korrespondenz**, das...

  • Personal Assistant in der Immobilienwirtschaft

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland göbau Stuttgart GmbH & Co. KG Vollzeit

    göbau Stuttgart GmbH & Co. KG Personal Assistant in der Immobilienwirtschaft (m/w/d) Stuttgart Wir sind ein etabliertes Familienunternehmen im Immobiliengewerbe mit einem breiten Tätigkeitsfeld, das vom Immobilienankauf über die Projektentwicklung bis hin zur Hausverwaltung und der Vermarktung reicht. Mit Begeisterung und jahrzehntelanger Erfahrung...

  • Lead Recreation Assistant

    Vor 4 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Army Installation Management Command Vollzeit

    As a Lead Recreation Assistant, works under the administrative and technical supervision of the Recreation Specialist (Program Manager). Serves as shift manager during absence of Recreation Specialist (Program Manager). Tasks or projects are performed with a...

  • Assistant to The Managing Finance Director

    Vor 3 Tagen

    Stuttgart, Deutschland ATG Europe Vollzeit

    Office management, i.e., planning, organization, prioritization, and coordination of appointments, as well as completion of all administrative activities; - Content and organizational preparation and execution of meetings; - Support of projects in the field of management; - Preparation of presentations and other documents; - Optimization and further...

  • Assistant Finance

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland mcquadrat personalconsulting Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist die deutsche Tochtergesellschaft einer internationalen Firmengruppe, die im Bereich Schutzeinrichtungen weltweit zu den Marktführern zählt. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Schutzzaun - und Rammschutzsysteme für Maschinen, Anlagen und Roboter für Industrie und Handel. Der Unternehmenssitz befindet sich im Raum...

  • Purchasing Assistant

    Vor 4 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Dollar Tree Recruits Vollzeit

    We are seeking a highly organized and detail-oriented individual to join our team as a Purchasing Assistant. In this role, you will play a critical role in supporting and assisting our purchasing department in various administrative and operational tasks. The ideal candidate will have excellent communication skills, strong attention to detail, and the...

  • Team Assistant

    Vor 6 Tagen

    Stuttgart, Deutschland SIGNA Holding GmbH Vollzeit

    Wir suchen eine/n **Team Assistant / Front Office** **(m/w/d)** **in Stuttgart** **IHRE ZUKÜNFTIGE ROLLE**: In dieser Rolle unterstützen Sie unser Projektteam bei allen projektbezogenen Aufgaben. Sie sind zuständig für die Projektdokumentation, die Verwaltung sämtlicher Projektunterlagen und die physische und digitale Ablage sämtlicher...

  • F&b Assistant

    Vor 3 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Aramark Vollzeit

    **HERZLICH WILLKOMMEN!**: **Das ist unsere klare Botschaft - für alle Teamspieler:innen!** Was kann es Schöneres geben, als an einem Ort zu arbeiten, an dem man herzlich willkommen ist? Bei uns erfährst Du Freundlichkeit, hast einen sicheren Arbeitsplatz, kannst Dich entfalten, Du selbst sein und wirst wertgeschätzt. Vielleicht sind wir genau deshalb...

  • Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Die Autobahn Vollzeit

    Zur Erweiterung unseres bestehenden Teams suchen wir zur Unterstützung unserer Niederlassungsleitung und der Stabstellen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Management Assistant (m/w/d) in Teilzeit. ​ Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: Unterstützung der Niederlassungsdirektorin im administrativen Tagesgeschäft Koordinierung der...

  • Assistant Front-office

    Vor 6 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Altair Engineering Vollzeit

    **Transforming the Future with the Convergence of Simulation and Data** Wir suchen Dich für ein **Assistant Front-Office (w/m/d)** an unserem Sitz in Böblingen. Altair entwickelt und unterstützt seit über 35 Jahren die breite Anwendung von Simulationstechnologie, mit der Designs, Prozesse und Entscheidungen optimiert werden können. Unsere...

  • Team Assistant

    Vor 3 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Max Planck Institute for Intelligent Systems Vollzeit

    The Max Planck Institute for Intelligent Systems is a world leading research institute in artificial intelligence, machine learning, and robotics, located on two campuses in Stuttgart and Tübingen. The Scientific Coordination Office (SCO) provides support services and manages collaborations, graduate education, and outreach & public engagement, fostering...

  • Junior Executive Assistant CEO

    Vor 6 Tagen

    Stuttgart, Deutschland E. Breuninger GmbH & Co. Vollzeit

    Unternehmensbeschreibung Fashion und Lifestyle, 6.500 Mitarbeiter:innen, 13 Department Stores, Online-Shops in Deutschland, Polen, Österreich, Belgien, Luxemburg, Spanien, den Niederlanden und der Schweiz, über 2.000 Marken, 25 Restaurants & Confiserien, 15 erstklassige Services, drei Friseur-Salons und stets ein besonderes Einkaufserlebnis - das ist...

  • Executive Assistant Der Chro

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Allianz Deutschland Vollzeit

    Hast Du Lust, die Zusammenarbeits - und Führungskultur von morgen zu prägen? Dafür brauchen wir Dich! Das Executive Assistant Program, unser High-Potential-Programm für zukünftige Manager:innen, bietet Dir die Chance, als rechte Hand eines Vorstandsmitglieds durchzustarten. Arbeite eng mit unseren Top-Führungskräften an strategischen Themen und...