Executive Assistant

vor 1 Monat

Berlin, Deutschland DuDeChem GmbH Vollzeit

About Us

DuDeChem is a Green Chemistry startup rooted in the German Cluster of Excellence in Catalysis at the University of Technology Berlin. We are a small but driven team committed to our mission: guided by the 12 Principles of Green Chemistry, we strive to build a green chemical-pharmaceutical industry. This sector currently consumes over 13% of global fossil resources, most of which are used in manufacturing—and we are determined to change that.

To achieve this, we have developed a robust IP portfolio and successfully brought our technology to market, focusing on reducing or reusing costly resources in chemical and pharmaceutical production.

We believe digitalization plays a pivotal role in enabling greener, more sustainable production processes.

By integrating digitalization and sustainability into every project, we have spent recent years proving the effectiveness of our solutions, creating strong competitive advantages within the core value chains of our customers.

The Role: Executive Assistant & Office Manager

As our Executive Assistant & Office Manager, your mission is to create a well-organized, efficient, and supportive environment that allows our CEO and team to focus on what matters most: transforming the chemical-pharmaceutical industry. You’ll be the reliable point of contact for daily operations, ensuring everything runs smoothly, anticipating needs, and helping the team stay one step ahead. Your proactive approach and attention to detail will be essential in driving our shared vision of a greener, more sustainable future & responsibilities.

Tasks

Key Responsibilities:

  • Provide daily support to our CEO by managing her calendar, arranging travels, and handling other administrative tasks.
  • Plan, schedule, and coordinate team meetings and events, ensuring everything is well-prepared.
  • Track office inventory, maintain equipment, ensure smooth operations, and troubleshoot when necessary.
  • Take meeting minutes and ensure they are distributed to the relevant parties.
  • Manage both incoming and outgoing communication, including emails and physical mail.
  • Engage with customers and investors, address their concerns, and escalate issues when required.
  • Take ownership of administrative processes and identify areas of improvement.
  • Play a role in building and nurturing a high-performing team by participating in onboarding and employee engagement activities
  • Assist in the onboarding of new employees by setting up laptops and training new employees on new tools
Requirements

Qualifications & Skills

  • Relevant work experience or a B.S. in Management or a related field.
  • Strong proficiency in English (mandatory).
  • 1+ years of experience in administrative support or executive assistance (preferred).
  • Proficiency in MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) and openness to learning new software tools.
  • Flexibility, team orientation, and the ability to adapt to dynamic needs.
  • Exceptional organizational skills, even under pressure.
  • A proactive mindset and a solutions-driven approach to challenges.
Benefits

What we offer

  • Unlimited Work Contract: Stability from day one.
  • Professional Development: Career coaching and job-relevant training opportunities.
  • Work-Life Balance: Up to 40% remote work and compatibility of family and career.
  • Generous Vacation: 8 extra vacation days on top of the statutory 20 days (for full-time roles).
  • Mobility: Annual ticket for Berlin public transport.
  • Perks: Monthly tax-free voucher, organic snacks, fruits, and drinks at our Berlin Mitte office.

To apply, please send the following information:

  • Your CV
  • Salary Expectations
  • Earliest availability

DuDeChem strives to be a diverse and inclusive workplace where we can ALL be ourselves. We encourage job applications from people of all genders, backgrounds, and communities.

We look forward to hearing from you and building a greener future together

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau**. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland Demolytic Vollzeit

    **Berlin** **Deutschland** Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...

  • Executive Assistant

    vor 8 Monaten

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland Demolytic Vollzeit

    **Berlin** **Deutschland** Wir suchen einen kompetenten Executive Administrative Assistant, der Sekretariats - und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation einer einzigen Führungskraft durch Erledigung einer Vielzahl von...

  • Senior Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland Demolytic Vollzeit

    **Berlin** **Deutschland** Wir suchen einen zuverlässigen Senior Executive Assistant, der unsere Führungskräfte zeitnah und professionell unterstützt. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder unseres Führungsteams. Die Hauptaufgaben des Senior Executive Assistant umfassen das Planen von...

  • Assistant Account Executive

    Vor 2 Tagen

    Berlin, Deutschland Demolytic Vollzeit

    **Berlin** **Deutschland** Wir suchen einen Assistant Account Executive, der unsere Account Executives bei der Verwaltung von Kundenkonten unterstützt. Sie helfen bei der Planung und Durchführung von Projekten, die den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. In dieser Position sollten Sie gut organisiert und anpassungsfähig sein. Detailgenauigkeit und...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland Pupil Labs GmbH Vollzeit

    **Location: Berlin**: **Full time (30-40h/week)**: **Summary**: We are looking for an Executive Assistant to work directly with our CEO and members of our leadership team at Pupil Labs. You must be proactive and be able to work autonomously as well as collaboratively on a diverse range of projects and tasks. We seek a team player who is organized and able to...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland PPRO Vollzeit

    At PPRO, our mission is to simplify access to local payment methods and our vision is to enable the sale of goods and services to anyone in the world using their preferred way to pay. We empower partners such as Ant Group, PayPal and Stripe to access new markets, connect with more customers, and accelerate their growth. Our strength comes from our diverse...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland Clearstone GmbH Vollzeit

    **Executive **Assistant** (m/w/d)** Unser Kunde, eine führende Agentur im internationalen Musik - und Eventbereich, der weltweit Großevents organisiert, auf denen dem Publikum ein einzigartiges audiovisuelles Gesamterlebnis beschert wird. Mit einer starken internationalen Präsenz ist das Unternehmen besonders in Süd - und Zentralamerika aktiv und freut...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland az GmbH Personalberatung Vollzeit

    Berlin - Administration & Assistance - Käufmännische Spezialist:in **Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) **:ID: 4802 — Ansprechpartner:in: Christian Kersten Teilzeit möglich Homeoffice möglich Bezahlte Weiterbildung Betriebliche Altersvorsorge Projektverantwortung BVG-Ticket Zentrale Lage 60.000 € - 72.000 € pro...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland GetYourGuide Vollzeit

    **About GetYourGuide**: GetYourGuide is the globally leading marketplace for unforgettable travel experiences. Travelers use GetYourGuide to discover the best things to do in a destination. Since its founding in 2009, people from all over the world have booked more than 135 million tours, activities, and attraction tickets through GetYourGuide. Powered by a...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland SIGNA Holding GmbH Vollzeit

    **Wir suchen eine/n** **Executive Assistant** **(m/w/d)** **in Executive Assistant (m/w/d)** Ihre zukünftige Rolle: Sie arbeiten vorausschauend, sind proaktiv und behalten alles im Blick - als enge Vertrauensperson des CEO unterstützen sie in der Priorisierung und Koordination von Aufgaben und übernehmen verschiedene To-dos im Tagesgeschäft. Dazu...

  • Executive Assistant

    vor 8 Monaten

    Berlin, Deutschland DeepL SE Vollzeit

    is Germany's best-known AI company. We develop neural networks to help people work with language. With DeepL Translator, we have created the world's best machine translation system and made it available free of charge to everyone online. Over the next few years, we aim to make DeepL the world's leading language technology company. **Our goal is to overcome...

  • Executive Assistant Hybrid Berlin

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland LUKSO Vollzeit

    **Mission**: - As crossover Executive Assistant to CEO, you will facilitate Marjorie Hernandez daily work in overseeing the calendar in different time zones, organizing meetings and workshops, managing internal and external communication, working in an international start-up spirit web3 company, and secondary providing general office management support to...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland Nextcloud GmbH Vollzeit

    At Nextcloud we help our users achieve a safe home for all their data. Secure, under your control and developed in an open, transparent and trustworthy way. Our Team of >100 is distributed in 22 countries worldwide.We work remotely and our work culture is shaped by mutual trust, enthusiasm and a strong belief in the principles of open source. We are looking...

  • Executive Assistant des COO

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Medicover GmbH Vollzeit

    Die Medicover Gruppe ist ein börsennotiertes Familienunternehmen, das in verschiedenen Ländern Europas erfolgreich tätig ist. Medicover wurde 1995 von schwedischen Unternehmern gegründet und hat sich als Anbieter von integrierten und qualitativ hochwertigen Gesundheitsdienstleistungen international etabliert. Deutschlandweit werden klinische und...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin-Friedrichshain, Deutschland Rothwell GmbH Vollzeit

    Wir sind die Rothwell GmbH und bei uns dreht sich alles um das Thema CBD,veganer Food Service und Websiteerstellung. Wir sind in Deutschland zurzeit 12Kolleg: innen, wovon unsere bisherige Executive Assistant Tamara uns für 6Monate verlässt.Heute hast du die Chance, als neue: r Executive Assistant ein Teil von uns zuwerden. Aufgaben - Du arbeitest eng...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin-Friedrichshain, Deutschland GHZ Deutschland Vollzeit

    We are on the look-out for new talents: Executive Assistant Your tasks: - Provide executive level support to the general manager and other departments. - Manage maintenance of manager’s calendars and appointments. - Organize and prepare for meetings, including gathering documents and minuting proceedings of meetings. - Support HR for onboarding,...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland Anschutz Entertainment Group Vollzeit

    EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/d)**EXECUTIVE ASSISTANT (w/m/d)** **des Vice President Business and Legal Affairs, Germany**: für die Anschutz Entertainment Group Germany - Unternehmensbereich Recht - am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt. **WIR** - **sind** eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Live Entertainment und Sport. -...