Assistenz Sekretariat

vor 1 Monat


Munich, Deutschland Max-Planck-Gesellschaft Vollzeit

**ORGANISATION & VERWALTUNG**
***
**GARCHING**
***
- Teilchen-, Plasma
- und QuantenphysikAusschreibungsnummer: 2023-25

Stellenangebot vom 11. August 2023

Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik, ein international ausgerichtetes Laserforschungsinstitut mit Sitz in Garching bei München, sucht für die Abteilung „Labor für Attosekundenphysik“ ab sofort eine/n **Sekretär/Assistenz (m/w/d) (in Vollzeit)**.

Zusammenfassung:
Sie entlasten den Direktor der Abteilung „Labor für Attosekundenphysik“ am Max-Planck-Institut für Quantenoptik und Inhaber des LMU-Lehrstuhls für Experimentalphysik-Laserphysik (in Personalunion) und sein Team im administrativen und organisatorischen Bereich, koordinieren alle damit verbundenen Aufgaben und agieren als zentrale interne und externe Kommunikationsschnittstelle.

Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Ihr Aufgabengebiet beinhaltet
- Vor
- und Nachbereitung von Terminen/Besprechungen; Wiedervorlagemanagement
- Terminkoordination und Pflege des elektronischen Terminkalenders
- Eigenständige Überwachung von Terminen und Projekten
- Reiseplanung, Buchung und Abrechnung
- Kommunikation mit ausländischen Kontaktpersonen bei Auslandsreisen des Direktors
- Angemessene Kommunikation mit Behörden und Ministerien
- Sichten und Bewerten der Eingangspost hinsichtlich Relevanz und Dringlichkeit
- Bearbeitung der ein
- und ausgehenden Korrespondenz
- Bearbeitung des Rechnungseinganges sowie -ausganges, Rechnungsprüfung
- Pflege der elektronischen Ablage
- Organisation des Bestellwesens (Büroartikel, Fachliteratur)
- Besucherbetreuung und -bewirtung (inkl. Reiseorganisation, Buchung und Abrechnung)
- Weitere allgemeine Sekretariats
- und Assistenzaufgaben

Das sollten Sie mitbringen
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung)
- Ausgezeichnete deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift gegebenenfalls in einer weiteren Fremdsprache
- Professionelle Kommunikation - sowohl schriftlich als auch im direkten Umgang
- Sicheres Beherrschen des MS Office-Pakets (insb. Outlook, Word, Excel)
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion und Sorgfalt
- Souveräne, freundliche Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung
- Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit

Das bieten wir Ihnen
- Eine eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen internationalen Umfeld
- Einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß, Ihnen Gestaltungsfreiräume bietet und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs
- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert
- Die offene und dynamische Arbeitsatmosphäre eines jungen, engagierten Teams
- Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
- Sozialleistungen gemäß den Regelungen des TVöD
- Vergünstigte Tarife bei Versicherungen und im öffentlichen Nahverkehr
- Ein verkehrsgünstig gelegener Arbeitsplatz im Forschungszentrum Garching (U6)

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens zum 30.09.2023 mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Webtool



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