Administrative Assistant

vor 3 Wochen

Munich, Deutschland PIMCO Vollzeit

PIMCO is a global leader in active fixed income. With our launch in 1971 in Newport Beach, California, PIMCO introduced investors to a total return approach to fixed income investing. In the 50+ years since, we have worked relentlessly to help millions of investors pursue their objectives - regardless of shifting marketing conditions. As active investors, our goal is not just to find opportunities, but to create them. To this end, we remain firmly committed to the pursuit of our mission: delivering superior investment returns, solutions, and service to our clients.

Since 1971, our people have shaped our organization through a high-performance inclusive culture, in which we celebrate diverse thinking. We invest in our people and strive to imprint our CORE values of Collaboration, Openness, Responsibility and Excellence. We believe each of us is here to help others succeed and this has led to PIMCO being recognized as an innovator, industry thought leader and trusted advisor to our clients.

This position requires a highly organised and flexible individual to work in a fast-paced environment managing a consistent high volume of work.

The Assistant will provide high-level support to a team of managers and Investment Professionals throughout PIMCO Munich with their duties to include but not limited to:

- Diary management, answering telephone calls and responding to requests Coordination of travel bookings: flights, trains, visas and hotel accommodation.
- Ensuring that the traveller has all relevant information required: Comprehensive travel/meeting itineraries
- Hotel and flight confirmations
- Taxi bookings
- Up-to-date travel information
- Research and other special projects as assigned by managers
- Maintenance of the CRM database
- Support with the preparation of marketing and sales material for client meetings
- Point of contact: meet and greet clients and visitors as well as screening and redirecting telephone calls, responding on the managers' behalf wherever possible
- Meeting preparation: ensure the managers are fully briefed for all meetings with the relevant co rrespondence/p aperwork.
- Open Webex meetings and ensure meeting rooms are prepared ahead of schedule
- Expenses: submitting expenses through the firm's Concur system
- Admin: photocopying, filing, scanning, mailings, devising and maintaining

**Position Requirements**
- Experience of working in a fast paced environment
- Proactively planning schedules and itineraries to take into account multi-time zones, conflicting calendars etc.
- Ability to reconcile AMEX and FX differences Advanced-level skills in Microsoft Outlook, Word and Excel
- Knowledge of Concur and CRM preferable but not essential
- Excellent attention to detail
- Time keeping and flexibility
- Strong communication skills, both verbal and written
- Ability to prioritize tasks and workload
- Ability to work effectively with senior stakeholders
- Fluent German and English
- Strong project and time management skills
- Positive, proactive approach with the ability work in a professional manner Possess the ability to think outside the box, being one step ahead whilst working collaborativel y with the team
- Act as back-up to other assistants in times of absence
- Work discretely, professionally and calmly

Equal Employment Opportunity and Affirmative Action Statement

Applicants with Disabilities

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Huizhong Automotive Chassis System Germany GmbH Vollzeit

    **Company** Huizhong Automotive Chassis System Germany GmbH Schleißheimer Str. 371 80935 Munich **Job title** Administrative Assistant **Company Introduction** **Shanghai Huizhong Automotive Manufacturing Co. Ltd (SHAC)** is an international automotive supplier offering chassis structural components and module assembly to automotive OEMs around the...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Schroders Vollzeit

    **Administrative Assistant Asset Management (m/w/d)**: - Das Schroder Real Estate Team verfügt über umfassende Erfahrung und Marktzugang im deutschen, österreichischen und schweizerischen Immobiliensektor. Das Team besteht aus über 40 erfahrenen Fachleuten, die seit vielen Jahren zusammenarbeiten. In den vergangenen Jahren hat das Team Transaktionen in...

  • Administrative Assistant Reception

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Experis Vollzeit

    **Looking for a new job?** Our client is currently looking for a Administrative Assistant Reception **(gn)** in Munich. As a partner of the most successful companies in Germany, **Experis **is the clients first choice in precisely tailored human resources management, recruitment and project support. We have the right **IT job** for you. **Benefits**: - **...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland SES Vollzeit

    **ROLE DESCRIPTION** This position coordinates overall administrative assistance and ensures smooth running of key office functions of the HD+ departments as well as coordination of MD-related actions for the location Munich. In this role you will be responsible for providing a full range of administrative, organizational and secretarial services to the...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Die VTR Service GmbH sucht eine dynamische Personal Assistant, langfristig und auf Augenhöhe. Da der Geschäftsführer mehrere Rollen einnimmt, z.B. als Interim CEO bzw. CRO (Chief Restructuring Officer) für namenhafte Unternehmen, und gleichzeitig Geschäftsführer und strategischer Kopf der VTR ist, profitiert auch seine Assistenz von vielseitigen...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Hybrid, remote mit Reisetätigkeit, Vollzeit, unbefristet JOIN US INTO THE FUTURE! **Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? **Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der...

  • Regional Sr Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Vertex Pharmaceuticals Vollzeit

    Job Description The Senior Administrative Assistant provides experienced office/business support. The Senior Administrative Assistant reports to Regional Vice President and also supporting Senior Regional Finance Director. Key Duties and Responsibilities: - Manages calendars for assigned personnel, including meeting scheduling (both internal and off-site...

  • Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    WEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor für Immobilien. Im Asset - und Fondsmanagement geleitet von der Zielsetzung, ausschließlich nachhaltige Projekte mit positivem Impact umzusetzen - maßgeschneidert entlang der gesamten Wertschöpfungskette einer Immobilie. Wir bei der **PLU Top Assistant** halten das für eine...

  • Team Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkte Vermittlung in Festanstellung, Vollzeit, unbefristet Möchten Sie einen Beitrag zu einer nachhaltigen Zielsetzung leisten - dem Impact durch ökonomische und ökologische Performance - und durch Ihr Organisationstalent dem WEALTHCORE Team und Management den Rücken freihalten? WEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor...

  • (Sr) Administrative Assistant, Sales

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Biogen Vollzeit

    **Job Description**: Wir suchen aktuell für unser Büro in München (hybrides Arbeitsmodel) eine/n **(Sr) Administrative Assistant - Sales (w/m/d)** **Über die Position** In deiner Rolle als (Sr) Administrative Assistant - Sales (w/m/d) stehst Du in direkter Interaktion mit dem Sales Operations Manager und unserem Multiple Sklerose Vertriebsteam, um das...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Kelly Services GmbH Vollzeit

    Du bist ein ein absolutes Organisationstalent, liebst die Abwechslung und suchst nach einer neuen beruflichen Herausforderung in einem internationalen Umfeld? Dann bist du hier genau richtig! Kelly bietet dir interessante Job - und Karrieremöglichkeiten als **Administrative Assistant (m/w/d)** in einem international tätigen Pharmaunternehmen. **Das sind...

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Louis Vuitton Vollzeit

    POSTE In unserem Store in München besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position: Administrative Assistant Ihre Aufgaben Administration - Verwalten von Lieferantenverträgen - Überwachen von Wartungsarbeiten im Store - Erstellung des Personaleinsatzplans - Unterstützung des Management Teams in Bezug auf Recruiting (Koordinieren von...

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Louis Vuitton Vollzeit

    POSTE In unserem Store in München besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position: Administrative Assistant (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden/ Woche) MISSIONS Ihre Aufgaben Administration - Verwalten von Lieferantenverträgen - Überwachen von Wartungsarbeiten im Store - Erstellung des Personaleinsatzplans - Unterstützung des Management...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    **Das Life Science Karriere Netzwerk** CTC gehört zu einem der führenden Anbieter von Personalbeschaffungslösungen für die Life-Science-Industrie in Europa. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bereitstellung innovativer Behandlungsmethoden für Patienten, indem wir die entsprechend qualifizierten und erfahrenen Fachkräfte zum richtigen Zeitpunkt...

  • Administrative Coordinator Professional

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland BI Pharma GmbH&Co.KG Vollzeit

    **The Position**: Step into a world of innovation and progress at Boehringer Ingelheim, where you will be part of a global, multicultural and highly dynamic team. As an Administrative Coordinator Professional, you will have the opportunity to harness your digital affinity, creativity and communication skills in English in an open-minded and service-oriented...

  • HR Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland OSB AG Vollzeit

    Die ALTEN Consulting Services GmbH bietet mit über 20 Jahren Branchenerfahrung ihren namhaften Kunden aus Industrie und Wirtschaft hochspezialisierte Engineering - und IT-Dienstleistungen zur gemeinsamen Realisierung von branchen - und technologieübergreifenden Lösungen an. Kompetenz, Engagement und Leidenschaft verbinden alle unsere Mitarbeiter der...

  • Administrative Assistant Europe

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Wipro Vollzeit

    Munich, Germany - GSH - 3049976 **Job Description**: - Wipro Limited (NYSE: WIT, BSE: 507685, NSE: WIPRO) is a leading global information technology, consulting and business process services company. We harness the power of cognitive computing, hyper-automation, robotics, cloud, analytics and emerging technologies to help our clients adapt to the digital...

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland MaxLinear, Inc. Vollzeit

    **Responsibilities**: - Providing administrative support to all functions on the site - Manage purchases for any supply of the site: admin or engineering ones, launching the required approvals and once approved follow up the whole purchasing process until the reception of the goods/services including export and import documentation for shipments - Document...

  • Office Management

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Vollzeit 32-40h/w, unbefristet ARIATHES Rechtsanwälte ist eine Kanzlei auf dem Gebiet des deutschen und internationalen Wirtschaftsrechts, mit einem 6-köpfigen Team. Die Kanzlei steht für höchste Qualität und ein Netzwerk aus spezialisierten Experten, aus der ganzen Welt. Nun kommst Du ins Spiel: Was wäre Batman ohne Alfred oder 007 ohne Q?...

  • Senior Management Assistant Projekt Assistenz

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland EADCO GmbH Vollzeit

    **WE FOCUS ON INNOVATION** EADCO GmbH is an engineering consultants and personnel service provider. For our internationally operating customers, we jointly develop innovative concepts from the initial decision-making to the product launch. With this job advertisement, we are looking for personnel on a temporary basis for our prestigious client in...