Executive Assistant

vor 4 Monaten

Heidelberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

**Overview**:
As an Executive Assistant, you'll serve as the right hand to our Chief Research Officers as well as Managing Directors, ensuring their day-to-day operations run smoothly and efficiently. Your role will be crucial in providing administrative support and managing various tasks to enable our executives to focus on strategic initiatives and key responsibilities.

**Your responsibilities**:

- Manage executives' calendars, schedule appointments, and coordinate meetings.
- Prepare reports, presentations, and documents for meetings and presentations.
- Arrange travel itineraries and accommodations for executives.
- Handle expense reports and reimbursements.
- Assist with project coordination and follow-ups on action items.
- Act as a liaison between executives and internal/external stakeholders.
- Maintain confidentiality and discretion in handling sensitive information.
- Provide general administrative support to the executive team.

**Your profile**:

- Fluent in German and English.
- Proven experience as an executive assistant or similar role.
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Exceptional communication and interpersonal abilities.
- Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ability to anticipate needs and proactively address issues.
- Discretion and professionalism in handling confidential matters.

**What you can expect from us**:

- Become part of an AI revolution
- 30 Days of paid vacation
- Flexible working hours
- Join a dynamic start-up and a rapidly growing team
- Work with international industry and science experts
- Take on responsibility and shape our company and technology
- Regular team events

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Heidelberg, Deutschland Studierendenwerk Heidelberg AöR Vollzeit

    Sie als Top-Assistenz suchen eine anspruchsvolle Tätigkeit und die Möglichkeit, sich persönlich und beruflich weiter zu entwickeln? Wir bieten Ihnen neben vielen weiteren Benefits, spannende Aufgaben, erstklassige Perspektiven und einzigartige Lernchancen. Wir sind das Studierendenwerk Heidelberg AöR - ein innovatives und serviceorientiertes...

  • Administrative Services

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Corporate Business Solutions Vollzeit

    Job DescriptionWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich in einem agilen Umfeld mit hohem Tempo zurechtfindet und sich für administrative Aufgaben begeistert. Als Assistant (m/w/d) Administrative Services & Executive Support bist du Teil unseres dynamischen Teams und unterstützt unsere Geschäftsleitung und erste Management Ebene in...

  • Administrative Services

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Corporate Business Solutions Vollzeit

    Job DescriptionWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich in einem agilen Umfeld mit hohem Tempo zurechtfindet und sich für administrative Aufgaben begeistert. Als Assistant (m/w/d) Administrative Services & Executive Support bist du Teil unseres dynamischen Teams und unterstützt unsere Geschäftsleitung und erste Management Ebene in...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Monaten

    Heidelberg, Deutschland NH Hotel Group Vollzeit

    Als **Assistant Executive Housekeeper (w/m/d) **bist Du für die fachliche und disziplinarische Koordination der Reinigungsarbeiten verantwortlich. So wie Du dich mit Engagement und Herzblut um unsere Gäste kümmerst, kümmern wir uns um dich. **Womit wir Dich überzeugen**: - Willkommen bei der NH Hotel Group: 750,00 EUR Wechsel-Bonus - Faire,...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Heidelberg, Deutschland yumeda Vollzeit

    **Location**: Remote, Based in Germany (near Mannheim/Heidelberg) **Schedule**:Must commit to at least 20 hours per week to start, with the capacity to eventually work more full-time hours **Start Date**: Flexible, ASAP - **PLEASE APPLY WITH A CV IN ENGLISH**_ **Your Mission** As an Executive Assistant in our digital agency, your mission will be to drive...

  • Executive Assistant International

    vor 5 Monaten

    Heidelberg, Deutschland SolMic BioTech GmbH Vollzeit

    Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bereich der Biotechnologie und befassen uns mit Entwicklung und Produktion von Nahrungsergänzungsmitteln, Kosmetika und Serviceleistungen im Bereich der Formulierungsentwicklung von Wirkstoffen. Aufgrund der Zugehörigkeit zu einer internationalen Life-Science Gruppe expandieren wir weltweit und suchen aus diesem...

  • Administrative Services

    vor 1 Woche

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Corporate Business Solutions Vollzeit

    Unsere StellenbeschreibungWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich in unserem Team einbringen möchte. Als Administrative Services & Executive Support Assistant (m/w/d) bist du Teil unseres dynamischen Teams und unterstützt unsere Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben.Deine AufgabenPlanung und Koordination von...