Administrative Assistant

vor 1 Monat

Munich Metropolitan Area, Deutschland subrosa health group Vollzeit

Unser Kunde ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich darauf konzentriert, das Leben von Patienten durch die Bereitstellung von Spezial-, und seltenen Krankheitsmedikamenten zu verbessern. Mit dem Ziel, ein bevorzugter Partner für die Vermarktung dieser Medikamente in Europa, Kanada und Australien zu sein, arbeitet unser Kunde eng mit innovativen Biopharma- und pharmazeutischen Entwicklungsunternehmen zusammen, um lebensrettende Medikamente weltweit zugänglich zu machen.



Administrative Assistant (m/w/d)


Die administrative Unterstützung umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben, von der Betreuung des RVP und der Teams im Bereich Vertrieb und Medizin bis hin zur allgemeinen Büroorganisation. Gemeinsam mit der Executive Assistenz trägt diese Position zur Bewältigung der täglichen Büroanforderungen bei.



Ihre Aufgaben:


  • Koordination von Feldbesprechungen (HCP-Vertragsunterschrift - Zahlung)
  • Verwaltung des Feld- und Medizinbudgets
  • Koordination von HCP-Verträgen für medizinische und Marketingaktivitäten
  • Sicherstellung rechtzeitiger Projektabschlüsse: Vorbereitung von Verträgen und Einkaufsanforderungen, Nachverfolgung von Aktionspunkten und Ablage/Verfolgung
  • Aufrechterhaltung des vorhandenen Aktivitätsnachverfolgungs-/Ablagesystems
  • Vertrautheit mit Büropolitik und -verfahren, um die Einhaltung sicherzustellen
  • Einreichen und Abstimmen von Rechnungen
  • Fähigkeit, in einer hochdruckartigen Umgebung zu arbeiten
  • Als Ansprechpartner für interne und externe Kunden fungieren
  • Entwicklung und Umsetzung von Verwaltungs- und Verfahrenssystemen unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologie
  • Enge Zusammenarbeit mit der Executive Assistenz DACH
  • Fördern des "ONE Team"-Geistes in allen Funktionen durch Förderung eines teamorientierten Ansatzes mit Fokus auf Patienten und Kunden als oberste Priorität



Ihre Qualifikationen;


  • Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere MS Excel und MS PowerPoint)
  • Erfahrung mit Vertrags- und Einkaufstools (z. B. SAP)
  • Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
  • Kundenbetreuungsfähigkeiten, sowohl persönlich als auch telefonisch



Hat diese Stelle Ihr Interesse geweckt? Falls ja, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wenden Sie sich bei weiteren Fragen gerne an Cornelia Tucholski.


Cornelia Tucholski | Ansprechpartnerin für Bewerber

E-Mail: cornelia.tucholski@subrosa.health


subrosa is a global consultancy and Executive Search firm with Head Office in Germany and focus on companies in Lifesciences, Pharma and Medical Products.

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Munich, Bayern, Deutschland ZF Group Vollzeit

    Req ID 68507 Munich, Deutschland Das Team:ZF LIFETEC (Passive Safety Systems) ist der Geschäftsbereich für passive Fahrzeugsicherheitssysteme im ZF-Konzern. ZF ist dabei, diesen Geschäftsbereich als eigenständiges Unternehmen auszugliedern und für Investoren zu öffnen. ZF Passive Safety Systems beschäftigt rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Munich, Bayern, Deutschland ZF Group Vollzeit

    Req ID 68507 Munich, Deutschland Das Team:ZF LIFETEC (Passive Safety Systems) ist der Geschäftsbereich für passive Fahrzeugsicherheitssysteme im ZF-Konzern. ZF ist dabei, diesen Geschäftsbereich als eigenständiges Unternehmen auszugliedern und für Investoren zu öffnen. ZF Passive Safety Systems beschäftigt rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Cam Bay Health Care Vollzeit

    **All applicants must have an average knowledge of English.** We are hiring a Administrative Assistant to manage customer queries. We are seeking a highly energetic and motivated individual to join our team as a Administrative Assistant! This entry-level position is part-time and remote. The Customer Service Representative will act as a connection,...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Munich, Deutschland Huizhong Automotive Chassis System Germany GmbH Vollzeit

    **Company** Huizhong Automotive Chassis System Germany GmbH Schleißheimer Str. 371 80935 Munich **Job title** Administrative Assistant **Company Introduction** **Shanghai Huizhong Automotive Manufacturing Co. Ltd (SHAC)** is an international automotive supplier offering chassis structural components and module assembly to automotive OEMs around the...

  • Administrative Assistant, Emea

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland NVIDIA Vollzeit

    Ideally you will be located either in Munich Germany, Reading UK or London UK. This position requires someone who is a great team player, organized, has excellent communication skills; shows initiative, and drive; and has the ability to set priorities. To be successful, you will anticipate and remove administrative roadblocks; have strong planning and...

  • Administrative Assistant Reception

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Experis Vollzeit

    **Looking for a new project?** Our client is currently looking for a Administrative Assistant Reception (gn) in Munich. As a partner of the most successful companies in Germany, **Experis **is the clients first choice in precisely tailored human resources management, recruitment and project support. We have the right **IT project** for you. **We offer**: -...

  • Administrative Assistant Reception

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Experis Vollzeit

    **Looking for a new job?** Our client is currently looking for a Administrative Assistant Reception **(gn)** in Munich. As a partner of the most successful companies in Germany, **Experis **is the clients first choice in precisely tailored human resources management, recruitment and project support. We have the right **IT job** for you. **Benefits**: - **...

  • Administrative Assistant Reception

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Experis Vollzeit

    **Looking for a new job?** Our client is currently looking for a Administrative Assistant Reception **(gn)** in Munich. As a partner of the most successful companies in Germany, **Experis **is the clients first choice in precisely tailored human resources management, recruitment and project support. We have the right **IT job** for you. **Benefits**: - **...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland ZF Vollzeit

    **What's Next? Join ZF!**: ZF ist ein weltweit agierender Technologiekonzern, der Systeme für Pkw, Nutzfahrzeuge und Industrietechnik liefert und damit die Mobilität der nächsten Generation ermöglicht. In den vier Technologiefeldern Vehicle Motion Control, Integrated Safety, Automated Driving und Electric Mobility bietet ZF umfassende Produkt - und...

  • Administrative Assistant, EMEA

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland NVIDIA Vollzeit

    We are looking for an EMEA Administrative Assistant to provide executive and interpersonal support to senior leaders within the WWFO organization. The ideal candidate is someone who has a passion for making leaders and organizations better – through relationships, teamwork, and keeping things running with great process.Ideally you will be located either in...

  • Administrative Assistant, EMEA

    vor 1 Woche

    Munich, Deutschland NVIDIA Vollzeit

    We are looking for an EMEA Administrative Assistant to provide executive and interpersonal support to senior leaders within the WWFO organization. The ideal candidate is someone who has a passion for making leaders and organizations better – through relationships, teamwork, and keeping things running with great process.Ideally you will be located either in...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Die VTR Service GmbH sucht eine dynamische Personal Assistant, langfristig und auf Augenhöhe. Da der Geschäftsführer mehrere Rollen einnimmt, z.B. als Interim CEO bzw. CRO (Chief Restructuring Officer) für namenhafte Unternehmen, und gleichzeitig Geschäftsführer und strategischer Kopf der VTR ist, profitiert auch seine Assistenz von vielseitigen...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Hybrid, remote mit Reisetätigkeit, Vollzeit, unbefristet JOIN US INTO THE FUTURE! **Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? **Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    JOIN US INTO THE FUTURE! Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der Bewältigung von Veränderungssituationen. Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? Die VTR Service GmbH sucht...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    JOIN US INTO THE FUTURE! Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der Bewältigung von Veränderungssituationen. Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? Die VTR Service GmbH sucht...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Caterpillar Vollzeit

    **Career Area**:Administrative Support**: **Assistenten des District Managers** **Ihre Aufgaben**: - Selbstständige Organisation und Durchführung sämtlicher Assistenzaufgaben sowie kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen - Terminkoordination - Organisation und Vorbereitung von Sitzungen einschließlich der Bereitstellung der...

  • Team Assistant

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    WEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor für Immobilien. Im Asset - und Fondsmanagement geleitet von der Zielsetzung, ausschließlich nachhaltige Projekte mit positivem Impact umzusetzen - maßgeschneidert entlang der gesamten Wertschöpfungskette einer Immobilie. Wir bei der **PLU Top Assistant** halten das für eine...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Munich, Deutschland McDonald's Deutschland Vollzeit

    **Administrative Assistant (m/w/d) HR Services** Willkommen im Team als **Administrative Assistant (m/w/d) HR Services in Teilzeit** Zur Verstärkung unserer Personalabteilung in München suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Administrative Assistant (m/w/d) in Teilzeit (34 Std./Woche) in unserem Human Resources Shared Service Center. Es...

  • Team Assistant

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkte Vermittlung in Festanstellung, Vollzeit, unbefristet Möchten Sie einen Beitrag zu einer nachhaltigen Zielsetzung leisten - dem Impact durch ökonomische und ökologische Performance - und durch Ihr Organisationstalent dem WEALTHCORE Team und Management den Rücken freihalten? WEALTHCORE ist Investment Manager, Innovationstreiber und Impactinvestor...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Reef Distribution GmbH Vollzeit

    **Administrative Assistant - Distribution** **Reporting to: Head of Distribution & Marketing and Managing Director** ESSENTIAL FUNCTIONS: Reef Distribution is a leading distributor of 360° films and giant screen films produced for digital planetariums and science centers worldwide. We are searching for a detail - and relationship-oriented Administrative...