Office Manager:in

Vor 6 Tagen

Hybrid Köln, Deutschland HR Pioneers Vollzeit


Sei ein:e Pionier:in und entdecke neue Wege - mit uns

Wir bei HR Pioneers unterstützen Unternehmen dabei, Zusammenarbeit so zu gestalten, dass Leistung, Wertschöpfung und Menschen gleichermaßen gewinnen. 

Unser Team aus lernfreudigen, humorvollen und engagierten Pionier:innen arbeitet partizipativ und selbstorganisiert. Was uns eint ist unsere Vision: Wir wollen Organisationen gestalten, in denen Zusammenarbeit leicht fällt, Verantwortung geteilt wird und Menschen mit Sinn arbeiten können.

Auch in unserem internen Team möchten wir uns weiterentwickeln. Daher wünschen wir uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung durch eine:n Office Manager:in mit 20 Wochenstunden für unseren Kölner Standort (hybrid).

Deine Rolle bei HR Pioneers

Finanzen & Administration
  • Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro (digitale Rechnungs- und Belegverwaltung).
  • Erstellung und Versand von Angeboten/Rechnungen für Projekte, Produkte und Events.
  • Monitoring von Zahlungseingängen und Mahnwesen mit digitalen Tools.
HR & Onboarding
  • Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung.
  • Begleitung des On- und Offboardings.
  • Pflege von Personaldaten in HR-Systemen (z. B. Personio).
  • Unterstützung im Recruiting und Kommunikation mit Bewerber:innen.
Assistenz der Geschäftsführung
  • Koordination der Terminplanung, Reiseorganisation sowie digitale Reisekostenabrechnung.
Organisation & Koordination:
  • Koordination vielfältiger Themen für unsere Kund:innen und Dienstleister:innen über digitale Tools (z.B. Slack, MS 365) sowie To-Do's rund um unser Office im Herzen von Köln.


Deine Haltung und Erfahrung

Erfahrung 
  • Idealerweise bringst Du erste Praxiserfahrung in Bereichen wie Assistenz, Rechnungswesen, Buchhaltung, Office-Management oder People Management mit.
Eigenverantwortung & Organisationstalent 
  • Du hast eine schnelle Auffassungsgabe; proaktives Denken und Handeln sind für Dich selbstverständlich.
  • Du kannst Deine Aufgaben gut priorisieren, sehr strukturiert und selbständig bearbeiten.
Gestaltungskraft
  • Du möchtest nicht nur Aufgaben erledigen, sondern Prozesse aktiv verbessern.
  • Du hast Freude daran Prozesse mit Hilfe digitaler Tools zu verbessern, neue Tools auszuprobieren ggf. einzuführen. 
  • Du hast Spaß daran, anfallende Aufgaben im Office zu koordinieren.
Kommunikationsstärke
  • Du sorgst für klare, transparente Kommunikation – auch zwischen Mensch und Maschine.
  • Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Teamfähigkeit
  • Du zeichnest Dich durch Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit aus und arbeitest ergebnis- sowie kund:innenorientiert.


Was Du noch über uns wissen solltest
  • Wir sind ein selbstorganisiertes Unternehmen voller Energie, Dynamik und Leidenschaft für das, was wir tun.
  • Eigenverantwortung und Eigeninitiative sind für jede:n von uns ein wichtiger Baustein unseres Selbstverständnisses und Teil unseres Erfolgs.
  • Wir sind sicherlich nicht perfekt und machen auch mal Fehler. Aber wir sind sehr stark darin, Lernerfahrungen täglich in Ergebnisse umzusetzen und uns somit kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln.
  • Wir sind ein Unternehmen der Gemeinwohl-Ökonomie.
  • Wir unterstützen Dich bei Deiner betrieblichen Altersvorsorge.
  • Du kannst Dein Firmen MacBook bei Bedarf auch privat nutzen. 
  • Unser Büro liegt sehr zentral am Ebertplatz – mitten in Köln. 


Dein Planning?

Wenn Du in Deiner persönlichen Retrospektive zu dem Punkt kommst, dass Du bei uns starten möchtest, dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Deine letzten Zeugnisse, frühestmöglicher Starttermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.

  • Office Manager:in

    vor 1 Woche

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland WEBUILDAI GmbH Vollzeit

    Wir sind eine wachsende AI-Beratung aus Köln. Unser Antrieb: Unternehmen mit dem gezielten Einsatz von AI-Technologien dabei unterstützen, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern.Wir suchen eine:n Office Manager:in, der/die Office-Management, Organisation und Finance sicher zusammenbringt und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen. In dieser...

  • Office & Mitglieder-Manager:in (m/w/d)

    Vor 5 Tagen

    Köln, Deutschland Krav Maga Institut GmbH Vollzeit

    Office & Mitglieder-Manager:in (m/w/d)– Organisation, Kommunikation & Kundenservice –Anstellung: Teilzeit / Vollzeit möglich | Start: ab sofort oder nach VereinbarungÜber uns:Das Krav Maga Institut ist eine führende Adresse für Selbstverteidigung und persönliche Weiterentwicklung. Wir stehen für Qualität, Gemeinschaft und Begeisterung am...

  • Office Manager:in

    vor 1 Woche

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland TimeRide GmbH Vollzeit

    Deine AufgabenWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Office Management / Assistenz als Teilzeitkraft Std./Woche), die Verantwortung für folgende Aufgaben übernimmt:Office ManagementVerwaltung und Abschluss von VerträgenSteuerung des "Office Supply" (Büromaterialien und Ausstattung)Sicherstellung eines...

  • Office Manager:in

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland TimeRide Vollzeit

    Deine AufgabenWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Office Management / Assistenz als Teilzeitkraft Std./Woche), die Verantwortung für folgende Aufgaben übernimmt:Office ManagementVerwaltung und Abschluss von VerträgenSteuerung des "Office Supply" (Büromaterialien und Ausstattung)Sicherstellung eines...

  • Office Manager:in

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland WEBUILDAI GmbH Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Wir sind eine wachsende AI-Beratung aus Köln. Unser Antrieb: Unternehmen mit dem gezielten Einsatz von AI-Technologien dabei unterstützen, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern.Wir suchen eine Office Managerin, die Office-Management, Organisation und Finance sicher zusammenbringt und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen. In dieser...

  • Office Manager:in

    vor 4 Wochen

    Köln, Deutschland PIRTEK Deutschland GmbH Vollzeit

    PIRTEK ist weltweit der führende Anbieter für den mobilen 24/7 HydraulikService. In Deutschland und Österreich steuern 98 Service Center rund 360 mobile Werkstattwagen zur Minimierung von Stillstandzeiten unserer Kundschaft. Sie arbeiten gerne in einem kleinen Team und sind Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Besucher und Anrufer? Organisation und...

  • Office Manager:in

    vor 1 Woche

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland PIRTEK Deutschland GmbH Vollzeit

    PIRTEK ist weltweit der führende Anbieter für den mobilen 24/7 HydraulikService.In Deutschland und Österreich steuern 98 Service Center rund 360 mobile Werkstattwagen zur Minimierung von Stillstandzeiten unserer Kundschaft.Sie arbeiten gerne in einem kleinen Team und sind Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Besucher und Anrufer? Organisation und...

  • Field Marketing Manager:in

    Vor 6 Tagen

    Köln (Hybrid), Deutschland aedifion Vollzeit

    Über uns Bei aedifion gestaltest du die Zukunft des energieeffizienten Gebäudebetriebs aktiv mit. Unsere Mission: Gebäude smarter, nachhaltiger und einfacher machen und damit einen echten Beitrag zur Reduktion von CO₂-Emissionen leisten.Wir sind ein innovatives Tech-Unternehmen, das modernste Technologien wie IoT, KI und Cloud-Lösungen einsetzt, um...

  • Senior Field Marketing Manager:in

    vor 2 Wochen

    Köln (Hybrid), Deutschland aedifion Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Über uns Bei aedifion gestaltest du die Zukunft des energieeffizienten Gebäudebetriebs aktiv mit. Unsere Mission: Gebäude smarter, nachhaltiger und einfacher machen und damit einen echten Beitrag zur Reduktion von CO₂-Emissionen leisten.Wir sind ein innovatives Tech-Unternehmen, das modernste Technologien wie IoT, KI und Cloud-Lösungen einsetzt, um...

  • Customer Success Manager:in

    Vor 7 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Studytube Vollzeit

    Möchtest du eine Schlüsselrolle im Erfolg unserer Kund:innen spielen? Als Customer Success Manager:in bei Studytube hilfst du Unternehmen zu wachsen, indem du Lernen zugänglicher und effektiver machst. Du sorgst dafür, dass Kund:innen das Beste aus unserer Plattform herausholen, baust starke Beziehungen auf und entwickelst Strategien zur Optimierung...