Administrative Assistant

Vor 6 Tagen

Wuppertal, Nordrhein-Westfalen, Deutschland fa25cdb6-b7f4-4051-b0b9-acf52f6c7476 Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

Overview

We are looking for a dedicated, responsible, and business-minded Executive Assistant to the CEO (m/f/d) who will support the Managing Director in all administrative, organizational, and operational tasks.

In addition to classic assistant duties, the role also includes real estate management, Airbnb administration, and support in our tech and training projects (YOLO & Mystro).

Areas of Responsibility

1. CEO Support

  • Organizing and coordinating appointments, travel, and meetings
  • Preparing documents, presentations, and analyses for strategic decisions
  • Monitoring ongoing projects, deadlines, and contracts
  • Communicating with internal teams, partners, and external stakeholders

2. Real Estate Management

  • Managing and overseeing the existing real estate portfolio (residential and commercial properties)
  • Coordinating rental contracts, utility costs, maintenance measures, and service providers
  • Communicating with tenants, property management companies, and authorities
  • Budget planning, invoice verification, and documentation

3. Airbnb Management

  • Managing Airbnb apartments, including guest communication and booking management
  • Organizing cleaning, check-in/out, maintenance, and key handovers
  • Maintaining online listings, optimizing pricing, and monitoring occupancy
  • Preparing monthly evaluations and performance reports

4. Support in SaaS and Training Projects

  • Support for our software projects YOLO (E-Health SaaS)
  • Communication with the product team, managing documentation, feedback handling, and scheduling
  • Support for Mystro (training projects with the Job Center / Employment Agency)
  • Coordinating exams, audit documents, and communication with authorities and internal departments

5. Organization & Administration

  • Support with controlling, invoice management, and budget planning
  • Maintenance and administration of digital tools (Excel, Notion, Google Workspace, Airbnb, etc.)
  • Support with HR and onboarding processes
  • Confidential handling of sensitive information and procedures

Requirements

  • Completed commercial training or university degree in Management, Business Administration, or Real Estate Management
  • Several years of experience as an Executive Assistant or Project Assistant
  • Excellent organizational and communication skills
  • Confident use of MS Office, Excel, and digital tools (Airbnb, , Google Workspace)
  • Fluent German (spoken and written), English skills are an advantage
  • Independent, structured, and solution-oriented working style
  • Trustworthiness, discretion, and reliability

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Wuppertal, Deutschland Bayer Vollzeit

    **Administrative Assistant (m/w/d)** **DEINE AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN** - Du unterstützt den Research Cluster Lead sowie andere Mitglieder des RED CVRI Teams in allen administrativen Angelegenheiten. - Du arbeitest übergreifend mit dem RED CVRI Assistenz-Team in tätigkeitsbezogenen Subteams. - Organisation und Nachbereitung von internen und...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wuppertal, Deutschland Bayer Vollzeit

    **At Bayer we’re visionaries, driven to solve the world’s toughest challenges and striving for a world where ,Health for all, Hunger for none’ is no longer a dream, but a real possibility. We’re doing it with energy, curiosity and sheer dedication, always learning from unique perspectives of those around us, expanding our thinking, growing our...

  • Project Assistant

    vor 19 Stunden

    Wuppertal, Deutschland Riedel Communications Vollzeit

    RIEDEL Communications ist der führende Anbieter von Live-Produktionstools in den Bereichen Medien, Sport und Unterhaltung. Um die Bedürfnisse unserer Kunden ganzheitlich abzudecken, teilen wir uns in drei Geschäftsfelder auf: Product Division, Managed Technology & Riedel Networks! Unsere Division **Managed Technology** vermietet im Rahmen von...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wuppertal, Deutschland Vorwerk SE & Co. KG Vollzeit

    **Executive Assistant (m/w/d)**: - Vorwerk SE & Co. KG - Wuppertal - Berufserfahrung - Berufserfahrung (Senior Level) - Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung - Kaufmännische Berufe (Sonstige) - Kennziffer: 11014 - Die Vorwerk SE & Co. KG ist ein im Jahr 1883 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Wuppertal. Das Kerngeschäft von Vorwerk ist die...

  • Payroll Assistant

    vor 1 Woche

    Wuppertal, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    hinzugefügt 24/11/2025Sicherer Job, starkes Team - hier wächst du langfristig mit!Spannende Aufgaben mit Verantwortung und Perspektive - kein Tag wie der andere!FirmenprofilUnser Mandant ist ein international tätiges, technologisch führendes Unternehmen aus der Automations- und Gebäudetechnik. Als moderner Mittelständler verbindet es langfristige...

  • Payroll Assistant

    vor 1 Woche

    Wuppertal, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Sicherer Job, starkes Team - hier wächst du langfristig mit! Unser Mandant ist ein international tätiges, technologisch führendes Unternehmen aus der Automations- und Gebäudetechnik. Als moderner Mittelständler verbindet es langfristige Stabilität mit einer familiären, wertschätzenden Arbeitskultur und kurzen Entscheidungswegen. Die Mitarbeiter...

  • Administration & Accounting Assistant (M/w/d)

    vor 19 Stunden

    Wuppertal, Deutschland FERCHAU GmbH Vollzeit

    MAKE THE DIFFERENCE - join our team! In unserem Business Service Center bündeln wir alle administrativen Tätigkeiten der Niederlassungen einer Region bzw. eines Vertriebsgebiets und dafür suchen wir dich: Für unser Team "BSC Mitte" suchen wir am Standort in Wuppertal weitere Kolleg: innen. Verantwortlich für verschiedenste Business Services (Faktura,...

  • Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wuppertal, Deutschland Vendana GmbH Vollzeit

    About Vendana: Diverse, exciting and responsible - that's everyday working life with us. Join our team in an extraordinary and exciting field of private aviation. Work on international projects and support our clients with your open and professional manner. We help people in need and support them in organizing and conducting air ambulance flights worldwide....

  • Teamassistenz IT

    vor 4 Wochen

    Wuppertal, Deutschland K.A. Schmersal GmbH & Co. KG Vollzeit

    WIR SUCHEN SIE:Teamassistenz IT (m/w/d)Verantwortung übernehmen, Innovation vorantreiben, Zukunft sichern.WuppertalSeit über 80 Jahren entwickeln wir bei Schmersal Technik, die Menschen schützt – in einem Unternehmen, das Vertrauen, Verantwortung und Teamgeist lebt. Ob Sie am Anfang Ihrer Laufbahn stehen oder bereits Erfahrung...

  • MFA / Medical assistant (m/f/d) - full-time or part-time

    vor 3 Wochen

    Wuppertal, Deutschland Fresenius Group Vollzeit

    Sie wissen, was Sie können? Ihr Talent braucht die richtige Umgebung! Starten Sie mit uns in Ihre Zukunft! Zur Verstärkung unseres Praxisteams im Medizinischen Versorgungszentrum in Wuppertal Barmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Sie als MFA / Medizinische Fachangestellte (m/w/d) in Voll- (38,5 h / Woche) oder gerne auch Teilzeit Das erwartet...