Executive Assistant

**Executive Assistant (m/w/d)**:

- Vorwerk SE & Co. KG
- Wuppertal
- Berufserfahrung
- Berufserfahrung (Senior Level)
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Kaufmännische Berufe (Sonstige)
- Kennziffer: 11014
- Die Vorwerk SE & Co. KG ist ein im Jahr 1883 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Wuppertal. Das Kerngeschäft von Vorwerk ist die Produktion und der Vertrieb innovativer Premium-Haushaltsgeräte. Darüber hinaus gehören Produkte für die Gebäudereinigung, Finanzierungslösungen sowie eine Ventures-Capital-Gesellschaft zum Portfolio. Heute ist die weltweit tätige Vorwerk Gruppe mit rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 60 Ländern aktiv.

**DIESE AUFGABEN ERWARTEN SIE**:

- **Administrative Unterstützung des CFO**:Sicherstellung eines effizienten Arbeitsablaufs und Organisation von Team-Meetings.
- **Erstellung von Vorlagen für Geschäftsstrategien**:Ausarbeitung fundierter Vorlagen zur Unterstützung strategischer Entscheidungsprozesse.
- **Koordination des Tagesgeschäfts**:komplexes Termin
- und umfassendes Travelmanagement, sowohl national als auch international.
- **Steuerung des Wiedervorlagensystems**:Nachverfolgung von Aufgaben für termingerechte Ergebnisse.
- **Meeting-Management**:Selbstständige Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung inklusive Protokollierung und Dokumentation.
- **Präsentationen**: Entwicklung und Gestaltung professioneller Präsentationen für den CFO und das Management-Team.**Internet-Recherchen**:Bereitstellung relevanter Informationen für strategische Entscheidungen.-
**Informationsmanagement**: Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses innerhalb der Direct Reports der Unternehmensleitung.- **Internationale Koordination**: Betreuung von internationalen Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.
- **Anlaufstelle für interne und externe Anfragen**: Schnittstellenfunktion zwischen zwischen Board Vorwerk International, Unternehmensleitung in Wuppertal sowie Führungsebene und Fachabteilungen.
- **Vertragsmanagement**:Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten bezüglich Budgets, Fristen und Rechnungsstellungen.
- **Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen**: Genehmigungen, Verschwiegenheitserklärungen, Zahlungsverkehr, Bewerbermanagement und Kundenreklamationen.
- **Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen**:Genehmigungen, Verschwiegenheitserklärungen, Zahlungsverkehr, Bewerbermanagement und Kundenreklamationen.
- **Event-Organisation**: Planung und Begleitung von Unternehmens-Events, wie kommunale Veranstaltungen oder Abendessen mit VIPs und Politikern.
- **Dokumentenmanagement**:Ablage, Digitalisierung und Pflege von Stammdaten.
- **Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung**: Kontrolle der Rechnungen und Unterstützung bei der Budgetüberwachung.

**DAS BRINGEN SIE MIT**:

- **Mehrjährige Expertise**:Fundierte Erfahrung, bevorzugt in einer Sekretariats
- oder Assistenzfunktion in einem international agierenden Unternehmen.
- **Ausbildung**: Erfolgreich abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann).
- **Empathie & Unternehmensverständnis**: Hohes Maß an Einfühlungsvermögen für die Unternehmenskultur sowie die Bedürfnisse verschiedener Geschäftsbereiche.
- **Interkulturelle Kompetenz und persönliche Integrität**: Sicherer Umgang mit internationalen Teams und Geschäftspartnern, gepaart mit Loyalität, einem souveränen Auftreten und professionellen Umgangsformen.
- **Sprachkompetenz**:Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- **Team
- & Kommunikationsfähigkeit sowie strukturierte Arbeitsweise**:Ausgeprägte soziale Kompetenz, kooperativer Arbeitsstil und starke organisatorische Fähigkeiten mit einer hohen Eigeninitiative.
- **Belastbarkeit & Stressresistenz**:Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten.
- **IT-Affinität**:Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Erfahrung mit SAP, Ariba und xFlow.
- **Flexibilität, Eigenverantwortung und effizientes Zeitmanagement**: Hohe Anpassungsfähigkeit sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und effizienten Organisation von Aufgaben.
- **Dienstleistungsmentalität, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit**: Ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und eine verbindliche und präzise Arbeitsweise.
- **Interesse über den eigenen Aufgabenbereich hinaus**:Bereitschaft, sich auch mit übergreifenden Fragestellungen auseinanderzusetzen.

**DAS BIETEN WIR**:

- Flexibler Arbeitsrahmen durch Gleitzeit, Gleitzeittage und 30 Urlaubstage
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens in definiertem Rahmen
- Attraktive Altersvorsorge durch mehrere Bausteine sowie die Option auf ein Zeitwertkonto
- Benefits eines Familienunternehmens wie z.B. Belegschaftsrabatte und Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten
- Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
- Umfangreiche Gesundheitsleistungen wie betriebliche Krankenzusatzversicherung, vielseit