Executive Assistant

vor 2 Wochen

Köln, Deutschland MobiLab Solutions GmbH Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr
First insights

We're looking for a dependable and detail-oriented Executive Assistant to support our Managing Director in day-to-day operations. This role is about keeping things running smoothly, organizing, coordinating, anticipating needs, and helping the Managing Director stay focused on what matters most.

You'll handle communication, scheduling, and organization with confidence and discretion. You'll work closely with different teams across the company, help manage information flow, and make sure deadlines, meetings, and projects stay on track.

You'll work directly with the Managing Director of an innovative, AI-driven technology company. It's a varied and responsible role where trust, collaboration, and professionalism are key. You'll be part of a culture that values initiative, clear communication, and people who quietly keep everything running smoothly.

That's what it's about
  • Managing calendars, travel plans, and meetings; keeping priorities clear and time well spent.
  • Preparing presentations, reports, and meeting materials.
  • Acting as the first point of contact for internal and external communication.
  • Handling confidential topics such as contracts, budgets, and HR information with absolute trustworthiness.
  • Supporting project coordination: tracking deadlines, budgets, and follow-ups with project owners.
  • Assisting in organizing internal and external events, workshops, and team meetings (on-site and remote).
  • Helping with proofreading, website updates, and marketing or event-related coordination.
  • Maintaining smooth collaboration across tools like M365, Slack, Teams, Confluence, and SharePoint.
This is you
  • You're fluent in German and English, confident in communication, and comfortable writing emails and documents in both.
  • You're highly organized, structured, and able to keep an overview even when things get busy.
  • You think ahead, solve problems proactively, and like to make things easier for others.
  • You're willing to take on responsibility and do not shy away to be proactive in a dynamic and fast-paced working environment.
  • You're a discreet, reliable, and professional someone who can be trusted with sensitive information.

  • You're confident using:

  • M365 (Word, Excel, PowerPoint)

  • Slack, Teams, Outlook, Gmail
About us

At MobiLab, we are committed to empowering our employees to bring their creative mindset into action, guiding our customers toward reaching their full data potential, and becoming Cloud-native organizations.

We are a diverse and dynamic team united by delivering engineering excellence. We are committed to inclusivity, where individuals of all backgrounds, including those with disabilities, feel welcomed and valued. You will directly impact how future business works and contribute to industry-leading companies.

We are dedicated to growing our employees. Our company culture encourages knowledge sharing and learning with a dedicated MobiLab Career Development. Our headquarters, located in the heart of Cologne, offers a creative work environment. We provide a range of benefits, including a public transport ticket, access to industry conferences, a company pension scheme, and more.

If you're passionate about Cloud Integration and striving for engineering perfection, we invite you to join our MobiLab Team. Let's grow together

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Köln, Deutschland BANKPOWER GmbH Vollzeit

    Executive Assistant (gn) der Geschäftsführung Als Joint Venture der Deutschen Bank und der ManpowerGroup besetzen wir seit 1998 erfolgreich Vakanzen in der Banken-, Finanz - und Versicherungsbranche. Wir schaffen Verbindungen und sind innerhalb dieser spezialisierten Branche bestens vernetzt. Profitieren Sie von unserem Netzwerk! Wir begleiten Sie bei...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland head for work GmbH Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Unser Mandant ist ein etabliertes europäisches Finanzdienstleistungsunternehmen mit internationaler Präsenz und moderner, professioneller Unternehmenskultur. Zur Unterstützung des Managements suchen wir eine engagierte und vorausschauend handelnde Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d), die Freude daran hat, organisatorische Abläufe zu...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Köln, Deutschland AVART Personal GmbH Vollzeit

    HOME ÜBER AVART JOBS FÜR UNTERNEHMEN KONTAKT Executive Assistant / Managementassistenz (m/w/d) Job-ID: 13114 Jetzt bewerben Für ein innovatives und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir Sie zur Vermittlung in eine Festanstellung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) am Standort Köln Rodenkirchen in Vollzeit. Unser Mandant ist ein...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 2 Wochen

    Köln, Deutschland PERMACON GmbH Vollzeit

    **Sie suchen eine neue Perspektive im Assistenz-Bereich?**: Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als **Assistenz der Geschäftsführung** (m/w/d), **Management Assistant** (m/w/d), **Executive Assistant**(m/w/d) oder ähnlich. Seit 30 Jahren ist die PERMACON spezialisiert, wenn es um die Besetzung von vakanten Positionen im** kaufmännischen Bereich**...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Köln, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Du möchtest deine gesammelten Erfahrungen in einer anspruchsvollen und abwechslungsreichen Position einbringen? Dann bist du bei uns genau richtig! Ab sofort suchen wir für unseren namhaften Kunden im Raum Köln eine engagierte und erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die bereits Erfahrungen in einer Kanzlei gemacht hat. Wir haben dein Interesse geweckt?...

  • Executive & Project Assistant (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Köln, Deutschland EDT GmbH Vollzeit

    Die EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu.Berufserfahrung und Qualifikationen sind für diese Stelle zwar von entscheidender Bedeutung, doch...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Köln, Deutschland INVERTO, A BCG Company Vollzeit

    **HOW YOU'LL IMPACT.**: **Professionelle Korrespondenz.** Du unterstützt einen Teil unserer Geschäftsführer und Direktoren in Köln und sorgst für eine reibungslose Kommunikation mit unseren Kunden. Außerdem wirst du bei der Erstellung und Überarbeitung von Präsentations - und Entscheidungsvorlagen in PowerPoint eingebunden. **Zuverlässiges...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland MobiLab Solutions Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

    First insightsWe're looking for a dependable and detail-oriented Executive Assistant to support our Managing Director in day-to-day operations. This role is about keeping things running smoothly, organizing, coordinating, anticipating needs, and helping the Managing Director stay focused on what matters most.You'll handle communication, scheduling, and...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland AXA Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Als Executive Assistant (m/w/d) im Ressort Finanzen übernimmst du eine wichtige Rolle im AXA Konzern und arbeitest Hand in Hand mit unserer CFO zusammen.Was das genau bedeutet? Dich erwarten strategische Fragestellungen sowie das operative Tagesgeschäft. Du profitierst dabei von einem breiten Themenspektrum und bekommst Einblicke in die Arbeit des...

  • Executive Assistant EMEA

    vor 4 Wochen

    Köln, Deutschland MICRO-TECH Europe GmbH Vollzeit

    Executive Assistant EMEA (m/f/d) WE LOOK FORWARD TO YOUR SUPPORT WITH THE FOLLOWING TASKS: Provide high-level administrative support to the EMEA Executive Team Manage complex calendars, international travel arrangements, and expense reporting Act as the primary point of contact for the EVP during travel periods Organize and coordinate team meetings and...