Executive Personal Assistant

Vor 5 Tagen

Hamburg, Deutschland 3B Scientific GmbH Vollzeit

We are a global leader in medical education and healthcare training, focused on innovation to advance medical and healthcare delivery through the quality, breadth, and global reach of relevant educational and simulation products.

With a worldwide presence and a growing family of brands, we thrive on fostering cultural diversity, upholding accountability, nurturing innovation, and fostering collaboration. Our professional and inclusive company culture empowers our devoted team members to embark on lasting careers and pursue continuous professional growth within the dynamic realm of 3B Scientific.

We are seeking for our Hamburg office (Headquarter of 3B Scientific Group) an:
**Executive Personal Assistant (f/m/d)**

In that position, you will support our Executive Vice President Sales & Marketing ensuring a smooth operation of his back office. You will be responsible for a variety of tasks that require exceptional organizational skills, attention to detail, and the ability to handle sensitive information with discretion.

**Duties & Responsibilities**
- Complex scheduling: Manage the Vice President’s calendar (scheduling appointments, meetings, and travel arrangements) and maintaining the diaries of further C-Level Executives
- Prepare, edit, and organize documents, reports, and presentations
- Act as a liaison between the Vice President and internal/external stakeholders
- Organize and coordinate internal and external meetings/events, including preparation of agendas and ensuring follow-up on actions/measures
- Assist in project management and follow up on any actions/measures (tracking deadlines, monitoring progress, and preparing status reports)
- Conduct research and compile information as needed for decision-making
- Maintain an organized filing system (digital and hard copy contract documents) and ensure all documents are up to date
- Participate in company events and activities as needed
- Support the Vice President with personal tasks as required (ad-hoc requests, special projects)

**Job Requirements & Attributes**
- Bachelor’s degree in business administration, management, or a related field
- Minimum 5 years of experience as an executive assistant or in a similar role, preferably supporting senior executives
- Exceptional organizational and time-management skills
- Ability to work independently and prioritize tasks effectively combined with a high degree of accuracy in a fast-paced environment
- Strong problem-solving skills and attention to detail
- Excellent interpersonal and communication skills (written and verbal)
- Fluent in German and English with a high intercultural competence
- Discretion and confidentiality are essential
- Proficient in Microsoft Office 365
- Proactive attitude and a willingness to take initiative
- Strong identification with our core values: accountability, boldness and collaboration.

Are you looking for a dynamic and innovative working environment where your ideas are valued, and your hard work is recognized? Look no further At our company, we offer an integrative and collaborative culture with a flat hierarchy that fosters creativity and hands-on initiative. In addition to flexible working hours, we offer a competitive salary and benefits package as well as interesting opportunities for professional development and growth.

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Deutschland Northrop Grumman Sperry Marine Vollzeit

    **Role Overview**: *** Sperry Marine specialise in safe, efficient and reliable Navigation Solutions for the commercial and international defence maritime industry. Our success is built on numerous strengths, including technical expertise, global reach, dedicated employees, our approach to sustainability and drive to innovate. Our ambitious growth plans...

  • Executive Personal Assistant to The Global Coo

    Vor 7 Tagen

    Hamburg Hammerbrook, Deutschland ECU WORLDWIDE Vollzeit

    We are seeking a highly organized and proactive **Personal Assistant (PA)** to support our **Global Chief Operating Officer (COO)**. Based in Hamburg, you will play a critical role in enabling the efficient day-to-day operations of the COO’s office, managing a dynamic calendar, coordinating international travel, supporting strategic initiatives, and acting...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Joss Search Vollzeit

    **Executive Assistant / Project Coordinator** **International Consultancy firm** **Hamburg, Germany** My client is an international consultancy firm with global offices, and they are seeking an Executive Assistant to join their busy office in Hamburg. This is a permanent role, you must have worked for an international professional services or Technology...

  • Personal Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland Booming Games Vollzeit

    **About the role**: Wir sind ein international wachsendes Unternehmen mit einem dynamischen Team und einer offenen, modernen Unternehmenskultur. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung am Standort Hamburg suchen wir eine engagierte, zuverlässige und diskrete Personal Assistant / Management Assistant (m/w/d), die/der den Überblick behält, mitdenkt...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland FUNKE Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung der FUNKE Medien National Brands suchen wir Dich am Standort Hamburg als*Executive Assistant (m/w/d)*DEINE AUFGABENDu bist für die ganzheitliche, vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft zuständigDu steuerst eigenverantwortlich mehrere komplexe...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Deutschland Robert Half Vollzeit

    **Executive Assistant (w/m/d)**gesucht** - Für unseren Kunden, ein Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Hamburg, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Executive Assistant (w/m/d)**. Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Novum Management GmbH Vollzeit

    Über NOVUM HOSPITALITYMit über 150 Hotels (inkl. gesicherter Pipeline) und mehr als Hotelzimmern an über 60 Standorten in Europa ist NOVUM Hospitality eine der größten inhabergeführten Hotelgruppen Europas. Gegründet im Jahr 1988, hat sich das Hamburger Unternehmen unter der Leitung von Chief Executive Officer & Owner David Etmenan zu einem führenden...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland talenthafen GmbH Vollzeit

    Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland talenthafen GmbH Vollzeit

    Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Brinkdoor Ltd., London, Zweigniederlassung Erlenbach, Schweiz Vollzeit

    Standort: Hamburg | Arbeitsmodell: HybridMein Kunde ist eine renommierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Zur Unterstützung des wachsenden Teams suche ich eine engagierte Executive Assistant (m/w/d), die nicht nur klassische Assistenzaufgaben übernimmt, sondern auch beim Aufbau des neuen Büros in Hamburg eine...