Executive Assistant

vor 1 Woche

Hamburg, Deutschland Joss Search Vollzeit

**Executive Assistant / Project Coordinator**

**International Consultancy firm**

**Hamburg, Germany**

My client is an international consultancy firm with global offices, and they are seeking an Executive Assistant to join their busy office in Hamburg. This is a permanent role, you must have worked for an international professional services or Technology firm before, be confident communicating with all external clients and internal colleagues, and it’s imperative you are fluent in German and English to at least B2 level.

This role combines traditional Executive Assistant duties, such as diary management, international travel booking, meeting coordination etc. and project coordination, dealing with external and internal stakeholders; so your organisational, communication and project management skills need to be strong

**THE ROLE**

This role will be to provide Assistant support to an Executive Director, including management of calendar, international travel booking, complex meeting coordination, and supporting your Director with projects accordingly, which involves complex documentation production, working with researchers, liaising with internal stakeholders and external clients, and see the projects assigned to you through from start to finish.

Your responsibilities will include, but are not limited to:

- Supporting your Executive Director with extensive diary and schedule management, proactive gatekeeping and planning
- Arranging frequent international travel
- Gatekeeping and handling all incoming telephone calls in a responsive, proactive and timely manner
- Full secretarial duties, including preparation of business correspondence, project documents and presentations, and using a variety of software packages including Microsoft Outlook, Word & PowerPoint
- Regular liaison and interaction with various other offices globally, and all external and internal clients

**THE CANDIDATE**

You must possess:

- German language skills to a fluent level and English to at least B2 level
- Excellent secretarial, organisational and problem-solving skills
- Experience working for in professional services
- Professional, committed attitude and approach
- The ability to work to deadlines
- The ability to work well alone as well as using your network of supportive colleagues when needed

**THE BENEFITS**

Generous discretionary bonus

Annual salary reviews

Wellness benefits

Open plan environment and open communication encouraged

Encouragement to take on projects and up-skill

Standard hours are 9am - 6pm

Joss Search is proud to be an Equal Opportunity employer, passionately supporting and promoting equality, diversity and inclusion. We are committed to building an inclusive culture, respecting our individual differences and bringing our community together.

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Deutschland Northrop Grumman Sperry Marine Vollzeit

    **Role Overview**: *** Sperry Marine specialise in safe, efficient and reliable Navigation Solutions for the commercial and international defence maritime industry. Our success is built on numerous strengths, including technical expertise, global reach, dedicated employees, our approach to sustainability and drive to innovate. Our ambitious growth plans...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland FUNKE Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung der FUNKE Medien National Brands suchen wir Dich am Standort Hamburg als*Executive Assistant (m/w/d)*DEINE AUFGABENDu bist für die ganzheitliche, vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft zuständigDu steuerst eigenverantwortlich mehrere komplexe...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Deutschland Robert Half Vollzeit

    **Executive Assistant (w/m/d)**gesucht** - Für unseren Kunden, ein Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Hamburg, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Executive Assistant (w/m/d)**. Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Novum Management GmbH Vollzeit

    Über NOVUM HOSPITALITYMit über 150 Hotels (inkl. gesicherter Pipeline) und mehr als Hotelzimmern an über 60 Standorten in Europa ist NOVUM Hospitality eine der größten inhabergeführten Hotelgruppen Europas. Gegründet im Jahr 1988, hat sich das Hamburger Unternehmen unter der Leitung von Chief Executive Officer & Owner David Etmenan zu einem führenden...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland talenthafen GmbH Vollzeit

    Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland talenthafen GmbH Vollzeit

    Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Brinkdoor Ltd., London, Zweigniederlassung Erlenbach, Schweiz Vollzeit

    Standort: Hamburg | Arbeitsmodell: HybridMein Kunde ist eine renommierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Zur Unterstützung des wachsenden Teams suche ich eine engagierte Executive Assistant (m/w/d), die nicht nur klassische Assistenzaufgaben übernimmt, sondern auch beim Aufbau des neuen Büros in Hamburg eine...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Academic Work GmbH Vollzeit

    Du willst mehr als nur klassische Assistenz? Du willst das Rückgrat eines wachsenden Unternehmens sein, Daten steuern und aktiv an der Transformation zu nachhaltigen Kraftstoffen mitwirken? Dann werde **Executive Assistant (m/w/d)** und gestalte den Wandel im Herzen der Energiewende mit! **Über die Position**: Unser Partnerunternehmen wächst - und damit...

  • Senior Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Sponsoo Management GmbH Vollzeit

    Über unsDie Sponsoo Management GmbH ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich Management, Projektkoordination und strategische Beratung. Wir arbeiten eng mit unserer Geschäftsführung zusammen und unterstützen Talente, Unternehmen und Organisationen bei professionellen Managementprozessen.Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Senior...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland ENERTRAG SE Vollzeit

    Unternehmensbeschreibung 100 % fossilfrei: Daran arbeiten wir seit 25 Jahren und treiben Projekte voran, die andere für undenkbar halten. Mit Wind, Sonne und grünem Wasserstoff erzeugen, speichern und liefern wir grüne Energie. Unsere über 1.200 Mitarbeitenden arbeiten an Energieprojekten mit einer Kapazität von mehr...