Executive Assistant to The CTO

Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels gehören die bekanntesten Marken der Musikwelt.

Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.

**Beats & Bytes** (B3S) ist unsere technische Organisation und setzt sich aus einem Netzwerk von Product Teams zusammen. Wir leben und fördern psychologische Sicherheit, konstruktive Nonkonformität sowie kognitive Vielfalt, um stets agil und innovativ zu handeln Empowerment und Gemeinschaft sind Teil unserer Kultur. Als technisches Fundament des Unternehmens schaffen wir Mehrwert für Universal Music, indem wir die Probleme unserer Nutzer:innen lösen. Das B3S Team bildet das digitale Fundament für unser Business und trägt aktiv zum Wettbewerbsvorteil von Universal Music bei.

Du möchtest Teil unseres Teams werden? Dann werde unser:e neue:r **Executive Assistant to CTO (all genders)**. Die Position ist **ab sofort** am Standort **Berlin** verfügbar. Es handelt sich um eine **unbefristete Anstellung in Teilzeit** (31,5 h/Woche, dies entspricht einer 80 % Stelle).

**Deine Aufgaben**:

- Als Teil des Führungsteams von Beats&Bytes nimmst Du an Team-Meetings teil und unterstützt den CTO bei der Vorbereitung sowie Folgegesprächen mit Einzelpersonen
- Du bist verantwortlich für das Kalendermanagement und die Terminkoordination
- Du übernimmst die Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich aller Reisevorbereitungen und der Logistik (1-2 pro Jahr)
- Du hilfst bei der Erstellung von Materialien wie Präsentationen, Reports und Dokumentationen
- Du koordinierst Team-Events und kümmerst Dich um alle Aspekte der Planung und Durchführung
- Du treibst eigene Initiativen voran (z.B. Team Onboarding Prozess, Zielsetzungsprozess, Communities of Practice)

**Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du**:

- Du hast 5+ Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Tech Umfeld
- Du lebst ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Professionalität in allen Aspekten Deiner Arbeit
- Du bringst ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit Microsoft-Office Anwendungen mit
- Du bist in der Lage, Meetings inhaltlich vor
- und nachzubereiten unter der Berücksichtigung der Zeit effizient zu moderieren
- Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift) sowie konversationssichere Englischkenntnisse (beides mindestens C1)

**Deine Persönlichkeit ist gefragt**:

- Du hast eine hohe digitale Affinität und begeisterst Dich für neue Technologien sowie digitale Transformation; dadurch hast Du ein solides Verständnis für technische Zusammenhänge und Beziehungen
- Du arbeitest gerne in interdisziplinären Teams und würdest jederzeit Teamwork dem Heldentum vorziehen; Du pflegst eine offene und effektive Kommunikation mit Deinen Kolleg:innen sowie Stakeholdern auf allen Ebenen und verfügst über ausgezeichnete soziale Kompetenz
- Du kannst Dich schnell in die Sichtweise anderer Menschen einfühlen und weißt genau, wann
- Du Deinen Standpunkt vertreten und wie Du ihn überzeugend präsentieren kannst
- Du bist in der Lage, eigenständig zu arbeiten und proaktiv die Initiative zu ergreifen
- Du kannst Themen sehr verständlich und zielorientiert präsentieren, auch vor Führungskräften
- Zuverlässigkeit und gute Organisation zählen zu Deinen Stärken, dadurch kannst Du auch in stressigen Situationen konzentriert, strukturiert und bedacht bleiben und zudem auch komplexe Aufgaben effizient bewältigen
- Du fühlst Dich in einem dynamischen und internationalen Umfeld wohl und kannst Dich leicht an veränderte Umstände anpassen

**Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur**:

- Creativity - Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs.
- Connection - We are ONE team.
- Passion - Music is our first love.
- Responsibility - It’s up to us.
- Diversity - Music is universal.
- Factuition - Guided by head AND heart.

**Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist**:

- Spüre die Musik - Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming Gutscheinen, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschieden internen Veranstaltungen
- Sei flexibel - Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist Du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen; Dir stehen bis zu 10 mobile Arbeitstage je Monat zur Verfügung
- Zeit zum Durchatmen - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie bis zu 10,5 weiteren freien Tagen im Jahr
- Sei mobil - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot
- Wachse mit uns - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
- Achte auf Dich - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens - beruflich wie auch privat - durch unternehmensunabhängige Beratungs
- und Coaching-Angeb