Office Management

Location: Köln

Stundenumfang: bis zu 20h/Woche

Du bist ein Organisationstalent und liebst es, Dinge zu planen? Du hast Lust auf Büro
- und Projektmanagement, Terminplanung und -organisation sowie Teamsupport? Du möchtest interne organisatorische Abläufe einer internationalen Agentur kennenlernen? Dann freuen wir uns sehr auf Dich

DEINE AUFGABEN - DU
- besetzt unseren Empfang indem du das Telefon sowie allgemeine interne Anfragen beantwortest, Gäste begrüßt, Lieferant:innen abwickelst sowie die Poststelle verantwortest.
- übernimmst Office Management Aufgaben wie Material
- und Getränkebestellungen, Dienstleisterkoordination, Meetingorganisation sowie allgemeine administrative Aufgaben.
- entlastest unser Finance Team mit der Überprüfung von Eingangsrechnungen sowie Reisekostenabrechnungen und stehst unseren Beraterteams bei Rechnungsfragen zur Seite.
- unterstützt unsere Teams bei der Reiseorganisation, indem du Reiseoptionen recherchierst und Buchungen tätigst.
- hilfst bei der internen Eventorganisation sowie gelegentlich als Teamassistenz bei der Erstellung und Gestaltung von PowerPoint Präsentationen.

DEIN PROFIL - DU
- bringst idealerweise erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder alternative praktische Erfahrungen im Bereich Organisation, z.B. an einer Hotelrezeption o.ä. mit.
- hast ein positives Auftreten, Spaß am Umgang mit Menschen und Kommunikationsstärke.
- bist ein Organisationstalent und hast ein großes Verantwortungsbewusstsein.
- hast einen sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- sprichst Deutsch und Englisch auf verhandlungssicherem Niveau und hast Freude daran, Anfragen auf beiden Sprachen sowohl mündlich als auch schriftlich zu beantworten.

DAS BIETEN WIR DIR:

- Internationales Arbeiten in einem innovativen, inspirierenden, weltweiten Agenturnetzwerk.
- Flexible Arbeitszeitenregelung.
- Unbegrenzter Zugang zu LinkedIn Learning und der getabstract-App, damit du dich in genau den Bereichen weiterbilden kannst, die dich am meisten interessieren.
- Mental Health Initiativen wie die freie Nutzung der Headspace-App und unserer externen Mitarbeitendenberatung (EAP), mit der dir psychologische Expert:innen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen.
- Zahlreiche Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten Shopping-Partner:innen.

KLINGT NACH DIR?

Dann bist du bei uns genau richtig Los geht's Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Du hast noch Fragen? Rufe mich gerne direkt an unter +49 30 20351255. Ich bin Tatjana, deine Ansprechpartnerin.

UNSER PROFIL:
Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen unabhängig von einer Practice
- und Standortstruktur übergreifend in agilen Teams zusammen. Wir beraten unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend und bieten je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz
- und Skill-Clustern.

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs
- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt.

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