Interim Executive Assistant to CEO

vor 1 Tag

Hamburg, Deutschland Marquard & Bahls AG Vollzeit

Temporary, Full or part-time - Hamburg

**What You’ll Do**

We are seeking an **Interim Executive Assistant to the CEO (m/w/d)** for a **12-14 month period of parental leave cover, with a potential extension depending on business needs.**

Your responsibilities will include:

- **Coordinate and optimize** the CEO’s schedule, meetings, global travel, and events
- **Act as a trusted liaison** between the CEO and internal/external stakeholders, maintaining clear and professional communication at all times
- **Oversee day-to-day office operations**, including process coordination, service provider management, and visitor engagement
- **Support the planning and execution** of internal and external corporate events that strengthen our company culture and brand
- **Contribute to internal communications**, assisting with announcements, intranet content, and other corporate messages where needed

**Qualifications**

We’re looking for a highly organized, confident professional who thrives in a dynamic, fast-paced environment.

You should bring:

- **5-10 years of experience** in executive assistance, office management, or project coordination
- A **completed degree or commercial education** (ideally with a strong academic background)
- **Experience in larger corporate or international settings**:

- you know how to navigate complexity and cross-cultural collaboration
- **Outstanding communication skills** in English & German (fluent/negotiation level)
- The ability to **set priorities, make decisions, and manage multiple tasks** under time pressure with composure and accuracy
- A natural sense of **organization, accountability, and teamwork**, paired with a polished, professional demeanor
- **Excellent time management** and a strong **hands-on mentality -**you make things happen

**Why us?**

At Marquard & Bahls, you will be part of a globally active, forward-looking organization that values reliability, trust, and initiative. In this interim role, you will experience:

- A **dynamic and international environment**where professionalism and collaboration go hand in hand
- A **diverse range of responsibilities**, from calendar and travel management to event coordination and communication support - no two days are the same
- A culture that combines **structure and agility**, valuing people who take ownership, stay curious, and bring a positive attitude to every task
- **A modern, supportive workplace** with short communication paths, mutual respect, and a strong sense of teamwork

**Interested?**

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Befristeter Vertrag
Vertragsdauer: 13 Monate

Gehalt: ab 6.000,00€ pro Monat

Arbeitsort: Vor Ort

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    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland 711rent Vollzeit

    **Wir suchen eine**: n proaktive: n Executive Assistant to CEO, **die**: der nicht nur mitdenkt, sondern auch die Dynamik besitzt, Veränderungen entschlossen anzugehen und voranzutreiben. Unser Unternehmen, ein führendes Unternehmen im Bereich der professionellen Vermietung von Film - und Foto Equipment, mit 8 Standorten in 4 Ländern, garantieren wir den...

  • Personal Assistant to The CEO

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    Hamburg, Deutschland NECT GmbH Vollzeit

    **Über uns und deine Rolle** Wir bei **Nect** entwickeln innovative Lösungen für digitale Identitätsprüfung und elektronische Signaturen - sicher, benutzerfreundlich und KI-basiert. Als mehrfach ausgezeichnetes Tech-Unternehmen mit Sitz in Hamburg gestalten wir die digitale Zukunft aktiv mit. In deiner Rolle als **Personal Assistant to the CEO** sorgst...

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    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland talenthafen GmbH Vollzeit

    Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst...

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    vor 2 Wochen

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  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland FUNKE Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung der FUNKE Medien National Brands suchen wir Dich am Standort Hamburg als*Executive Assistant (m/w/d)*DEINE AUFGABENDu bist für die ganzheitliche, vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft zuständigDu steuerst eigenverantwortlich mehrere komplexe...

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    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland ExpressSteuer Vollzeit

    **Join the ExpressGroup Team and Help Us Revolutionise Financial Services!**: At **ExpressGroup**, our vision is to bring financial wellness to the working class and make financial services accessible to everyone, regardless of their income, background, or financial knowledge. Our innovative product, ExpressSteuer, is designed to simplify people's lives and...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland CorpFin Search Vollzeit

    Do you enjoy taking responsibility and stay calm under pressure? We are looking for a full-timeExecutive Assistant (m/f/d)to support an Corporate / M&A team in a legal firm.Executive Assistant (m/f/d) – Corporate / M&AFull-time · Hamburg City CenterResponsibilitiesIndependent support for a the executive teamCoordination of day-to-day mandate and project...

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    Hamburg, Deutschland Nexperia Germany GmbH Vollzeit

    About the position We are seeking a proactive and highly organized Assistant to provide direct support to our CEO, with a primary focus on scheduling and managing meetings. This role is essential to ensuring the CEO’s time is effectively utilized, supporting strategic priorities, and maintaining seamless organizational communication. What you will do -...

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    Desitin ist eines der wenigen mittelständischen deutschen Pharmaunternehmen in Familienbesitz. In Hamburg entwickeln, produzieren und vertreiben wir Arzneimittel überwiegend für den europäischen Markt. Desitin verfügt insbesondere über exzellente Expertise in den Bereichen Epilepsie und Parkinson und bietet nahezu alle von der WHO als unentbehrlich...