Verwaltungshelfer (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

vor 3 Wochen

Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Köln Vollzeit

Ihr Profil

Wir suchen eine engagierte und organisierte Person, die sich für die Arbeit im Vorzimmer der Amtsleitung begeistert hat.

  • Ein erfolgreich abgeschlossener Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf oder
  • Ein erfolgreich abgeschlossener Abschluss zur/zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
  • Bei Beamt*innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst)

Alternativ verfügen Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre.

Worauf es uns noch ankommt:

Wir suchen eine Person, die

  • Erkennbar ist durch ihre Analysefähigkeit, Selbstständigkeit, Vorausschau und Lösungsorientierung
  • Ein sicheres und freundliches Auftreten hat und im Umgang mit Ihren Gesprächspartner*innen stets wertschätzend und respektvoll ist
  • Überzeugend in der Kommunikation durch gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit ist
  • Lern- und Leistungsbereitschaft zeigt und individuell belastbar ist
  • Team- und serviceorientiert ist
  • Ausgeprägtes Organisationsgeschick hat
  • Sicher im Umgang mit der Standardsoftware Microsoft-Office ist
  • Digitale Kompetenz und die Bereitschaft sich in verwaltungsinterne Programme (zum Beispiel Session, cProject) einzuarbeiten hat
  • Über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung verfügt

Ihre Aufgaben

Als Verwaltungshelfer/in im Vorzimmer der Amtsleitung

  • Übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben und sind zuständig für die selbstständige Organisation des Vorzimmers und der Arbeitsabläufe, inklusive Terminkoordination und jedweder Korrespondenz
  • Bearbeiten E-Mail-Postfächer, steuern Anliegen zielgerichtet ins Amt und haben deren fristgerechte Erledigung im Blick
  • Bereiten Besprechungen vor, sind für deren Organisation und Betreuung zuständig und tragen die dazu relevanten Information zusammen
  • Sind erste Ansprechperson für verschiedenste Anfragen
  • Übernehmen weitere Verwaltungsaufgaben im Aufgabengebiet und unterstützen die übrigen Abteilungsleitungen des Amtes sowie die Mitarbeitenden der Stabsstelle der Amtsleitung im Rahmen ihrer Tätigkeit

Wir bieten Ihnen

Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.

  • Verwaltungshelfer (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Köln Vollzeit

    Ihr ProfilSie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf oder über eine erfolgreiche Laufbahn als Verwaltungsfachangestellte.Alternativ verfügen Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten...

  • Büroleitungsassistent (m/w/d) für Bildung, Immobilien und Neues Bauen

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    Dezernat XI - Bildung, Immobilien und Neues BauenWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für die Stadt Frankfurt am Main.Die Aufgaben umfassen die Vertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues Bauen, die Abwicklung von Korrespondenz und die...

  • Büro-Assistent/in der Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.AufgabenVertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenAbgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische AusbildungMehrjährige Berufserfahrung im Bereich...

  • Büro-Assistent/in der Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.AufgabenVertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenAbgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische AusbildungMehrjährige Berufserfahrung im Bereich...

  • Assistent/in (w/m/d) für Büroleitung

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) bei der Stadt Frankfurt am Main.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenUnterstützung bei der Organisation von Terminen und MeetingsVerwaltung...

  • Büro-Assistent/in der Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenUnterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen...

  • Büro-Assistent/in der Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.Aufgaben und VerantwortlichkeitenVertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenUnterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen...

  • Verwaltungsbegleiter (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

    vor 2 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Köln Vollzeit

    Ihr ProfilSie bringen Erfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich mit und verfügen über eine Analysefähigkeit, die Ihnen ermöglicht, selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert zu arbeiten. Sie sind absolut zuverlässig und loyal und haben ein sicheres und freundliches Auftreten.Ihre AufgabenSie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben...

  • Verwaltungsbegleiter (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Köln Vollzeit

    Ihr ProfilSie verfügen über eine fundierte Ausbildung im verwaltungsnahen Bereich oder haben eine vergleichbare Erfahrung. Eine erfolgreiche Laufbahn in der Verwaltung oder im Sekretariatsbereich ist ein Plus. Sie haben Erfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich und sind in der Lage, selbstständig und lösungsorientiert zu arbeiten. Sie verfügen...

  • Büroleitungsassistent:in (w/m/d) für Bildung, Immobilien und Neues Bauen

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    Büroleitungsassistent:in (w/m/d) für Bildung, Immobilien und Neues BauenWir suchen eine/n Büroleitungsassistent:in (w/m/d) für das Dezernat XI – Bildung, Immobilien und Neues Bauen. Die/n Kandidat:in wird als Assistent:in für die Büroleitung tätig sein und die Büroleitung bei der Führung der Büroleitung...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) PostOrganisieren von...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) PostOrganisieren von...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) - Fachliche Unterstützung

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    Dezernat XI - Bildung, Immobilien und Neues BauenWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.Aufgaben:Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen...

  • Büroleitungsassistent:in (w/m/d) für Dezernat XI

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Büroleitungsassistent:in (w/m/d) für das Dezernat XI – Bildung, Immobilien und Neues Bauen.Die Aufgaben:Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der PostOrganisieren von BesprechungenFühren und...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) - Fachliche Unterstützung

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    Dezernat XI - Bildung, Immobilien und Neues BauenWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.Aufgaben:Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die BüroleitungKalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen von PostOrganisieren von BesprechungenFühren und Überwachen von...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die BüroleitungKalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen von PostOrganisieren von BesprechungenFühren und Überwachen von...

  • Büro-Assistent (m/w/d) für die Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Büro-Assistenten/in für die Geschäftsstelle des Dezernats XI in der Stadt Frankfurt am Main.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) PostOrganisieren von Besprechungen (Vor- und...

  • Büro-Assistent (m/w/d) für die Geschäftsstelle

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT – Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Büro-Assistenten/in für die Geschäftsstelle des Dezernats XI in der Stadt Frankfurt am Main.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) PostOrganisieren von Besprechungen (Vor- und...

  • Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Stadt Frankfurt am Main - DER MAGISTRAT - Vollzeit

    ÜberblickWir suchen eine/n Assistent:in für die Büroleitung des Dezernats XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.AufgabenVorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitungeigenständiges Kalender- und TerminmanagementTelefondienstBearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) PostOrganisieren von...