Personal Assistant

Vor 5 Tagen

Duesseldorf, Deutschland ingenhoven associates Vollzeit

**ingenhoven associates** ist ein international tätiges Architektur
- und Generalplanungsbüro mit Hauptsitz in Düsseldorf.

Wir planen weltweit nachhaltige Gebäude nach höchsten Zertifizierungsstandards, die vielfach ausgezeichnet wurden und internationale Aufmerksamkeit genießen. Zur professionellen Unterstützung des Founder/Chairman suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n

**Personal Assistant (M/F/d) des Chairman / International Executive Assistant (M/F/d)**

In dieser anspruchsvollen Vertrauensstellung sind Sie es gewohnt, eigenverantwortlich, proaktiv und professionell alle administrativen und organisatorischen Belange vorausschauend und loyal zu managen. Sie sorgen mit für den reibungslosen Ablauf im Büro des Chairman. Dabei werden Sie mit weiteren Kollegen und Kolleginnen in einem kleinen Team von vier Mitarbeitern zusammenarbeiten.

**Ihre Aufgaben**:

- Assistenz in sämtlichen organisatorischen und sonstigen Themen und Aufgaben des Chairman
- Führung und Planung eines anspruchsvollen und umfangreichen internationalen Terminkalenders
- Inhaltliche Aufnahme, Vorauswertung und Aufbereitung aller an den Chairman herangetragenen Themen zusammen und im Austausch mit den leitenden Mitarbeitern
- Überwachung und Nachverfolgung aller laufenden Vorgänge (Wiedervorlagenmanagement)
- Planung, Koordination und Vorbereitung der internen und externen, beruflichen und privaten Termine
- Organisation von Telefonkonferenzen auf internationaler Ebene
- Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von beruflichen und privaten internationalen Reisen, insbesondere Flüge, Unterkünfte und Ausarbeitung von Reiseplänen
- Assistenz in persönlichen Angelegenheiten und Besorgungen
- Recherchen, selbstständiges Erledigen allgemeiner und Ad-hoc Anfragen
- Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung und Dritten wie Bauherren u.a.
- Perspektive zur Übernahme eigener verantwortungsvoller Projekte
- Datamanagement Support
- Besucherbetreuung

**Das zeichnet Sie aus**:
Nach Ihrem erfolgreich abgeschlossenen Studium, z.B. Jura, Geisteswissenschaften, Architektur, Kunstgeschichte, Sprachen, oder gleichwertig, haben Sie bereits mehrjährige Erfahrung und berufliches Können in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren Position vorzuweisen, idealerweise in kreativen Unternehmen, Architekturbüro, Agentur, Modeunternehmen, Medien, Universität, Beratung, oder vergleichbar.

Sie arbeiten und leben in einem internationalen Umfeld und sind erfahren im Umgang mit verschiedenen Kulturkreisen. Sie wissen um die Bedeutung dieser Vertrauensstellung und haben mit Ihrer strukturierten und eigenständigen Arbeitsweise stets den Überblick. Sie verfügen über ein hohes Maß an Planungs
- und Organisationsgeschick, das Sie auch entsprechend einzusetzen wissen.

Ganzheitliches Denken, Genauigkeit sowie Agilität zeichnen Sie aus und auch in stressigen Situationen behalten Sie einen kühlen Kopf. Absolute Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit setzen wir voraus. Eine positive Arbeitseinstellung, ein gepflegtes Äußeres, eine sehr gute Allgemeinbildung und angenehme Umgangsformen gehören zu Ihrem Profil.

Ein routinierter Umgang mit modernen Medien sowie den gängigen MS-Office Anwendungen sind für Sie selbstverständlich. Darüber hinaus beherrschen Sie die englische Sprache verhandlungssicher und verfügen idealerweise über weitere Fremdsprachenkenntnisse. Sie sollten zeitlich flexibel und einsatzfreudig sein, sich im Team motivierend und kollegial einbringen.

Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen und kreativ geprägten Umfeld und eine sehr gute Bezahlung Ihrer Tätigkeit, wir erwarten von Ihnen auch ein außergewöhnliches Engagement. In Einklang mit unseren Werten ist uns Diversität dabei wichtig. Teamevents, gemeinsamer kostenloser Friday Lunch sowie kostenlose Getränke ist für uns selbstverständlich. Eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr mit Bushaltestelle vor der Tür ist gewährleistet sowie ausreichend Fahrradparkplätze und die Möglichkeit zu parken.

Von unserem Hauptsitz im Düsseldorfer Medienhafen aus betreuen wir derzeit Projekte in Europa, Japan, Singapur, Australien und USA. In Düsseldorf erwartet Sie die Perspektive zu persönlicher und beruflicher Entwicklung im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses. Werden Sie Teil unseres internationalen Teams von rund 100 Mitarbeiter*innen, in dem wir Kollegialität und ein offenes Miteinander leben.

Die Position ist ab sofort zu besetzen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (als PDF bis max. 5 MB) mit Anschreiben, CV und Zeugnissen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin an Frau Claudia Schrammen, über unsere Website.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 4.000,00€ - 6.000,00€ pro Monat

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag
- Tagschicht

Leistungen:

- Empfehlungsprogramm
- Kostenlose Getränke
- Kostenloses oder Ve

  • Personal Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland AENEAS Group Vollzeit

    **Anstellung bei unserem Kundenunternehmen** Job-ID: 17236 Wir suchen für unser Kundenunternehmen - eine renommierte Anwaltskanzlei - einen Personal Assistant (m/w/d) für den Standort Düsseldorf. Die Kanzlei hat auf hochwertige Rechtsberatung und rechtliche Dienstleistungen spezialisiert. Mit einem Team aus erfahrenen Anwälten bietet die Kanzlei ihren...

  • Personal Assistant

    vor 5 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland C&A Vollzeit

    **The future looks like you** The Personal Assistant plays a crucial role in providing administrative support to the Chief Operating Officer ensuring streamlined operations, and aiding in their efficient functioning within their respective department. **Your responsibilities** - Provide comprehensive administrative support to the Leadership Team Member:...

  • Personal Assistant

    vor 5 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland C&A Vollzeit

    **The future looks like you**: The Personal Assistant plays a crucial role in providing administrative support to the Chief Operating Officer ensuring streamlined operations, and aiding in their efficient functioning within their respective department. **Your responsibilities**: - Provide comprehensive administrative support to the Leadership Team Member:...

  • Personal Assistant

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland C&A Vollzeit

    **The future looks like you** The People & Culture team is committed to enhance C&A’s growth and performance while living our values. We enable the organization to lead and transform the business through people and foster a workplace where everyone can become their best self. The Personal Assistant plays a crucial role in providing administrative support...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Duesseldorf, Deutschland Busch Glatz GmbH Vollzeit

    Busch Glatz ist das Medienhaus der Creative Community. Wir vernetzen die Macher:innen aus Buch, Design, Film & TV, Games, Medien, Musik und Werbung. Zu unserem Portfolio gehören etablierte Marken und innovative Angebote in den Bereichen News, Events, Insights, Markets und Services. Unseren Kunden bieten wir ganzheitliche Kommunikationslösungen. Als...

  • HR Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Koelnmesse GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Personalbereichs suchen wir dich zum nächst möglichen Zeitpunkt, in unbefristeter Anstellung, in Vollzeit, als HR Assistant/ Sachbearbeiter Personal (m/w/d). Der Bereich Personal ist Ansprechpartner für alle personal - und arbeitsrechtlichen Fragestellungen der Koelnmesse GmbH und Koelncongress GmbH. Aktuell kümmern wir uns mit...

  • Personal Assistant to Director-level

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Birkenstock Group B.V. & Co. KG Vollzeit

    BIRKENSTOCK is a global brand which embraces all consumers regardless of geography, gender, age and income. The company is deeply footed on a family tradition of shoemaking that can be traced back to 1774. With around 6200 employees worldwide, BIRKENSTOCK is the largest employer in the German footwear industry. To ensure our quality standards, we produce...

  • Partnerassistenz / Personal Assistant (M/w/d)

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Clifford Chance LLP Vollzeit

    JR-5597 - Düsseldorf - Practice/Team Assistant - Permanent Stellenbeschreibung Zur Verstärkung unseres Teams in **Düsseldorf** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e **Partnerassistenz / Personal Assistant (m/w/d) **für den Bereich Corporate. **Was Sie erwartet** - Sie betreuen das Sekretariat unserer international beratenden Anwälte und...

  • Personal Assistant

    Vor 5 Tagen

    Duesseldorf, Deutschland W.F. Finanzierungs- u. Beteiligungsgesellschaft mbH Vollzeit

    **Wer wir sind** Die WF GmbH ist ein Family Office und befindet sich zu 100 Prozent in Familienbesitz. Seit der Gründung des Unternehmens ist sie in Düsseldorf beheimatet. Sie führt ein Portfolio eigenständiger Unternehmen, mit dem Ziel, das Vermögen der Familie abzusichern und zu mehren. Ein Generationenübergang von der Gründer - auf die...

  • Personal / Executive Assistant (M/w/d)

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland ALDI SÜD Vollzeit

    **Deine Aufgaben** **Wofür du dein Bestes gibst.** - Unterstützung des Directors (und der jeweiligen Manager:innen) im Projekt - und Tagesgeschäft - Erstellung von Präsentationen, Reportings und Zusammenfassungen - Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen - Aktive Mitarbeit an den...

  • Personal Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland WHU - Otto Beisheim School of Management Vollzeit

    **Allgemeine Informationen**: Der Lehrstuhl für Logistik und Dienstleistungsmanagement von Prof. Dr. Carl Marcus Wallenburg und der für Organizational Behavior von Prof. Dr. Miriam Müthel befinden sich beide auf dem Düsseldorfer Campus der WHU. Sie beschäftigen sich insbesondere mit Fragen des zwischenmenschlichen Miteinanders (The human side of doing...

  • Partnerassistenz / Personal Assistant (M/w/d)

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Clifford Chance Vollzeit

    Stellenbeschreibung Zur Verstärkung unseres Teams in **Düsseldorf** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e **Partnerassistenz / Personal Assistant (m/w/d) **für den Bereich Corporate. **Was Sie erwartet** - Sie betreuen das Sekretariat unserer international beratenden Anwälte und sind in allen relevanten Belangen die erste Kontaktperson nach...

  • Personal / Executive Assistant (M/F/x)

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland ALDI SÜD Vollzeit

    **Your Job** **What this role looks like.** - Supporting the Director (and the respective Managers) in project and everyday operations - Preparing presentations, reports and summaries - Planning, coordinating and organising meetings, events and business trips - Actively assisting the teams in fulfilling their tasks - Independently and reliably completing...

  • Senior Office Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Herzog Personal-Service GmbH Vollzeit

    **Wer wir sind**: Herzog Personal ist seit über 45 Jahren der Spezialist für die erfolgreiche Vermittlung von Fach - und Führungskräften an nationale und internationale Unternehmen in Köln und Umgebung. **Stellenangebot**: Im Auftrag eines renommierten Technologieunternehmens suchen wir einen **Senior Office Assistant** (**m/w/d).** **Unser Kunde...

  • Assistant (M/F/d)

    Vor 6 Tagen

    Duesseldorf, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH Vollzeit

    **Location**:Düsseldorf **Reference number**: 10000-1189712776-S PSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contract and temporary job to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our client, a...

  • Sales Assistant

    Vor 3 Tagen

    Duesseldorf, Deutschland LUXETALENT Vollzeit

    Wir vonLuxe Talent, einer internationalen Personal - und Ausbildungsberatung, die sich auf Mode, Luxus, Einzelhandel und FMCG spezialisiert hat, suchen einen **Sales Assistant (m/w/d) in Teilzeit für eine Premium Modemarke in Düsseldorf**. In unserer Personal - und Ausbildungsberatung arbeiten wir mit verschiedenen Firmen im Luxus-, Premium - und...

  • Personal Assistant to CEO

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Vable Vollzeit

    Location: Dülmen, NRW, Germany. 1 day working from our home office and rest of the time working remotely **Salary**: We have benchmarked a salary in the region of €34k-€50k (reduced pro rata for part time), dependant upon experience **The Role**: To be successful you need to be fluent in English and German, have several years experience managing...

  • Team Assistant

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Dana Incorporated Vollzeit

    Dana is a leading global supplier of drive systems (axles, drive shafts and transmissions), energy technology and original spare parts for light and heavy commercial vehicles. Dana's customers include nearly all major vehicle manufacturers in the global automotive, commercial vehicle and off-highway markets. Based in Maumee, Ohio, the company employs around...

  • Japanese Speaking Management Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH Vollzeit

    **Location**: Düsseldorf **Reference number**: 10000-1195612411-S PSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contracts and temporary jobs to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our client, a...

  • Japanese Speaking Management Assistant

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH Vollzeit

    **Location**: Düsseldorf **Reference number**: 10000-1195612411-S PSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contracts and temporary jobs to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our client, a...