Executive Assistant Operations

vor 5 Monaten

Berlin, Deutschland Hamburg Sustainability Conference gGmbH Vollzeit

**Projektbeschreibung**:
Als Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und unserer Executive Assistant.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant Operations, welche:r uns mit 40h pro Woche unterstützt.

**Deine Aufgaben**:
Assistenz der Geschäftsführung
- Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Verwaltung des E-Mails Postfachs der Geschäftsführung
- Verwaltung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung
- Prüfung und Erstattung von Auslagen und Spesen
- Systematische Ablage und Dokumentation relevanter Unterlagen und Belege

Operations:

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
- Annahme und Weiterleitung von Office Anrufen und Bearbeitung der Eingangspost und E-Mails
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellung von Nachschub
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung und Nachbereitung von internen Besprechungen (Teammeetings, Workshops)
- Unterstützung bei Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter (z.B.: Bereitstellung des IT-Equipments, Koordinierung von IT-Zugängen)

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Officemanagement
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Optional: Erfahrung mit Asana (Projektmanagement Software) oder Interesse sich das Programm anzueignen

**Warum wir?**:

- ** Wichtige Mission**:Sei Teil einer internationalen Initiative, die etwas bewegt und die nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) voranbringt.
- ** Spannendes Netzwerk**: Spannende Einblicke in die Zusammenarbeit mit politischen Institutionen, NGOs und Organisationen.
- ** Exklusive Events**: Nimm an unserer jährlichen internationalen, High-Level Konferenz und spannenden Nebenveranstaltungen teil und fördere den Dialog für eine nachhaltige Zukunft.
- ** Tolle Lage**: Unser Büro in Berlin Mitte bietet Dir eine super Arbeitsumgebung mitten im Herzen der Stadt.
- ** Erholung**: Freu Dich auf 28 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage Woche), plus den 24.12. und 31.12. als zusätzliche freie Tage.
- ** Vielfältiges Team**: Arbeite in einem engagierten, jungen und diversen Team von ca. 20 Leuten, die alle für das gleiche Ziel brennen.
- ** Mobilität**: Wir übernehmen die Kosten für Dein Berlin-Ticket, damit Du stressfrei zur Arbeit kommst.
- ** Teamkultur**: Erlebe ein offenes, kooperatives Arbeitsumfeld, das auf Dialog und neue Ideen setzt.

Wir legen großen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung gleichwertig behandelt.

Wir ermutigen Dich, Dich zu bewerben, auch wenn Du nicht alle aufgeführten Qualifikationen vollständig erfüllst. Deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten können eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft zu gestalten

**Über uns**:
Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine neue globale Nachhaltigkeitsplattform für führende Köpfe aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und multilateralen Organisationen. In Zeiten zunehmender geopolitischer Krisen fördert sie den partnerschaftlichen Austausch zwischen Vertretungen führender Industrie

  • Assistant Executive Operations Specialist

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland demicon Vollzeit

    Advisor Executive Operations (x/w/m)Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams als Advisor Executive Operations (x/w/m) in Berlin oder Remote.Als Teil unseres Teams wirst du fachlich und administrativ Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Analysen sowie Reports erstellen und direkt die Geschäftsführung in der Ausführung ihrer Aufgaben bei...

  • Assistant Executive Operations Specialist

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland demicon Vollzeit

    Advisor Executive Operations (x/w/m)Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams als Advisor Executive Operations (x/w/m) in Berlin oder Remote.Als Teil unseres Teams wirst du fachlich und administrativ Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Analysen sowie Reports erstellen und direkt die Geschäftsführung in der Ausführung ihrer Aufgaben bei...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking an experienced Executive Assistant to join our team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will provide high-level administrative support to our management team, ensuring the smooth operation of our daily activities.Key ResponsibilitiesCalendar management: Coordinate appointments, meetings, and travel...

  • Assistant Executive Operations

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland demicon Vollzeit

    Du brennst für Neues, hast Lust auf Analyse und möchtest bei einer anspruchsvollen Tätigkeit deine Orga Talente zeigen? Dann ist es Zeit bei DEMICON zu starten. Wir sind ein Team von innovativen, digitalen, agilen Expert:innen und unsere Vision ist es der beste IT Dienstleister Deutschlands zu werden.Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau**. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Digital Waffle Vollzeit

    Digital Waffle is partnering with a pioneering German health and wellness start-up to find an exceptional executive assistant to join their Berlin-based team.Key Responsibilities:As an executive assistant, you will provide high-level administrative support to the team, ensuring seamless day-to-day operations and contributing to the company's growth and...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Digital Waffle Vollzeit

    Digital Waffle is partnering with a pioneering German health and wellness start-up to find an exceptional executive assistant to join their Berlin-based team.Key Responsibilities:As an executive assistant, you will provide high-level administrative support to the team, ensuring seamless day-to-day operations and contributing to the company's growth and...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DTC Jobs Vollzeit

    At DTCjob.com, we're dedicated to connecting top-tier talent with the right opportunities in the DTC e-commerce space. As an Executive Assistant, you'll play a critical role in supporting senior executives, ensuring seamless day-to-day operations, and driving business success.Key Responsibilities:Calendar Management: Coordinate complex executive schedules,...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland Digital Waffle Vollzeit

    We are seeking a highly skilled Executive Assistant to join our team at Digital Waffle in Berlin. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our team, ensuring seamless day-to-day operations and contributing to the success of our health and wellness projects.Key Responsibilities:Provide administrative support to the team, including...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland Digital Waffle Vollzeit

    We are seeking a highly skilled Executive Assistant to join our team at Digital Waffle in Berlin. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our team, ensuring seamless day-to-day operations and contributing to the success of our health and wellness projects.Key Responsibilities:Provide administrative support to the team, including...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    About the JobWe are seeking a highly skilled and organized Executive Assistant to join our team at aventa Personalmanagement GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our team, ensuring the smooth operation of our daily activities.ResponsibilitiesProvide administrative support to our team, including scheduling appointments,...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    About the JobWe are seeking a highly skilled and organized Executive Assistant to join our team at aventa Personalmanagement GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our team, ensuring the smooth operation of our daily activities.ResponsibilitiesProvide administrative support to our team, including scheduling appointments,...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to join our team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our managing director, ensuring seamless day-to-day operations and facilitating effective communication with key stakeholders.Key ResponsibilitiesCalendar...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our management team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will be responsible for providing administrative support, coordinating calendars, and managing day-to-day operations.Key ResponsibilitiesCalendar Management: Coordinate schedules, plan...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our management team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will be responsible for providing administrative support, coordinating calendars, and managing day-to-day operations.Key ResponsibilitiesCalendar Management: Coordinate schedules, plan...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to join our team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our managing director, ensuring seamless day-to-day operations and facilitating effective communication with key stakeholders.Key ResponsibilitiesCalendar...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    Your RoleWe are seeking a highly skilled and organized Executive Assistant to support one of our managing directors in their day-to-day operations. As a key member of our team, you will be responsible for managing calendars, coordinating meetings, and providing administrative support to ensure seamless operations.As our ideal candidate, you will have...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland VGL Publishing Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Executive Assistant, der unsere Geschäftsführung unterstützt.Deine AufgabenUnterstützung bei der vorbereitenden BuchhaltungRechnungserstellung/-überwachung sowie MahnwesenZuarbeit zum Monats- und JahresabschlussKommunikation mit unserem SteuerberaterUnterstützung bei der Erstellung von...