Executive Assistant Operations
vor 6 Monaten
**Projektbeschreibung**:
Als Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und unserer Executive Assistant.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant Operations, welche:r uns mit 40h pro Woche unterstützt.
**Deine Aufgaben**:
Assistenz der Geschäftsführung
- Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Verwaltung des E-Mails Postfachs der Geschäftsführung
- Verwaltung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung
- Prüfung und Erstattung von Auslagen und Spesen
- Systematische Ablage und Dokumentation relevanter Unterlagen und Belege
Operations:
- Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
- Annahme und Weiterleitung von Office Anrufen und Bearbeitung der Eingangspost und E-Mails
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellung von Nachschub
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung und Nachbereitung von internen Besprechungen (Teammeetings, Workshops)
- Unterstützung bei Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter (z.B.: Bereitstellung des IT-Equipments, Koordinierung von IT-Zugängen)
**Dein Profil**:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Officemanagement
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Optional: Erfahrung mit Asana (Projektmanagement Software) oder Interesse sich das Programm anzueignen
**Warum wir?**:
- ** Wichtige Mission**:Sei Teil einer internationalen Initiative, die etwas bewegt und die nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) voranbringt.
- ** Spannendes Netzwerk**: Spannende Einblicke in die Zusammenarbeit mit politischen Institutionen, NGOs und Organisationen.
- ** Exklusive Events**: Nimm an unserer jährlichen internationalen, High-Level Konferenz und spannenden Nebenveranstaltungen teil und fördere den Dialog für eine nachhaltige Zukunft.
- ** Tolle Lage**: Unser Büro in Berlin Mitte bietet Dir eine super Arbeitsumgebung mitten im Herzen der Stadt.
- ** Erholung**: Freu Dich auf 28 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage Woche), plus den 24.12. und 31.12. als zusätzliche freie Tage.
- ** Vielfältiges Team**: Arbeite in einem engagierten, jungen und diversen Team von ca. 20 Leuten, die alle für das gleiche Ziel brennen.
- ** Mobilität**: Wir übernehmen die Kosten für Dein Berlin-Ticket, damit Du stressfrei zur Arbeit kommst.
- ** Teamkultur**: Erlebe ein offenes, kooperatives Arbeitsumfeld, das auf Dialog und neue Ideen setzt.
Wir legen großen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung gleichwertig behandelt.
Wir ermutigen Dich, Dich zu bewerben, auch wenn Du nicht alle aufgeführten Qualifikationen vollständig erfüllst. Deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten können eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein.
Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft zu gestalten
**Über uns**:
Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine neue globale Nachhaltigkeitsplattform für führende Köpfe aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und multilateralen Organisationen. In Zeiten zunehmender geopolitischer Krisen fördert sie den partnerschaftlichen Austausch zwischen Vertretungen führender Industrie
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Executive Assistant
vor 7 Monaten
Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit**Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...
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Executive & Operations Assistant
Vor 5 Tagen
Berlin, Deutschland Advanced Blockchain AG VollzeitAbout Advanced Blockchain Advanced Blockchain AG is a well established blockchain investor and incubator, committed to building and investing in groundbreaking technologies and building the future of Web3. Our team embraces diversity, creating an environment where varied ideas and perspectives thrive. We aim to transform industries worldwide with innovative...
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Executive & Operations Assistant
Vor 5 Tagen
Berlin, Deutschland Advanced Blockchain AG VollzeitAbout Advanced Blockchain Advanced Blockchain AG is a well established blockchain investor and incubator, committed to building and investing in groundbreaking technologies and building the future of Web3. Our team embraces diversity, creating an environment where varied ideas and perspectives thrive. We aim to transform industries worldwide with innovative...
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Assistant Executive Operations
vor 7 Monaten
Berlin, Deutschland demicon VollzeitDu brennst für Neues, hast Lust auf Analyse und möchtest bei einer anspruchsvollen Tätigkeit deine Orga Talente zeigen? Dann ist es Zeit bei DEMICON zu starten. Wir sind ein Team von innovativen, digitalen, agilen Expert:innen und unsere Vision ist es der beste IT Dienstleister Deutschlands zu werden.Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitFür eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau**. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...
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Executive Assistant
vor 7 Monaten
Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDirekteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland PPRO VollzeitAt PPRO, our mission is to simplify access to local payment methods and our vision is to enable the sale of goods and services to anyone in the world using their preferred way to pay. We empower partners such as Ant Group, PayPal and Stripe to access new markets, connect with more customers, and accelerate their growth. Our strength comes from our diverse...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland Pupil Labs GmbH Vollzeit**Location: Berlin**: **Full time (30-40h/week)**: **Summary**: We are looking for an Executive Assistant to work directly with our CEO and members of our leadership team at Pupil Labs. You must be proactive and be able to work autonomously as well as collaboratively on a diverse range of projects and tasks. We seek a team player who is organized and able to...
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Executive Assistant
vor 1 Monat
berlin, Deutschland Page Personnel VollzeitExecutive Assistant (m/w/d) Unternehmensberatung Du bringst Erfahrung als Assistenz mit und hast Lust, in einem fast-paced Environment zu arbeiten? Du möchtest deine Organisationsstärke in einem dynamischen Unternehmen voll entfalten?Dann suche ich dich als Executive Assistant (m/w/d)
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Berlin, Deutschland DuDeChem GmbH VollzeitAbout Us DuDeChem is a Green Chemistry startup rooted in the German Cluster of Excellence in Catalysis at the University of Technology Berlin. We are a small but driven team committed to our mission: guided by the 12 Principles of Green Chemistry, we strive to build a green chemical-pharmaceutical industry. This sector currently consumes over 13% of global...
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Executive Assistant
vor 2 Monaten
Berlin, Deutschland Payrails Vollzeit**The Company**: Payrails is an innovative technology company with a team that has many years of experience in the payment industry and a real-life understanding of the merchants’ needs. We have seen the complexity firsthand and we have learnt from all the challenges we've faced. Now we want to help leading technology companies around the world to accept...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland Mymoria Vollzeit**mymoria ist ein modernes Bestattungshaus** Wir sind ein modernes Bestattungshaus. Unser Anspruch ist es, transparent, bedürfnisorientiert und ortsunabhängig Menschen bei der Planung einer Bestattung zu beraten und zu begleiten. Wir denken das Thema Bestattungen neu - online und offline. Zur Verstärkung unseres dynamischen Teams suchen wir zum...
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Executive Assistant
vor 7 Monaten
Berlin, Deutschland Mymoria Vollzeit**mymoria ist ein modernes Bestattungshaus** Wir sind ein modernes Bestattungshaus. Unser Anspruch ist es, transparent, bedürfnisorientiert und ortsunabhängig Menschen bei der Planung einer Bestattung zu beraten und zu begleiten. Wir denken das Thema Bestattungen neu - online und offline. Zur Verstärkung unseres dynamischen Teams suchen wir zum...
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Junior Executive Assistant
vor 8 Monaten
Berlin, Deutschland AVIV Group VollzeitJob Description Tasks We are looking for a highly talented Junior Executive Assistant to support and manage our executive team in Berlin. We are looking for someone who thrives in a fast-paced environment. Serve as the primary point of contact with external stakeholders, including clients, partners, and vendors Expense management Arranging and...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland Clearstone GmbH Vollzeit**Executive **Assistant** (m/w/d)** Unser Kunde, eine führende Agentur im internationalen Musik - und Eventbereich, der weltweit Großevents organisiert, auf denen dem Publikum ein einzigartiges audiovisuelles Gesamterlebnis beschert wird. Mit einer starken internationalen Präsenz ist das Unternehmen besonders in Süd - und Zentralamerika aktiv und freut...
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Executive Assistant
vor 6 Monaten
Berlin, Deutschland GetYourGuide Vollzeit**About GetYourGuide**: GetYourGuide is the globally leading marketplace for unforgettable travel experiences. Travelers use GetYourGuide to discover the best things to do in a destination. Since its founding in 2009, people from all over the world have booked more than 135 million tours, activities, and attraction tickets through GetYourGuide. Powered by a...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Berlin, Deutschland DuDeChem GmbH VollzeitAbout Us DuDeChem is a Green Chemistry startup rooted in the German Cluster of Excellence in Catalysis at the University of Technology Berlin. We are a small but driven team committed to our mission: guided by the 12 Principles of Green Chemistry, we strive to build a green chemical-pharmaceutical industry. This sector currently consumes over 13% of global...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Berlin, Deutschland DuDeChem GmbH VollzeitAbout Us DuDeChem is a Green Chemistry startup rooted in the German Cluster of Excellence in Catalysis at the University of Technology Berlin. We are a small but driven team committed to our mission: guided by the 12 Principles of Green Chemistry, we strive to build a green chemical-pharmaceutical industry. This sector currently consumes over 13% of global...
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Executive Assistant to CEO
vor 1 Monat
berlin, Deutschland Page Personnel VollzeitExecutive Assistant to CEO (m/w/d) Immobilien Sie bringen mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene, idealerweise innerhalb der Immobilienbranche, mit? Sie schauen sich aktuell nach einer neuen Herausforderung um?Dann suche ich Sie als Executive Assistant to CEO (m/w/...
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Executive Assistant
vor 7 Monaten
Berlin, Deutschland DeepL SE Vollzeitis Germany's best-known AI company. We develop neural networks to help people work with language. With DeepL Translator, we have created the world's best machine translation system and made it available free of charge to everyone online. Over the next few years, we aim to make DeepL the world's leading language technology company. **Our goal is to overcome...
