Executive Assistant Operations

vor 4 Wochen

Berlin, Deutschland Hamburg Sustainability Conference gGmbH Vollzeit

**Projektbeschreibung**:
Als Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und unserer Executive Assistant.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant Operations, welche:r uns mit 40h pro Woche unterstützt.

**Deine Aufgaben**:
Assistenz der Geschäftsführung
- Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Verwaltung des E-Mails Postfachs der Geschäftsführung
- Verwaltung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung
- Prüfung und Erstattung von Auslagen und Spesen
- Systematische Ablage und Dokumentation relevanter Unterlagen und Belege

Operations:

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
- Annahme und Weiterleitung von Office Anrufen und Bearbeitung der Eingangspost und E-Mails
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellung von Nachschub
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung und Nachbereitung von internen Besprechungen (Teammeetings, Workshops)
- Unterstützung bei Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter (z.B.: Bereitstellung des IT-Equipments, Koordinierung von IT-Zugängen)

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Officemanagement
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Optional: Erfahrung mit Asana (Projektmanagement Software) oder Interesse sich das Programm anzueignen

**Warum wir?**:

- ** Wichtige Mission**:Sei Teil einer internationalen Initiative, die etwas bewegt und die nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) voranbringt.
- ** Spannendes Netzwerk**: Spannende Einblicke in die Zusammenarbeit mit politischen Institutionen, NGOs und Organisationen.
- ** Exklusive Events**: Nimm an unserer jährlichen internationalen, High-Level Konferenz und spannenden Nebenveranstaltungen teil und fördere den Dialog für eine nachhaltige Zukunft.
- ** Tolle Lage**: Unser Büro in Berlin Mitte bietet Dir eine super Arbeitsumgebung mitten im Herzen der Stadt.
- ** Erholung**: Freu Dich auf 28 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage Woche), plus den 24.12. und 31.12. als zusätzliche freie Tage.
- ** Vielfältiges Team**: Arbeite in einem engagierten, jungen und diversen Team von ca. 20 Leuten, die alle für das gleiche Ziel brennen.
- ** Mobilität**: Wir übernehmen die Kosten für Dein Berlin-Ticket, damit Du stressfrei zur Arbeit kommst.
- ** Teamkultur**: Erlebe ein offenes, kooperatives Arbeitsumfeld, das auf Dialog und neue Ideen setzt.

Wir legen großen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung gleichwertig behandelt.

Wir ermutigen Dich, Dich zu bewerben, auch wenn Du nicht alle aufgeführten Qualifikationen vollständig erfüllst. Deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten können eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft zu gestalten

**Über uns**:
Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine neue globale Nachhaltigkeitsplattform für führende Köpfe aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und multilateralen Organisationen. In Zeiten zunehmender geopolitischer Krisen fördert sie den partnerschaftlichen Austausch zwischen Vertretungen führender Industrie

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive AssistantBerlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & RemoteROLE:As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. Provide administrative assistance Manage high confidential matters Assist with filmset management / project managementREQUIREMENTS for this PositionExcellent organizational...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    Executive AssistantBerlin, Germany | Full time | Hybrid – Office & RemoteROLE:As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. Provide administrative assistance Manage high confidential matters Assist with filmset management / project managementREQUIREMENTS for this PositionExcellent organizational...

  • Assistant Executive Operations

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland demicon Vollzeit

    Du brennst für Neues, hast Lust auf Analyse und möchtest bei einer anspruchsvollen Tätigkeit deine Orga Talente zeigen? Dann ist es Zeit bei DEMICON zu starten. Wir sind ein Team von innovativen, digitalen, agilen Expert:innen und unsere Vision ist es der beste IT Dienstleister Deutschlands zu werden.Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams...

  • Assistant Executive Operations

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland demicon Vollzeit

    Du brennst für Neues, hast Lust auf Analyse und möchtest bei einer anspruchsvollen Tätigkeit deine Orga Talente zeigen? Dann ist es Zeit bei DEMICON zu starten. Wir sind ein Team von innovativen, digitalen, agilen Expert:innen und unsere Vision ist es der beste IT Dienstleister Deutschlands zu werden.Wir suchen dich zur Verstärkung unseres Teams...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland BMG Rights Management Vollzeit

    **Full-time** **BMG Berlin** **19 Jan 2023** **Executive Assistant**: Business Support Our mission is clear: to help artists and songwriters make the most of their songs and recordings in the digital age. And as the first new global player in the music business of the streaming age, we know that songwriters and artists don't work for us - we work for them....

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau**. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...

  • Executive Assistant Operations

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Hamburg Sustainability Conference gGmbH Vollzeit

    ProjektbeschreibungAls Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer...

  • Executive Assistant Operations

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Hamburg Sustainability Conference gGmbH Vollzeit

    ProjektbeschreibungAls Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer...

  • Executive Assistant Operations

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Hamburg Sustainability Conference gGmbH Vollzeit

    ProjektbeschreibungAls Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland WeWork Vollzeit

    **About the opportunity** WeWork is currently seeking an Executive Assistant to support our General Manager for the Northern Europe Region, Katharina Von Schacky, in her Business Operations. That role will oversee many aspects of the logistics of her day-to-day items to ensure that everything runs smoothly throughout company operations. It’s an amazing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland WeWork Vollzeit

    **About the opportunity** WeWork is currently seeking an Executive Assistant to support our General Manager for the Northern Europe Region, Katharina Von Schacky, in her Business Operations. That role will oversee many aspects of the logistics of her day-to-day items to ensure that everything runs smoothly throughout company operations. It’s an amazing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland aventa Personalservice Vollzeit

    Chance genutzt.**Executive Assistant**: **Büro & Verwaltung** *** *** **10785** *** *** **Vollzeit** *** *** **Referenznummer: 6466** *** *** **Gehaltsband von 42.000 - 48.000** *** *** **ÜBER DEN JOB**: - Sie wissen, was Sie können! Als Executive Assistant bringt Sie kaum etwas aus der Ruhe. Perfekt - denn diese Vollzeit-Stelle ist im...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland BCG Digital Ventures Vollzeit

    **We’re BCG X. Ventures. Adventure awaits you.** We are an ever-growing global team of the world’s most remarkable entrepreneurs, designers, engineers, venture architects, product experts and investors. Our ventures create a strategic advantage for the most important global companies. **Operations at BCG X. Ventures.** Our Operations team is the...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Dance Masterclass Vollzeit

    Location: Berlin, Germany Type of Work: Mostly remote (in Berlin), full time. Dance Masterclass is an online streaming platform dedicated to the art of dance - the “Netflix” of the dance world. We provide curated classes & programs for dancers and dance teachers. Driven by our passion, we are committed to creating classes that offer the best learning...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Point Nine Vollzeit

    Point Nine is a seed-stage venture capital firm focused on B2B SaaS and Marketplaces. Since 2008, we’ve been amongst the first investors in companies like Algolia, Brainly, Chainalysis, Contentful, Delivery Hero, DocPlanner, Factorial, Loom, Mambu, NexHealth, Revolut, Tenderly and Tier and are proud to have one of the highest “seed-to-winner” rates of...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland PPRO Vollzeit

    At PPRO, our mission is to simplify access to local payment methods and our vision is to enable the sale of goods and services to anyone in the world using their preferred way to pay. We empower partners such as Ant Group, PayPal and Stripe to access new markets, connect with more customers, and accelerate their growth. Our strength comes from our diverse...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Rothwell GmbH Vollzeit

    Wir sind die Rothwell GmbH und bei uns dreht sich alles um das Thema CBD,veganer Food Service und Websiteerstellung. Wir sind in Deutschland zurzeit 12Kolleg:innen, wovon unsere bisherige Executive Assistant Tamara uns für 6Monate verlässt.Heute hast du die Chance, als neue:r Executive Assistant ein Teil von uns zuwerden.AufgabenDu arbeitest eng mit...