Administrative Officer

vor 4 Wochen

Heidelberg, Deutschland European Molecular Biology Laboratory Vollzeit

Administration
- EMBL Heidelberg

EMBL is Europe’s life sciences laboratory - an intergovernmental organisation with more than 110 independent research groups and service teams covering the spectrum of molecular biology. It operates across six sites in Heidelberg (headquarters), Barcelona, Cambridge, Grenoble, Hamburg and Rome. Our mission is to perform basic research in molecular biology; train scientists, students and visitors at all levels; offer vital services to scientists in the public and private sectors within the member states; develop new instruments and methods; and engage actively in technology transfer.

The Director advises and works closely with EMBL’s Director General and supports her representing EMBL as an international scientific research, training and service organisation. While the Director General and the governing EMBL Council set the overall programme and directions of the Laboratory, the Director contributes to their implementation and generates additional opportunities for the Laboratory. He promotes aspects of EMBL’s public engagement and communication strategy, generating visibility and positive awareness of the Laboratory. The Director oversees the areas Resource Development and Alumni Relations. The Director’s office provides direct support to the Director as well as his direct reports.

Your role

You will work closely with the EMBL Director and perform a full range of organizational and administrative tasks.

These include:

- Preparing correspondence, filing, diary maintenance, meeting scheduling, CRM maintenance, invoice processing, as well as perform any other duty that may be assigned by the Director
- Support logistics for meetings (virtual, hybrid and in-person), events and seminars, and visitors
- Provide administrative support to the department heads under the Director’s responsibility as required
- Arrange travel and accommodation and reimbursement for the Director and his direct reports
- Collaborate with various internal and external stakeholders
- Provide administrative back-up for the Personal Assistant

**Closing date**: 28 March 2024

Contract duration: 1

Grading: 4 or 5; depending on qualifications and experience

Reference number: HD02573

You have

You possess excellent secretarial, administrative and organisational skills. The ability to pay attention to detail and to interact with people in a friendly and professional manner as well as an outstanding capability to work in a team is essential for this position.

Furthermore, you have strong interpersonal and verbal communication skills to interact tactfully and effectively with internal/external contacts at all levels and enjoy working in a challenging and dynamic working environment. Appropriate IT skills with a sound working knowledge of Microsoft Office are expected.

You are self-motivated, service-oriented, possess good judgment, discretion, a pleasant telephone manner, the ability to maintain effective working relationships in a multi-cultural environment, and the ability to work to demanding deadlines under pressure with patience and good humour.

Fluency in English and German is absolutely required.

Work experience in a similar position, preferably from a dynamic area in an international environment, is required.

Why join us

EMBL is curiosity-driven, community-oriented and international. As an inclusive, equal opportunity employer, we believe that diversity enables us to collaborate more effectively and be innovative in our approaches. We are, therefore, committed to creating an inclusive and flexible culture - one where everyone can realise their full potential and make a positive contribution to our organisation.

EMBL offers attractive conditions and benefits appropriate to an international research organisation with a very collegial and family-friendly working environment. Competitive salary, a relaxed culture, an on-site nursery, canteen and other staff facilities make EMBL a great place to work.

What else you need to know

We are Europe’s research laboratory for the life sciences - an intergovernmental organisation performing scientific research in disciplines including molecular biology, physics, chemistry and computer science. We are an international, innovative and interdisciplinary laboratory with more than 1900 employees from many nations.

The working language of the institute is English.

EMBL is a signatory of DORA. Find out how we implement best practices in research assessment in our recruitment processes here.

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    Das Deutsche Krebsfor­schungs­zentrum ist das größte biomedi­zinische Forschungs­zentrum Deutschlands. Mit über 3. Beschäf­tigten betrei­ben wir ein umfang­reiches wissen­schaftliches Pro­gramm auf dem Gebiet der Krebs­forschung. Das Deutsche Krebsforschungs­zentrum (DKFZ) sucht zum nächst­möglichen Zeitpunkt für...

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    vor 1 Monat

    Heidelberg, Deutschland sovanta AG Vollzeit

    **Die sovanta AG optimiert den Einsatz von SAP mit Hilfe von Software Development, UX Design und künstlicher Intelligenz.** Du hast Erfahrung im Bereich Office Management? Du denkst mit, trägst Verantwortung, hast Freude daran, das Unternehmen zu repräsentieren und liebst einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag? Durch deine ausgeprägte Sozialkompetenz...

  • Werkstudent für administrative und organisatorische Aufgaben

    Vor 5 Tagen

    Heidelberg, Deutschland AMERIA AG Vollzeit

    Über das Unternehmen Wir definieren Kundenschnittstellen und die Analyse von Interaktion am Point of Sale neu. Unsere Technologie, die cloudbasierte und berührungslose Touchfree Connected Expericence®, ist eine einzigartige Kombination aus anziehenden Inhalten und Kundendatenanalyse, die die Digitalisierung von öffentlichen Flächen völlig neu denkt....

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Heidelberg, Deutschland Schilling Roofbar GmbH & Co. KG Vollzeit

    Als Office Manager mit Schwerpunkt Buchhaltung bist du für die effiziente Verwaltung der Büroabläufe sowie für die Buchhaltungstätigkeiten innerhalb des Unternehmens verantwortlich. Du wirst eng mit dem Managementteam zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die administrativen und finanziellen Aufgaben reibungslos und effektiv abgewickelt...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

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    Über AMERIA AG:Wir definieren Kundenschnittstellen und die Analyse von Interaktion am Point of Sale neu. Unsere Technologie, die cloudbasierte und berührungslose Touchfree Connected Expericence®, ist eine einzigartige Kombination aus anziehenden Inhalten und Kundendatenanalyse, die die Digitalisierung von öffentlichen Flächen völlig neu denkt. Die...

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    Vor 4 Tagen

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  • Empfangsmitarbeiter (M/w/d) Als Front Office

    vor 1 Monat

    Heidelberg, Deutschland Design Offices GmbH Vollzeit

    One for all and all for one! Wir sind eine Familie deshalb steht der Zusammenhalt an oberster Stelle. Aber wir bieten dir auch Freiraum für die persönliche Entwicklung. Dir sind ein herzliches Team, ein sicherer Job und eine Work-Life-Balance wichtig? Dann bist du in unserer Design Offices Familie genau richtig. Also nichts wie los und bewerben! Wir...

  • Mitarbeiter Office Management

    vor 1 Monat

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    **Callisto Group** Wir betrachten die Entwicklung von Menschen und Unternehmen als Balancegefühl. Der Raum für den einen sorgt für den Rückenwind des anderen. Gegenseitige Entwicklung verhilft hier zu ungeahnten Geschwindigkeitsvorteilen. Gepaart mit Erfahrung, Instinkt und direkt nutzbaren Wachstumsbausteinen wird daraus ein Vorhaben mit...

  • Front Office Mitarbeiter

    vor 1 Monat

    Heidelberg, Deutschland MaLi Personal GmbH Vollzeit

    **Das suchen Wir!**: Wir suchen einen zuverlässigen und engagierten Front Office Mitarbeiter (m/w/d), der unser Team im Kongresszentrum Heidelberg unterstützt. Als erste Ansprechperson für unsere Gäste spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen. **Zusatzleistungen / Benefits**: - Persönliche...

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    Training - EMBL Heidelberg As part of the Course and Conference Office, based at EMBL Heidelberg you will fulfil EMBL’s mission to provide exemplary training for the life sciences, making the laboratory the leading meeting place for biologists in Europe. Join the team that delivers a world-class programme of international conferences, courses and events,...

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  • Records Management Officer

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland European Molecular Biology Laboratory Vollzeit

    Administration - EMBL Heidelberg We are seeking an experienced information professional with expertise in records management and archiving ideally in life sciences research institutions. The post will be based in the EMBL Office for Scientific Information Management, a new office with responsibility for the EMBL library, open science support, and EMBL...

  • Procurement Officer

    vor 24 Stunden

    Heidelberg, Deutschland EMBL Vollzeit

    Your role As procurement officer, you will be in charge of: procuring a wide range of products and services. The core activity of this position will concentrate on the purchase of consultancy services but also diverse scientific equipment, plastic-glassware and chemicals will be part of the daily ordering routine. developing and managing calls for...

  • Procurement Officer

    vor 21 Stunden

    Heidelberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

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  • Sachbearbeiter Office Management in Teilzeit

    vor 13 Stunden

    Heidelberg, Deutschland Lidl Dienstleistung Vollzeit

    EinleitungWir wollen für unsere Kunden nur das Beste. Dich zum Beispiel. Egal, was du bei Lidl machst - du machst es mit vollem Einsatz. Zusammen zeigen wir, dass im Einzelhandel zu arbeiten bedeutet, jeden Tag als Team zu arbeiten – und dafür Wertschätzung und ein faires Gehalt zu bekommen.Deine AufgabenAls Sachbearbeiter Office Management bist du die...