Executive Assistant

vor 6 Monaten

Frankfurt am Main, Deutschland Intermediate Capital Group Vollzeit

Job Title: Executive Assistant and joint Office Manager

Contract Type: Permanent, full-time
- Location: Frankfurt, Germany- Department: Structured & Private Equity / Support- Reporting to: Head of DACH- Position Summary:
- This is an EA and Office Manager role supporting Senior Directors in Frankfurt. The Global EA team consists of 40 employees, situated between London, Europe, Asia Pacific, and North America. EAs work together supporting Senior Directors across the business and onboard new joiners. Everyone is capable, experienced and has a solid connection to the company, within the EA team and the business areas they support. There is a collaborative and hardworking quality output ethic in the team. Core responsibilities of the role are diary, travel and expenses and business support. EAs co-ordinate with an external travel company to organise travel.- Office management is approx. 40% of the role.- Primary Responsibilities:
- The responsibilities of the role include, but are not limited to:
- Executive Assistant-
- Extensive calendar management, coordinating schedules, calls and meetings
- Arranging national and international travel and itineraries
- Organising events including lunches and dinners
- Formatting and working on documents, spreadsheets and presentations
- General EA duties include completing expenses, updating the HR system with absences and holidays, updating contacts and system filing
- Ad hoc duties as required including support and cover for other EAs- Office Manager (joint)-
- Reception and hospitality of external guests
- Ordering office supplies
- Assisting with IT
- Monitoring payment runs
- Office renovation support- Key Requirements/ Qualifications:
- Extensive EA experience supporting at Senior Management/Managing Director level working within banking, financial services, or commercial industry.- Technical-
- Advanced Microsoft Office skills including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
- Fluent in written and verbal German and English- Individual-
- Excellent organisational skills, flexibility and ability to multitask
- Ability to work independently, effectively and remain calm under pressure-
- Excellent interpersonal/communication skills with a positive helpful attitude and teamwork skills
- Accuracy and attention to detail whilst working to meet strict deadlines
- Complete understanding of confidentiality issues and use of discretion
- Reliable, trustworthy and respected
- Professional and a quick learnerOur Global Benefits Framework is centered around these 3 key attributes:

- Wellbeing - Supporting your mental, physical and financial wellbeing as well as your lifestyle needs.
- Inclusivity - Fit for purpose and competitive, no matter who or where you are.
- Longevity - Long Term and sustainable in design_._

Why ICG?

ICG (Intermediate Capital Group) is a FTSE-listed, FCA-regulated alternative asset manager creating sustainable value by partnering with ambitious businesses. We have over 30 years' history and today we manage $82.1bn* of assets and invest across the capital structure. The firm employs over 575 people in 16 countries around the world and is well positioned for growth and benefits from the long-term trend of increased demand for alternative investments.

To make the most of your career at ICG, you will be inquisitive, self-motivated, engaged, collaborative and agile. ICG is a place where we are all dedicated to achieving common goals.

Our teams describe ICG as ambitious, collaborative, empowered, entrepreneurial, professional and acting with integrity. We translated these attributes into a core set of values and, together with our purpose, this represents who we are today and whom we aspire to be tomorrow.

For three decades we have been constantly striving for excellence in all aspects of our business. Whether that is through the people who join us, how we support and develop them throughout their career, and the culture we create and live in. It is also evident in the role we play in society through the investments we make, our charity work and what we stand for.

We relentlessly pursue our ambition to provide an inclusive and diverse environment where everyone has plenty of opportunities to contribute, succeed and be themselves.

ICG will provide equal employment opportunity to all employees and applicants for employment. No employee will be discriminated against in hiring or employment because of race, colour, sex, age, disability, religion, national origin, marital status, sexual orientation, gender identity and/or expression, ancestry, military status, genetic information, or any other basis protected by applicable federal, state or local law.

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine Executive Assistant mit ausgeprägten Fähigkeiten in der Unterstützung von Führungskräften. Die richtige Persönlichkeit wird Teil unseres globalen Teams und unterstützt in den Executive Search Projekten.Als Executive Assistant zeichnest du für die Organisation und Verwaltung von Geschäftsprozessen verantwortlich. Du...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    AufgabenUnterstützung in Executive Search ProjektenVerwaltung des Kalenders und des E-Mail-Postfachs des ChefsReisekoordination und ReisekostenabrechnungZeitpläne, To-Dos und KPIs unter Kontrolle haltenEffizienzsteigerung des Chefs durch strukturiertes MaßnahmencontrollingSparringspartner für den ChefQualitäts- und ProzessmanagementTeil des globalen...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Vollzeit, unbefristet Für ein weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d), die ihre neue Partnerin in einem dynamischen Unternehmen und kollegialen Umfeld aus der zweiten Reihe managet. Neben den klassischen Assistenzaufgaben zeichnen Dich Eigenschaften...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für ein weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d), die ihre neue Partnerin in einem dynamischen Unternehmen und kollegialen Umfeld aus der zweiten Reihe managet. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Frankfurt, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für ein weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d), die ihre neue Partnerin in einem dynamischen Unternehmen und kollegialen Umfeld aus der zweiten Reihe managet. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Frankfurt, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für ein weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d), die ihre neue Partnerin in einem dynamischen Unternehmen und kollegialen Umfeld aus der zweiten Reihe managet. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Frankfurt, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für ein weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d), die ihre neue Partnerin in einem dynamischen Unternehmen und kollegialen Umfeld aus der zweiten Reihe managet. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine...

  • Personal Assistant zum C-Level

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Unterstützung für die Executive Search ProjekteWir suchen eine erfahrene Assistenzfachkraft, die Unterstützung bei den Executive Search Projekten leisten kann. Dabei handelt es sich um die Koordination von Projektterminen, die Verwaltung von Dokumenten und die Kommunikation mit den Kunden.Als Personal Assistant zum C-Level bist Du Teil eines globalen...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland DTCP Vollzeit

    **DTCP** is an independent investment management firm with 2.3 billion euros in assets under management and over 60 professionals. With a focus on digital transformation, the firm invests across two strategies**:DTCP Growth** invests in leading software companies out of its latest fund Growth Equity III (GE III). The team has made over 30 investments in...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Uponor Vollzeit

    What will you do? - Work directly with the President of Uponor Building Solutions Europe to support all aspects of his daily work routine - Keep the President advised of time-sensitive and priority issues, ensuring appropriate follow-up - Key planning, organizing and accounting of business travels - Intense Calendar management and meeting coordination -...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Tatenwerk Frankfurt GmbH Vollzeit

    **Unser Kunde, Ihr neuer Arbeitgeber**: Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Karriere als **Executive Assistant (m/w/d)** bei unserem Kunden, ein global führender Hersteller von Leichtmetallkomponenten für die Automobilindustrie fortzuführen. Unser Kunde ist bekannt für seine innovativen Lösungen und hochwertigen Produkten. Das Unternehmen zeichnet sich...

  • Executive Assistant Marktsegement Financial

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland BDO Concunia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Vollzeit

    **VERTRAUEN. VERÄNDERUNG. MITEINANDER.**: - Unser Marktsegment Financial Services ist spezialisiert auf umfassende Prüfungs - und Beratungsdienstleistungen für national und international tätige Unternehmen der Finanzbranche, wie z.B. Banken, Versicherungen, Asset Manager sowie Finanzdienstleister und FinTech Unternehmen. Werde auch du Teil unseres...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland WorkSmart Vollzeit

    **Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d)**: - Referenznummer 56156 Sie sind auf der Suche nach einer **neuen Herausforderung im Assistenzbereich?** Sie bringen **sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse** mit? Zudem verfügen Sie über eine **kommunikative Art** und haben eine** serviceorientierte und selbstständige Arbeitsweise?** **Dann...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Braceless Dental Technologies GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt / Bad Homburg suchen wir ab sofort Dich! Als Executive Assistant arbeitest du direkt für die Geschäftsführung, unterstützt diese bei verschiedensten Projekten und übernimmst insbesondere folgende Aufgaben: - Du führst präzise und aussagekräftige Analysen für die Geschäftsführung durch - Du erstellst...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Joss Search Vollzeit

    **Leading Global Investment Firm - modern offices in prime Frankfurt location!**: **Generous bonus and benefits package included**: Are you immediately available and looking for your next Executive Assistant position? Fancy working for one of the world’s leading investment firms? If you possess fluent German and professional level English and want to take...

  • Executive Assistant, 1-year Contract, Ww

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Amazon Deutschland Services GmbH - A11 Vollzeit

    Bachelor's degree - Executive Assistant / Personal Assistant experience supporting senior leadership or previous project management experience - Proficiency in Microsoft Outlook, Microsoft Word, and Excel - Ability to consistently exercise good judgment - Impeccable attention to detail - Strong organizational and communication skills As an Executive...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Chubb INA Holdings Inc. Vollzeit

    Für die Unterstützung unseres Chief Operating Officer Germancis suchen wir für unser Büro in Frankfurt ab sofort eine/n: Executive Assistant (m/w/d) **Ihre Aufgaben**: Umfassende administrative Unterstützung des Chief Operating Officers Germanics sowie dessen direkt zugeordnete Führungskräfte Planung, Organisation von Geschäftsreisen, Meetings,...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Hanau am Main, Deutschland Tatenwerk Frankfurt GmbH Vollzeit

    **Unser Kunde, Ihr neuer Arbeitgeber**: Ergreifen Sie die Möglichkeit, Ihre Expertise als** Executive Assistant (m/w/d)** in einem renommierten und international agierenden Unternehmen einzubringen, das sich auf ganzheitliche Systemlösungen spezialisiert hat. Unser Kunde ist in diversen Industriebereichen tätig, darunter Technologie, Automobil, Luft - und...

  • Executive Assistant, Business Partner to C-level

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Die E3 Gruppe ist eine mittelständische Unternehmensgruppe, die ihren Kunden das gesamte Portfolio des modernen Live-Marketings im Messe - und Eventbereich anbietet. Das breite Spektrum an Consulting und Execution-Brands für Bluechip Kunden, führende mittelständische Unternehmen oder Event-Agenturen reicht von globalen Kreativleistungen über...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Sweco GmbH Vollzeit

    **Sweco ist Europas größtes Architektur - und Ingenieurbüro und allein in Deutschland an über 35 Standorten aktiv. Zusammen mit unseren Kunden und dem Wissen von europaweit über 22.000 Architekt*innen, Ingenieur*innen und anderen Spezialist*innen schaffen wir zukunftsfähige Lösungen. Gemeinsam verändern wir die Gesellschaft.**: **Executive Assistant...