Executive Assistant

MPDL | Leitung Executive Assistant (m/w/d) Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.Die MPG beabsichtigt – vorbehaltlich Zustimmung der relevanten Gremien – zum 1. Jan. 2026 die neue Zentraleinrichtung MaxIT (Max Planck Information and Technology) zu gründen. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT‑Aktivitäten der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der heutigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale IT‑Einrichtung gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT‑Infrastruktur sowie IT‑Sicherheit. In enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.Für den Leiter der MaxIT suchen wir ab 01.01.2026 eine*n Executive Assistant (m/w/d).Ihre AufgabenSelbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz nach intern und nach externPriorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E‑Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MaxITSelbstständige Terminkoordination, ‑steuerung und ‑vorbereitung für den Leiter der MaxITÜbernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MaxITSelbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen u. ä.Vorbereitung der Abrechnung von DienstreisenEigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen MarketingmaßnahmenErstellung von Seminarprogrammen und ‑unterlagenOrganisation von Unterkunft sowie Anreisen für GästeSelbstständige Dokumentation aller relevanten VorgängeAllgemeine SekretariatsarbeitIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare QualifikationSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftLangjährige Berufserfahrung im SekretariatsbereichAusgeprägte KommunikationsfähigkeitenSelbstständige und zuverlässige ArbeitsweiseSehr gute Microsoft-Office-KenntnisseBreite AllgemeinbildungAusgeprägtes OrganisationstalentUnser AngebotDurch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen.Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen.Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab 01.01.2026 zu besetzen und ist unbefristet.Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max‑Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.Haben wir Ihr Interesse geweckt?Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnissen bis spätestens 7. Dezember 2025. Jetzt bewerben Max Planck Digital Library Landsberger Straße 346 80687 München www.mpdl.mpg.de/