Administrative Assistenz

vor 3 Wochen

Berlin, Deutschland Charité – Universitätsmedizin Berlin Vollzeit
Administrative Assistenz (d/w/m) Kliniksekretariat DHZC: Charité

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Seit dem 1. Januar 2023 sind die herzmedizinischen Einrichtungen der Charité – Universitätsmedizin Berlin und des ehemaligen Deutschen Herzzentrums Berlin (DHZB) eine Einheit. Im Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) bündeln wir unsere Kompetenzen, um ein international führendes Herzzentrum zu etablieren, das neue Maßstäbe in der Versorgung der Patientinnen und Patienten, Forschung und Lehre, Infrastruktur sowie Logistik setzen, ein attraktives Arbeitsumfeld schaffen und moderne Entwicklungsperspektiven bieten wird. Das DHZC umfasst insgesamt acht Kliniken und Institute mit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verfügt über rund 470 Betten.

Wir stehen ein. Für jeden Herzschlag.

Unsere Klinik für Kardiologie, Angiologie und Intensivmedizin am Standort Steglitz (CBF) unter ärztlicher Leitung von Herrn Prof. Dr. med. Ulf Landmesser bietet eine umfangreiche kardiologische Versorgung auf höchstem medizinischen und Forschung auf höchstem wissenschaftlichen Niveau.

Zur Unterstützung in der Organisation und Koordination der Klinik sowie zur stetigen Prozessoptimierung unseres administrativen Bereichs suchen wir eine berufserfahrene, im souveränen Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen geübte, verlässliche und engagierte Person, die mit Freude für reibungslose Abläufe im administrativen Klinikalltag sorgt. Unser bestehendes fünfköpfiges Team ist gut eingespielt, kommuniziert mit allen Berufsgruppen auf Augenhöhe und bietet Ihnen bei gutem Arbeitsklima die Möglichkeit, sich voll einzubringen, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse zu gestalten und über sich hinauszuwachsen

Die Stelle im Überblick

Als Teammitglied der Kliniksekretariaten stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Klinikdirektor, den leitenden Ärztinnen, Ärzten und dem Klinikmanagement. Sie unterstützen in ausgewählten organisatorischen Angelegenheiten und übernehmen Aufgaben in Administration, Prozessgestaltung, Personal- und Projektmanagement. Dabei unterstützen und betreuen Sie das Klinikpersonal verantwortungsvoll und umsichtig bei verschiedensten Anfragen rund um die genannten Themen. Ihre Aufgaben umfassen konkret

  • das routinierte und strukturierte Management administrativer Prozesse in der kardiologischen Klinik sowie die fachliche Anleitung und Verantwortung des administrativen Personals, um qualitätssichernde Arbeitsabläufe zu implementieren und/oder weiterzuentwickeln - hierzu gehört ebenfalls die Mitarbeit bei Konzepten für Prozessoptimierungen
  • die Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung der Klinik in Zusammenarbeit mit den personalverantwortlichen Oberärztinnen und -ärzten
  • die Organisation der Sekretariate mit Schwerpunkt Zeitmanagement der Klinik durch optimale Besetzung der Bereiche
  • die Erstellung von Zeugnissen, Beurteilungen, Bescheinigungen und weiteren administrativen Ein- und Austrittsarbeiten in Abstimmung mit der Klinikdirektion und dem Klinikmanagement sowie in enger Zusammenarbeit mit dem Personalbereich
  • das Management der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen innerhalb aller Bereiche der Klinik
  • die organisatorische Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Umsetzung des Lehrangebots sowie bei der Entwicklung neuer Programme und Bereiche der Klinik

Danach suchen wir

Sie sind eine im beschriebenen Aufgabenbereich berufserfahrene und gut organisierte Person, erfassen unterschiedliche und wechselnde Themenkomplexe schnell, arbeiten dienstleistungs- sowie lösungsorientiert und können Entscheidungen nicht nur treffen, sondern auch vermitteln. Darüber hinaus

  • bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit, gern mit Schwerpunkt im Personal- oder Gesundheitswesen oder im Bereich Verwaltung
  • haben Sie wünschenwerterweise Kenntnisse im Bereich des Projektmanagements, in den Strukturen des Hochschulbereichs sowie im Tarifrecht
  • überzeugen Sie mit exzellenten Deutsch- und verhandlungssicheren Englischkenntnissen in Wort und Schrift
  • besitzen Sie eine gewisse IT-Affinität (wünschenswerterweise SAP, MS Office, PEP)
  • arbeiten Sie teamorientiert, integer, loyal, diskret und absolut zuverlässig
  • kommunizieren Sie wertschätzend und verbindlich, treten freundlich im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen auf, sind sozial kompetent und fähig zur Vermittlung in Konfliktsituationen
  • sind Sie fähig und bereit, ein Team respektvoll und zugewandt zu führen sowie die damit verbundenen Aufgaben zu übernehmen

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
  • Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen: Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
  • Die Position ist in Vollzeit mit 39 Wochenstunden zu besetzen
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 26.03.2024
  • Kennziffer: 2742

  • Administrative Assistenz

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland meinestadt Vollzeit

    Arbeitgeber: Sprungwerk GmbH Einsatzort: 10178 Berlin Du denkst, für diesen Job benötigst Du bereits umfangreiche Vorerfahrungen mit administrativen Themen? Falsch gedacht Uns sind insbesondere Deine aufgeweckte Persönlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine struktu­rierte sowie gewissenhafte Arbeitsweise wichtig. Alles andere zeigen wir Dir. Wer...

  • Administrative Assistenz

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland arcus.plan AG Vollzeit

    Für unseren Kunden in Berlin suchen wir Sie als Administrative Assistenz (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme. arcus.plan AG in Berlin bietet Ihnen langfristige Einsätze bei renommierten Kundenunternehmen sowie eine individuelle und persönliche Betreuung an. Ihre Arbeitszeit ist Vollzeit. Als Arbeitnehmer (m/w/d)...

  • Administrative Assistenz

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland meinestadt.de Vollzeit

    Arbeitgeber: Sprungwerk GmbH Einsatzort: 10178 Berlin Du denkst, für diesen Job benötigst Du bereits umfangreiche Vorerfahrungen mit administrativen Themen? Falsch gedacht! Uns sind insbesondere Deine aufgeweckte Persönlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine struktu­rierte sowie gewissenhafte Arbeitsweise wichtig. Alles andere zeigen wir...

  • Administrative Assistenz

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland meinestadt.de Vollzeit

    Arbeitgeber: Sprungwerk GmbH Einsatzort: 10178 Berlin Du denkst, für diesen Job benötigst Du bereits umfangreiche Vorerfahrungen mit administrativen Themen? Falsch gedacht! Uns sind insbesondere Deine aufgeweckte Persönlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine struktu­rierte sowie gewissenhafte Arbeitsweise wichtig. Alles andere zeigen wir...

  • Administrative Assistenz

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Robert-Koch-Institut Vollzeit

    Wir suchen Verstärkung für unser Fachgebiet ZIG 2 „Evidenzbasierte Public Health“ in Berlin-Mitte. Werden Sie Teil unseres Zentrums für Internationalen Gesundheitsschutz in einer der größten deutschen Ressortforschungseinrichtungen. Wir zählen auf Sie! - **Arbeitsbeginn **_nächstmöglich_ - **Befristung **_unbefristet_ - **Standort **_Berlin_ -...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

    Liebe Grüße aus dem BRANDSHAKE Büro in Berlin Charlottenburg! Wir sind 15 Jahren als Inhabergeführte Marketing-Beratung und Kreativ-Agentur am Markt aktiv und arbeiten heute überwiegend für Auftraggeber im Bereich Immobilien und Kultur. Wir schaffen neue Marken und entwickeln bestehende Marken weiter. Strategische und kreative Intelligenz,...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

    Liebe Grüße aus dem BRANDSHAKE Büro in Berlin Charlottenburg! Wir sind 15 Jahren als Inhabergeführte Marketing-Beratung und Kreativ-Agentur am Markt aktiv und arbeiten heute überwiegend für Auftraggeber im Bereich Immobilien und Kultur. Wir schaffen neue Marken und entwickeln bestehende Marken weiter. Strategische und kreative Intelligenz,...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin-Kreuzberg, Deutschland CONCORD Vollzeit

    Wir suchen eine:n Administrative Assistant (m/w/d) für den Musikverlag am Standort Berlin, im Herzen Kreuzbergs. In dieser Position arbeitest du an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Office Management, um uns in administrativen internationalen und lokalen Belangen zu assistieren. **Deine Aufgaben**: - Administrative und organisatorische...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

    Liebe Grüße aus dem BRANDSHAKE Büro in Berlin Charlottenburg! Wir sind 15 Jahren als Inhabergeführte Marketing-Beratung und Kreativ-Agentur am Markt aktiv und arbeiten heute überwiegend für Auftraggeber im Bereich Immobilien und Kultur. Wir schaffen neue Marken und entwickeln bestehende Marken weiter. Strategische und kreative Intelligenz,...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

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  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

    Liebe Grüße aus dem BRANDSHAKE Büro in Berlin Charlottenburg! Wir sind 15 Jahren als Inhabergeführte Marketing-Beratung und Kreativ-Agentur am Markt aktiv und arbeiten heute überwiegend für Auftraggeber im Bereich Immobilien und Kultur. Wir schaffen neue Marken und entwickeln bestehende Marken weiter. Strategische und kreative Intelligenz,...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland BRANDSHAKE Vollzeit

    Liebe Grüße aus dem BRANDSHAKE Büro in Berlin Charlottenburg! Wir sind 15 Jahren als Inhabergeführte Marketing-Beratung und Kreativ-Agentur am Markt aktiv und arbeiten heute überwiegend für Auftraggeber im Bereich Immobilien und Kultur. Wir schaffen neue Marken und entwickeln bestehende Marken weiter. Strategische und kreative Intelligenz,...

  • Kaufmännische Assistenz

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Sprungwerk GmbH Vollzeit

    ADMINISTRATIVE ASSISTENZ (M/W/D)IN VOLL- ODER TEILZEITDu denkst, für diesen Job benötigst Du bereits umfangreiche Vorerfahrungen mit administrativen Themen? Falsch gedacht Uns sind insbesondere Deine aufgeweckte Pers��nlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine struktu­rierte sowie gewissenhafte Arbeitsweise wichtig. Alles andere zeigen wir Dir.Wer...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland apoll-on GmbH Vollzeit

    Unser Unternehmen GmbH ist seit über 25 Jahren am europäischen Energiemarkt tätig mit Büros in Berlin, London und Nizza. Wir sind auf der Suche nach einer engagierten und erfahrenen Assistenz für die Geschäftsführung. Aufgaben Mit Ihrem Organisationsgeschick halten Sie der Geschäftsführung in administrativen Fragen den Rücken frei . klicken sie...

  • Assistenz (M/w/)

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Poolia>>WorkSmart Vollzeit

    **Assistenz in einer Steuerkanzlei (m/w/d)**: - Referenznummer 54062 Sie sind auf der Suche nach einer abwechslungsreichen, **administrativen Tätigkeit** in einem international renommierten Unternehmen? Sie wünschen sich kompetente Kollegen und haben Lust, Ihre **Englischkenntnisse** einzusetzen? Zudem bringen Sie eine **detailgenaue** und...

  • Assistenz (M/w/)

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Poolia>>WorkSmart Vollzeit

    **Assistenz in einer Steuerkanzlei (m/w/d)**: - Referenznummer 54062 Sie sind auf der Suche nach einer abwechslungsreichen, **administrativen Tätigkeit** in einem international renommierten Unternehmen? Sie wünschen sich kompetente Kollegen und haben Lust, Ihre **Englischkenntnisse** einzusetzen? Zudem bringen Sie eine **detailgenaue** und...

  • Assistenz (M/w/)

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland WorkSmart Vollzeit

    **Assistenz in einer Steuerkanzlei (m/w/d)**: - Referenznummer 55569 Sie sind auf der Suche nach einer abwechslungsreichen, **administrativen Tätigkeit** in einem international renommierten Unternehmen? Sie wünschen sich kompetente Kollegen und haben Lust, Ihre **Englischkenntnisse** einzusetzen? Zudem bringen Sie eine **detailgenaue** und...

  • Kaufmännische Assistenz

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland Riverstate Premium Recruiting Vollzeit

    Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung? Sie möchten beruflich vorankommen, zukünftig mehr Verantwortung übernehmen und auf Augenhöhe mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten? Sie sind engagiert, kommunikativ, zuverlässig und gehen gerne mit Motivation und Spaß an die Arbeit? Dann kommen Sie doch als kaufmännische Assistenz zu einem...

  • Assistenz (M/w/d) Bereichsleitung

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH Vollzeit

    Personalvermittlung Berlin 45.000€ - 50.000€ Vollzeit Wirtschaft und Administration Du suchst nach einer neuen Herausforderung in der Assistenz, hast Lust eigenverantwortlich für deinen Bereich zuständig zu sein und strebst nach einem sicheren Arbeitsumfeld im Finanzsektor? Unser Mandant ist der zentrale Dienstleister für** Verfahren des...

  • Sales Assistenz Und Assistenz Der

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland OSBRA – Formteile GmbH Vollzeit

    soluzione Script GmbH Sales Assistenz und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) -Remote Ab sofort gesucht (unbefristet) 35-40 h pro Woche Kein Gehalt angegeben Teilweise Homeoffice möglich Was erwartet dich? Du nimmst telefonisch Kontakt mit unseren Kunden auf Du dokumentierst Workshops und erstellst Angebote an unsere Kunden via CRM Du pflegst...