Assistenz der Abteilungsleitung
vor 1 Monat
Einleitung
Das Steinbeis Europa Zentrum steht für über 30 Jahre Erfahrung in der Innovationsberatung und Forschungsförderung in ganz Europa und darüber hinaus.
Gut vernetzt mit internationalen Partnern und Netzwerken, stehen wir Unternehmen, Start-ups, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Städten und Cluster-Initiativen zu Fragen des Innovationsmanagements, Finanzierung, EU-Antragstellung, internationale Märkte, regionale und soziale Transformation und Innovationspolitik zur Seite. Mit unserer täglichen Arbeit bauen wir für Unternehmen, Forschungseinrichtungen, Hochschulen, Regionen und Kommunen die Brücke nach Europa.
Mit unseren Projekten leisten wir einen substanziellen Beitrag für eine nachhaltige Gesellschaft und einen verantwortungsbewussten industriellen Wandel in Baden-Württemberg und Europa.
Aufgaben
Die Position der Assistenz für die Abteilungsleitung ist von entscheidender Bedeutung für das reibungslose Funktionieren einer Organisation. Als rechte Hand der Abteilungsleitung übernehmen Sie vielfältige Aufgaben und tragen dazu bei, dass die Geschäftsabläufe effizient ablaufen.
Hier sind die Hauptaufgaben, die mit dieser Rolle verbunden sind:
- Organisation: Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen und Aufgaben. Dazu gehören die Verwaltung von Dokumenten, die Organisation von Terminen und die Koordination von internen und externen Meetings.
- Vorbereitung von Sitzungen: Sie bereiten Sitzungen vor, erstellen Tagesordnungen, sammeln relevante Unterlagen und notieren Beschlüsse. Während der Sitzungen sind Sie oft anwesend, um Protokolle zu führen.
- Konzeptionelles Arbeiten: Sie sind an der Konzeption von strategischen Fragestellungen beteiligt, die von der Abteilungsleitung u.a. im Nachgang zu Sitzungen erarbeitet werden. Hierzu gehören bspw. Darstellungen von Prozessen, Leitfäden, tabellarischen und sonstigen Übersichten.
- Kommunikation und Korrespondenz: Als erste Ansprechperson für die Abteilungsleitung sind Sie für die Kommunikation mit internen und externen Partnern verantwortlich. Sie beantworten Anfragen, leiten Nachrichten weiter und bearbeiten Schriftverkehr.
- Reiseorganisation: Sie planen und organisieren Dienstreisen. Dies umfasst die Buchung von Flügen, Hotels und anderen Reisevorbereitungen.
Profil
Wenn Sie sich für die Position der Assistenz der Abteilungsleitung bewerben möchten, sollten Sie folgende Qualifikationen und Eigenschaften mitbringen:
- Organisationstalent: Sie sind in der Lage, komplexe Aufgaben zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Eine gute Organisation ist unerlässlich.
- Kommunikationsfähigkeiten: Sie sind freundlich, professionell und können effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren.
- Vertraulichkeit: Sie verstehen die Bedeutung von Vertraulichkeit und können mit sensiblen Informationen umgehen.
- Flexibilität: Als Assistenz müssen Sie sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen können und flexibel sein.
- Eigeninitiative: Sie arbeiten eigenständig, sind proaktiv und können Lösungen finden, ohne ständige Anleitung.
- IT-Kenntnisse: Grundlegende Kenntnisse in der Bürosoftware (z. B. Microsoft Office) sind von Vorteil.
Wenn Sie diese Fähigkeiten mitbringen und eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
Vorteile
Sie werden Teil unseres internationalen und interdisziplinären Teams. Wir begegnen einander mit Respekt und Wertschätzung.
Ihre Zukunft und Ihre Familie sind uns wichtig, deshalb bieten wir familienfreundliche Arbeitsbedingungen, eine angemessene Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten, investieren in Ihre Altersvorsorge und leisten einen Beitrag zu Kinderbetreuungskosten.
Kontaktinformationen
Sie sind offen für neue und anspruchsvolle Aufgaben? Dann senden Sie uns bis zum 10.06.2024 Ihre Bewerbungsunterlagen (inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Arbeits- und Studienzeugnisse sowie Ihre Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittstermin)
Wir weisen Sie darauf hin, dass wir nach Eingang Ihrer Bewerbung Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses speichern.
Wir freuen uns auf Sie
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