Administrativer Koordinatorin

Veröffentlicht am:

10 Nov, 2025

Bewerbung möglich bis:

24 Nov, 2025

Projektstatus:

In-house

Land:

Germany

Einsatzort:

Hamburg

Job code:

39720

Dann komm zur GFA Consulting Group - eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.

Seit 1982 hat die GFA zahlreiche Entwicklungs- und Forschungsprojekte zu Themen von globaler Bedeutung in über 130 Ländern durchgeführt.

In unseren Projekten und an unserem Hauptsitz in Hamburg engagieren wir uns für die Erreichung der Sustainable Development Goals (SDGs) und tragen auf diese Weise zur Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen weltweit und zum Schutz der Erde bei. Dabei ist unser internationales und multikulturelles Team das Herzstück unseres Erfolgs.

Wenn du unsere Leidenschaft für die Internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst, werde Teil des GFA Teams als: Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in für unsere Abteilung Governance mit Englisch- und Französischkenntnissen in Teilzeit oder Vollzeit

Die Administrativen Koordinatoren*innen (AKs) sind zentrale Ansprechpartner*innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Unterstützung bei der Projektakquise

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten*innen
• Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner*in für Konsortialpartner, Experte*in für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement

• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
• Sehr gute Englisch-, und Französischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick
• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Bei uns hast du die Möglichkeit, Teil eines multikulturellen und vielfältigen Teams zu sein, das in Hamburgs grünem und urbanen Stadtteil Volksdorf gemeinsam an Themen der Internationalen Zusammenarbeit arbeitet. Bei uns kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln und fortbilden. Dich erwartet außerdem:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Eine Mischung aus Gleitzeit und Home-Office-Tagen unterstützt dich dabei, berufliche und private Verpflichtungen in Einklang zu bringen.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Unsere familienfreundliche Firmenpolicy unterstützt dich bei einer gesunden work-life-balance. Wir gewähren einen steuerfreien Kinderbetreuungszuschuss (Tagesbetreuung) und zusätzlichen Urlaub, wenn deine Angehörigen dich brauchen.
• Gesundheit und Wohlbefinden: Mit einer Mitgliedschaft bei HanseFit hast du Zugang zu verschiedenen Fitnessstudios mit einer großen Auswahl an Wellness- und Sportprogrammen in der ganzen Stadt. Außerdem organisieren unsere Mitarbeiter sportliche Aktivitäten und Veranstaltungen.
• Mobilität: Zur Förderung des klimafreundlichen Pendelns bezuschussen wir Monatstickets für den öffentlichen Nahverkehr und bieten die Möglichkeit, ein Fahrrad oder E-Bike zu leasen.
• Mitten im Grünen: Unser barrierefreies Büro liegt im Grünen und ist dennoch von der Hamburger Innenstadt aus gut zu erreichen. In Volksdorf findest du eine gut ausgebaute Infrastruktur mit zahlreichen Geschäften, Cafés und weiteren praktischen Einrichtungen.

In der GFA Consulting Group erleben wir täglich wie wertvoll und bereichernd Vielfalt ist und setzen uns für die Gestaltung eines integrativen Arbeitsumfelds ein, an dem deine einzigartigen Fähigkeiten und Sichtweisen wertgeschätzt werden. Wir freuen uns auf neue Kollegen*innen, die unser Verständnis von Diversität teilen. Bewerber*innen heißen wir unabhängig von Gender, Nationalität, ethnischer Herkunft, sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung und chronischen Krankheiten, Alter und sexueller Identität willkommen. Deine Fähigkeiten und deine Motivation sind unsere einzigen Entscheidungskriterien Wir möchten dich ermutigen, dich zu bewerben und freuen uns, wenn du unsere gemeinsame Arbeit mit deinen Talenten, Fähigkeiten und persönlichen Lebenserfahrungen bereichern und voranbringen möchtest und darauf dich kennenzulernen.

Nähere Informationen hierzu findest du auf unserer Webseite:

Bewerbung

Bitte bewirb dich mit Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung, Sprachkenntnissen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über unseren unten stehenden "APPLY FOR JOB" button auf unserer Website oder über gov-

Bei Rückfragen steht dir gern unsere Recruiterin Birgit Nelles unter (Birgit.-) zur Verfügung.

Interviews mit Kandidaten*innen finden so bald wie möglich statt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

Birgit Nelles

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