Cc05-20.22 Sekretär:in

**Unternehmensbeschreibung**: Die Charité - Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor. **Stellenbeschreibung**: **Einsatzgebiet**: Das Institut für Virologie der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Direktor: Prof. Drosten) hat ca. 90 Mitarbeitende, teils aus dem internationalen Raum. Das Institut widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Viren und Viruskrankheiten. Es ist zudem in die Lehre eingebunden und beherbergt zwei Konsiliarlabore (Coronaviren und Hantaviren). Das Sekretariat unterstützt die Arbeiten des Instituts und hilft bei projektbezogener Mehrarbeit. Das administrative Team des Instituts besteht aus zwei Sekretariatskräften, einer Projektkoordinatorin und einer wissenschaftlichen Koordinatorin. Die Stelle wird unbefristet besetzt. Wir bieten viel eigenen Gestaltungsspielraum bei der Arbeitsorganisation, eine sinnstiftende Tätigkeit und ein aufgeschlossenes, internationales Team. **Aufgabengebiet**: - Administration und Koordination aller anfallender Sekretariatsaufgaben - Personalmanagement: Unterstützung von Einstellungen von Mitarbeitenden und studentischen Hilfskräften, eigenverantwortliches und zweisprachiges "Onboarding" neuer Mitarbeitender - Personalsachbearbeitung: Unterstützung bei anfallenden Personalangelegenheiten - Personalplanung und Urlaubsplanung (PEP, als Urlaubs - oder Krankheitsvertretung) - Ankündigung und Umsetzung von Mitarbeiterschutz (z.B. Arbeitsschutz, Arbeitsmedizinische Untersuchungen) und Coronatest-Strategie der Charité (zweisprachig) - Selbstständige Vor - und Nachbearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen - Selbstständige organisatorische Vor - und Nachbereitung von Veranstaltungen - Selbstständige Materialbeschaffung, Waren - und Rechnungsprüfung (SRM/SAP) - Unterstützung der Organisation der Lehre (Einteilung der Klausurenaufsicht, Lehrplankoordination) - Pflege des Internet - und Intranetauftritts des Institutes (TYPO3) - Dokumentation und kontinuierliche Anpassung von standardisierten Arbeitsabläufen (SOPs) - Wir suchen eine kommunikative, sehr gut organisierte Person mit Freude am Arbeiten im Team und ansteckender Fröhlichkeit. **Voraussetzungen**: - Ausbildung als Sekretär:in, Bürokaufmann/-frau, Fremdsprachensekretär:in oder vergleichbar - Spezielle Kenntnisse in und verlässliche Anwendung von Bürosoftware, Kommunikationssoftware und Website-Pflege (MS Office (v.a. Word und Outlook), Office 365, SAP, TYPO3, Teams) - Fließend in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch (Institutssprache ist Englisch, Charité-Sprache ist Deutsch) - Herausragende Kommunikationsfähigkeiten - Fehlerlose Rechtschreibung, Professionalität am Telefon - Interkulturelle Kompetenz und Interesse an vielen unterschiedlichen Menschen - Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Eigenmotivation - Sehr gute Selbstorganisation und Strukturiertheit - Souveränität, Integrität, Verlässlichkeit - Bereitschaft für Präsenz in Tagesrandzeiten (morgens oder abends, in Abstimmung mit den weiteren Sekretariatskräften) ist von Vorteil - Ihnen macht es Spaß, in einem großen Institut mit vielen Menschen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu managen und immer wieder etwas Neues zu erleben? Dann sind Sie bei uns richtig **Arbeitsbedingungen & Leistungen**: **Einstellungstermin**: ab sofort **Beschäftigungsdauer**: unbefristet **Arbeitszeit**: 39 WoSt **Vergütung**: