Administrativer Koordinatorin

Veröffentlicht am:

29 Oct, 2025

Bewerbung möglich bis:

26 Nov, 2025

Projektstatus:

In-house

Land:

Germany

Einsatzort:

Hamburg

Job code:

39567

Dann komm zur Projekt-Consult GmbH ein Mitglied der GFA-Group - eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.

Die Projekt-Consult GmbH arbeitet weltweit zur Förderung verantwortungsvoller Bergbaupraxis und nachhaltiger Rohstofflieferketten Seit 1979 hat Projekt-Consult in über 70 Ländern Projekte der internationalen Zusammenarbeit in Kooperation mit öffentlichen, privaten sowie zivilgesellschaftlichen Institutionen durchgeführt Wenn du unsere Leidenschaft für die Internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst, werde Teil des Projekt-Consult-Teams als

Administrative*r Koordinator*in / Assistent*in in Teizeit für unsere Projekt-Consult GmbH

Als Administrative*r Koordinator*in (AK) bist du zentrale Ansprechperson innerhalb der Projekt-Consult GmbH für alle administrativen Belange, organisatorischen Abläufe und Qualitätssicherung. Du trägst maßgeblich zur erfolgreichen Akquise und Durchführung von Projekten sowie zur professionellen internen Kommunikation bei.

Unterstützung bei der Projektakquise

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten*innen
• Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner*in für Konsortialpartner, Experte*in für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement

• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten

• Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Ausrichtung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz)
• Berufserfahrung im administrativen Bereich (z. B. Projektadministration, Office Management), idealerweise im internationalen Kontext
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint), sicherer Umgang mit Datenbanken
• Erfahrung in der Erstellung von Grafiken und Präsentationen
• Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und/oder Erfahrung mit Fördermitteln sind von Vorteil
• Sehr gute Englisch- sowie gute Deutschkenntnisse, Französisch- ,Spanisch- und/oder Portugiesisch Kenntnisse sind von Vorteil.
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick
• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und dienstleistungsorientiertes Handeln

Bei uns hast du die Möglichkeit, Teil eines multikulturellen und vielfältigen Teams zu sein, das in Hamburgs grünem und urbanen Stadtteil Volksdorf gemeinsam an Themen der Internationalen Zusammenarbeit arbeitet. Bei uns kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln und fortbilden. Dich erwartet außerdem:

• Flexible Arbeitsgestaltung: Unser flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es, zum Teil von zu Hause aus zu arbeiten.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Unsere familienfreundliche Firmenpolicy unterstützt dich bei einer gesunden work-life-balance. Wir gewähren einen steuerfreien Kinderbetreuungszuschuss (Tagesbetreuung) und zusätzlichen Urlaub, wenn deine Angehörigen dich brauchen.
• Gesundheit und Wohlbefinden: Mit einer Mitgliedschaft bei HanseFit hast du Zugang zu verschiedenen Fitnessstudios mit einer großen Auswahl an Wellness- und Sportprogrammen in der ganzen Stadt. Außerdem organisieren unsere Mitarbeiter*innen sportliche Aktivitäten und Veranstaltungen.
• Mobilität: Zur Förderung des klimafreundlichen Pendelns bezuschussen wir Monatstickets für den öffentlichen Nahverkehr und bieten die Möglichkeit, ein Fahrrad oder E-Bike zu leasen.
• Mitten im Grünen: Unser barrierefreies Büro liegt im Grünen und ist dennoch von der Hamburger Innenstadt aus gut zu erreichen. In Volksdorf findest du eine gut ausgebaute Infrastruktur mit zahlreichen Geschäften, Cafés und weiteren praktischen Einrichtungen.

Nähere Informationen hierzu findest du auf unserer Webseite:

Bitte bewirb dich mit Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung, Sprachkenntnissen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über unseren unten stehenden "APPLY FOR JOB" button oder über prc-

Bei Rückfragen steht dir gern unsere Recruiterin Birgit Nelles unter (Birgit.-) zur Verfügung.

Interviews mit Kandidaten*innen finden so bald wie möglich statt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

Birgit Nelles

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