Cc05-21.22 Administrative Assistenz

Vor 6 Tagen

Berlin, Deutschland Charité Vollzeit

**Unternehmensbeschreibung**:
Die Charité - Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

**Stellenbeschreibung**:
**Einsatzgebiet**:
Das Institut für Virologie der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Direktor: Prof. Drosten) hat ca. 90 Mitarbeitende, teils aus dem internationalen Raum. Das Institut widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Viren und Viruskrankheiten. Es ist zudem in die Lehre eingebunden und beherbergt zwei Konsiliarlabore (Coronaviren und Hantaviren).
Das Sekretariat unterstützt die Arbeiten des Instituts und hilft bei Projektbezogener Mehrarbeit. Das administrative Team des Instituts besteht aus zwei Sekretariatskräften, einer Projektkoordinatorin und einer wissenschaftlichen Koordinatorin. Die Stelle wird unbefristet besetzt.
Wir bieten viel eigenen Gestaltungsspielraum bei der Arbeitsorganisation, eine sinnstiftende Tätigkeit und ein aufgeschlossenes, internationales Team.

**Aufgabengebiet**:

- Sie bearbeiten administrative Verwaltungs-, Organisations
- und Sekretariatsaufgaben
- Sie verantworten die Bearbeitung der Ein
- und Ausgangspost sowie den Einlass in das Institut
- Sie übernehmen das Bestellmanagement (SAP - für Büro und Labor) und unterstützen organisatorisch in Projekten (z.B. Logistik, Bestellwesen)
- Sowohl die Rechnungsprüfung von privatärztlichen Leistungen als auch die Institutsorganisation (Kontaktperson für Charité Facility Management, Küche etc.) gehören zu Ihren Aufgaben
- Wir suchen eine gut organisierte Person mit Freude am Arbeiten im Team, Freundlichkeit, Ordnungsliebe und einem Blick für Details.

**Voraussetzungen**:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau - Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung, oder einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
- Erfahrung in der Büroorganisation (Ablage, Post, Termine, Kopierer, Scanner, u.s.w.) sowie im Bestell-Management / Einkauf (z.B. SAP)
- Versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook (z.B. Rechte vergeben), Office 365)
- Erfahrung im professionellen Umgang am Telefon
- Flexibilität, Engagement und interkulturelle Kompetenz
- Hohes Maß an Teamfähigkeit
- Englischkenntnisse (geringe Kenntnisse sind Voraussetzung, fortgeschrittene Kenntnisse von Vorteil)
- Bereitschaft für Präsenz in Tagesrandzeiten (morgens oder abends, in Abstimmung mit den weiteren Sekretariatskräften) runden Ihr Profil ab
- Ihnen macht es Spaß, in einem großen Institut mit vielen Menschen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu managen und immer wieder etwas Neues zu erleben? Dann sind Sie bei uns richtig

**Arbeitsbedingungen & Leistungen**:
**Einstellungstermin**:
ab sofort

**Beschäftigungsdauer**:
unbefristet

**Arbeitszeit**:
39 WoSt

**Vergütung**:

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