Team Assistant

IN KÜRZE
Die Teamassistenz übernimmt umfassende administrative und organisatorische Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf innerhalb des Teams sicherzustellen. Sie fungiert als zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen der Funktion und internen sowie externen Stakeholdern. Die Rolle trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, den Informationsfluss zu gewährleisten und die Produktivität insgesamt zu steigern. Dabei wird die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren sichergestellt.

IHR AUFGABENBEREICH

• Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse, Informationsflüsse und Compliance.
• Koordination von Kalendern, Terminplanung und Organisation von Meetings.
• Planung und Organisation von Besprechungen, Workshops, Offsites sowie Besuchen externer Kolleginnen. Abstimmung mit relevanten Funktionen und rechtzeitige Kommunikation aller Details (Datum, Uhrzeit, Ort etc.). Organisation von Catering und Aktivitäten nach Bedarf.
• Buchung und Organisation von Reisen (Flüge, Unterkünfte, Reisepläne) zur Gewährleistung einer sicheren, gut organisierten und kosteneffizienten Reise. Unterstützung bei der Beantragung von Visa.
• Unterstützung bei Budgetverfolgung, Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Verwaltung von Bestellungen zur Sicherstellung einer korrekten Finanzdokumentation. Prüfung von Ausgaben, Identifizierung von Abweichungen und Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
• Pflege aktueller und vollständiger Abteilungsunterlagen, Dateien und Materialien.
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen, einschließlich rechtzeitiger Prüfung und Unterzeichnung durch Führungskräfte. Rückführung unterzeichneter Dokumente an die zuständigen Abteilungen und sichere Archivierung gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung des Joiner/Mover/Leaver-Prozesses (Beantragung von Zugangsrechten, Bestellung von IT-Hardware und Büromaterial etc.).
• Unterstützung bei Sonderprojekten und Initiativen nach Vorgabe der Führungskraft oder Teammitglieder.

IHR PROFIL

• Relevante Qualifikationen und nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder Assistenzfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in IT-Tools wie Microsoft Office und SAP.
• Fähigkeit zur Unterstützung von Projektkoordination (Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fortschritten).
• Sprachkenntnisse: Deutsch auf C2-Niveau (verhandlungssicher), Englisch mindestens B2.
• Teamorientierte Arbeitsweise mit hoher Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten und effektiver Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

ÜBER UNS
Securing Energy for Europe – ein simples Statement, mit einem ambitionierten Ziel. SEFE ist nicht nur unser Unternehmensname, sondern beschreibt alles, was uns ausmacht und antreibt.

Um unsere Ambition zu verfolgen, arbeiten wir täglich daran, die Gasversorgung sicherzustellen. Aber auch darüber hinaus sehen wir uns als wichtigen Bestandteil der Europäischen Energiewende, mit dem Ziel, zu einer stabilen und nachhaltigen Zukunft beizutragen.

Als internationales Energieunternehmen sorgt SEFE für Energiesicherheit und treibt die Dekarbonisierung seiner Kunden voran. SEFE ist entlang der Energie-Wertschöpfungskette aktiv, von der Beschaffung über den Handel bis hin zu Vertrieb, Transport und Speicherung. Dank jahrzehntelanger Expertise im Energiehandel und dem kontinuierlichen Ausbau des LNG-Angebots ist SEFE mit einem jährlichen Vertriebsvolumen von 200 TWh Gas und Strom einer der wichtigsten Lieferanten von Industriekunden in Europa. SEFE beliefert über Kunden, von kleinen Unternehmen bis hin zu Stadtwerken und multinationalen Konzernen. Durch Investitionen in saubere Energien und insbesondere in das Wasserstoff-Ökosystem leistet SEFE einen wichtigen Beitrag zur Energiewende. SEFE beschäftigt weltweit rund 2.000 Mitarbeitende und ist ein Unternehmen des Bundes.

Werden Sie Teil von SEFE und helfen Sie uns, die Gasversorgung in Europa sicherzustellen und die grüne Transformation aktiv mitzugestalten.

Energie sichern – jetzt und für die Zukunft.

UNSERE LEISTUNGEN
Wir stehen für ein inklusives Umfeld, das Vielfalt fördert und die Entwicklung von Wissen und Fähigkeiten unterstützt und wertschätzt. Positionsunabhängig bieten wir Ihnen große Gestaltungsspielräume und eine angenehme Atmosphäre, die Sie ermutigt, sich einzubringen und Neues zu denken. Darüber hinaus gibt es zahlreiche betriebliche Benefits, wie z.B.:

• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Attraktives Vergütungspaket
• Ansprechende Arbeitsumgebung in zentraler Lage
• Teamorientiertes Umfeld, mit offener Feedbackkultur
• Betriebsrestaurant mit gesunder und vielfältiger Essensauswahl
• Job Ticket und Bike Leasing
• Vorsorge- und Betriebsportangebote
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage sowie Sonderurlaub