People Operations Specialist

vor 20 Stunden

Berlin, Berlin, Deutschland Aware Vollzeit


The Role

Aware Health ist ein Health-Tech-Unternehmen mit Sitz in Berlin. Wir kombinieren venöse Blutanalysen und personalisierte Gesundheitsempfehlungen in unserer App – damit Menschen ihre Körper besser verstehen und aktiv an ihrer langfristigen Gesundheit arbeiten können.

Wir sind dabei, unsere People Operations neu aufzustellen. Für eine reibungslose und professionelle Employee Experience ist diese Position von zentraler Bedeutung. 

Wir suchen einen People Operations Specialist, der/die die Verantwortung für alle HR-operativen Themen bei Aware übernimmt. Dazu gehören die monatliche Payroll-Vorbereitung, Vertragsmanagement, On- und Offboarding, Recruiting-Koordination sowie allgemeine HR-Administration. Zusätzlich unterstützt die Rolle grundlegende Finance-Prozesse wie die Vorbereitung der Buchhaltung.

Die Rolle ist hands-on, operativ und bietet viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten. Du arbeitest eng mit unserem COO zusammen und bist die erste Ansprechperson für das gesamte Team in HR-Fragen. Du solltest Freude daran haben, selbstständig Lösungen zu finden, Prozesse zu verbessern und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

Your responsibilities

HR Operations & Payroll
  • Vorbereitung aller monatlichen Payroll-Daten für unseren Steuerbüro
  • Bearbeitung von Krankmeldungen, Themen mit Krankenkassen, ELStAM sowie weiteren arbeitsrechtlich relevanten Dokumenten. 
  • Sicherstellung einer korrekten Abwicklung von Befristungen, Werkstudenten, Minijobs und ähnlichen Vertragsformen.
  • Enge Zusammenarbeit mit dem payroll specialist des Steuerbüros
Vertragswesen & Compliance
  • Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen auf Basis unserer Vorlagen.
  • Pflege der Personalakten, Verträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Abwesenheiten.
  • Kommunikation mit Versicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen.
Recruiting-Koordination
  • Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses in Personio: Stellenausschreibungen, Terminplanung, Kommunikation mit Bewerber*innen.
  • Durchführung erster telefonischer Screenings (abhängig von Erfahrung).
  • Vorbereitung von Angebotsunterlagen und Durchführung von Referenzchecks.
Onboarding & Offboarding
  • Organisation eines professionellen Onboardings: Equipment, Zugänge, Dokumente, Welcome-Unterlagen.
  • Steuerung des Offboardings: Equipment-Rückgabe, Dokumentation, Konto-Deaktivierungen.
  • Laufende Verbesserung von Checklisten, Templates und HR-Prozessen.
Finance- & Operations-Support (ca. 10–20%)
  • Unterstützung der Buchhaltungsvorbereitung: Rechnungen sammeln, kategorisieren, digital ablegen.
  • Betreuung von Reisekosten und Mitarbeitenden-Erstattungen.
  • Unterstützung bei administrativen Aufgaben im täglichen operativen Geschäft.


Dein Profil
  • Deutsch auf Muttersprachniveau (C2) und sehr gutes Englisch (C1).
  • Mindestens 2 Jahre praktische Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder Recruiting in Deutschland. Erfahrung mit Personio oder anderen HRIS / ATS Tools.
  • Gute Kenntnisse der deutschen arbeitsrechtlichen Grundlagen (Verträge, Krankmeldungen, Versicherungen, Gehaltsbestandteile, Befristungen).
  • Hohe Eigenständigkeit: Du findest Lösungen, triffst Vorschläge und arbeitest proaktiv.
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein Auge fürs Detail.
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für den Einsatz von KI zur Effizienzsteigerung.
  • Zuverlässige, diskrete Arbeitsweise und ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.
  • Grundkenntnisse in DATEV und Lohnabrechnungsprozessen.
  • Erfahrung in Startups oder kleinen Unternehmen.
  • Erste Berührungspunkte mit Finance-/Buchhaltungsprozessen.


Warum wir?

  • Eine Schlüsselrolle im Ausbau unserer People-Operations-Struktur.

  • Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv zu gestalten.

  • Enge Zusammenarbeit mit den Gründer*innen und Einblicke in alle Bereiche des Unternehmens.

  • Hybrides Arbeiten, flexible Rahmenbedingungen und ein modernes Setup.

  • Entwicklungsperspektive in Richtung Senior People Ops oder People Lead.



Über uns

Aware ist ein innovatives Unternehmen für Gesundheitstechnologie mit Sitz im Herzen Berlins, in dem eine vielfältige und integrative Gruppe von Menschen zusammenarbeitet, um bessere Gesundheitserfahrungen zu schaffen. Aware bietet Menschen mehr Transparenz über ihre Gesundheit, damit sie fundierte Entscheidungen über ihre Gesundheit und ihr körperliches Wohlbefinden treffen können. Wir kombinieren unsere eigenen Gesundheitslabore für professionelle Blut- und Gesundheitstests mit einer innovativen App, die den Benutzern hilft, ihre Gesundheitsergebnisse im Laufe der Zeit intuitiv zu visualisieren, zu verfolgen und zu optimieren. Wir setzen uns dafür ein, mit besser zugänglichen Gesundheitssystemen für alle einen nachhaltigen Einfluss auf die Welt zu nehmen.

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    vor 17 Stunden

    Berlin, Berlin, Deutschland Aware Health GmbH Vollzeit

    Your missionImpact at AwareWhy us?A key role in expanding our People Operations structure.A high degree of personal responsibility and the opportunity to actively shape processes.Close collaboration with the founders and insights into all areas of the company.Hybrid working, flexible conditions and a modern setup.Development prospects towards Senior People...

  • People Operations Specialist

    vor 21 Stunden

    Berlin, Berlin, Deutschland Gigs Vollzeit

    The RoleWe're looking for a People Operations Specialist to support the full employee lifecycle and help build a fast, reliable people foundation. You'll join a small, hands-on team that cares about clear processes, high trust, and great employee experience. The role blends structured execution, problem solving, and a service mindset.What you will doOwn core...

  • Senior People Operations Specialist

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland emnify Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

    Your Role As a Senior People Operations Specialist, you will play a key role in scaling our People Ops function as we grow. This is a new position on our People Operations team, reporting to the Team Lead, Sarah. You'll join a close-knit, distributed team with two colleagues and take ownership of complex People processes, compliance, and systems. This role...

  • People Operations Specialist

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland thermondo Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Wir suchen… Dich, alsPeople Operations Specialist(m/w/d), um gemeinsam mit uns beithermondoeinen wichtigen Beitrag zurKlimaneutralitätzu leisten. Mit Deinem Interesse anerneuerbaren Energienund Deiner Identifikation mit unseren Werten,unser Wort zählt, jeden Tag besser und zusammen stärker, schaffst Du einen echten Mehrwert für uns alle.Wenn Du daran...

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    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Adevinta Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

    Kleinanzeigen is the leading online classifieds market in Germany. An average of more than 50 million ads are available in numerous categories - from children's supplies to electronics to real estate. With more than 36 million users per month, Kleinanzeigen has the widest reach of all online selling platforms in the country. Most of the items traded on...

  • People Operations

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Adevinta Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

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  • People Operations Specialist

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland aleno Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Das erwartet dich Du bist das operative Rückgrat unserer People-Funktion. Durch deine Arbeit stellst du sicher, dass Mitarbeitende eine reibungslose und professionelle Employee Experience haben. Du verantwortest die Prozesse, die unser Unternehmen am Laufen halten: von Payroll und Verträgen bis zu Benefits und Events. Dabei arbeitest du eng mit People...

  • Operations Specialist

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Bolt Technology Vollzeit 58.000 € - 98.000 € pro Jahr

    We're looking for an analytical and solution-driven Operations Specialist to join our Micromobility team in Germany. In this dynamic and hands-on role, you'll manage Bolt's e-scooter operations and drive business growth and profitability while ensuring our users have a great experience.About usWith over 200 million users in 50+ countries, Bolt is one of the...

  • Office & People Operations Specialist (m/w/d)

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Wallround GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Deine MissionDu machst unseren Arbeitsalltag reibungslos, effizient und menschlich.Als Office & People Operations Specialist bist du das organisatorische Herz unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem alles läuft – von reibungslosen Abläufen über koordinierte Termine bis zu gelungenen (Team) -Events.Gleichzeitig...